BookCheckin (bookcheckin.com) è una piattaforma Software-as-a-Service che fornisce servizi automatizzati di check-in degli ospiti e di comunicazione normativa per le strutture ricettive in Spagna, gestita da Serlet Servicios Auxiliares (CIF B42527879), Calle Baladre 20, 03700 Denia, Alicante, Spagna.
Titolare del trattamento: La struttura ricettiva (hotel, ostello, appartamento, ecc.) che utilizza BookCheckin per raccogliere i dati degli ospiti.
Responsabile del trattamento: Serlet Servicios Auxiliares (BookCheckin), che agisce su istruzioni del Titolare del trattamento.
Per domande su questa informativa: privacy@bookcheckin.com
| Dati | Finalità | Base giuridica |
|---|---|---|
| Nome, indirizzo e-mail, nome utente | Creazione dell'account e autenticazione | Esecuzione del contratto (art. 6(1)(b) GDPR) |
| Profilo Google / Apple (nome, e-mail) | Accesso opzionale tramite Google o Apple, quando scegli il login social | Esecuzione del contratto (art. 6(1)(b)) |
| Dati di fatturazione (tramite Stripe) | Elaborazione dei pagamenti | Esecuzione del contratto |
| Timestamp di accesso, indirizzi IP, dispositivo/user-agent | Sicurezza, gestione delle sessioni e prevenzione delle frodi | Legittimo interesse (art. 6(1)(f)) |
| Foto profilo (opzionale) | Mostrata a te e ai membri del tuo team all'interno della piattaforma, per personalizzare il tuo account. Decidi tu se caricarla e puoi rimuoverla in qualsiasi momento nelle Impostazioni; viene eliminata immediatamente alla rimozione o alla cancellazione dell'account. | Consenso (art. 6(1)(a)) |
| Categoria di dati | Esempi | Base giuridica |
|---|---|---|
| Identità | Nome completo, data di nascita, nazionalità, sesso | Obbligo legale (art. 6(1)(c)) — Regio Decreto 933/2021 |
| Documento d'identità | Tipo di documento, numero, numero di supporto. L'immagine scansionata del documento viene trattata in modo transitorio per estrarre questi dati e non viene conservata sui nostri server (vedi sezione 4). | Obbligo legale (art. 6(1)(c)) |
| Residenza | Indirizzo, città, codice postale, paese | Obbligo legale (art. 6(1)(c)) |
| Firma | Firma elettronica / dichiarazione acquisita al check-in (ospiti adulti) | Obbligo legale (art. 6(1)(c)) |
| Dati dei minori | Per i minori di 14 anni: nome, data di nascita, nazionalità e grado di parentela con l'adulto accompagnatore. Per questa fascia d'età non è richiesto alcun documento d'identità né firma. | Obbligo legale (art. 6(1)(c)) |
| Contatto | Telefono, e-mail (forniti dall'ospite; possono anche essere importati dalla prenotazione) | Legittimo interesse del Cliente |
| Dati del soggiorno | Date di check-in/check-out, numero di prenotazione | Obbligo legale + Esecuzione del contratto |
Quando gli ospiti caricano immagini di documenti d'identità, tali immagini vengono inviate all'API Claude di Anthropic (un servizio di IA di terze parti con sede negli Stati Uniti) per estrarre i campi del documento richiesti per la registrazione dei viaggiatori (nome, numero del documento, nazionalità, data di nascita, scadenza). Tutte le immagini vengono trasmesse tramite connessioni crittografate. In conformità ai termini commerciali dell'API di Anthropic, Anthropic non utilizza i dati inviati tramite API per addestrare i propri modelli. Una volta estratti i campi richiesti, l'immagine del documento viene eliminata e non viene conservata sui nostri server.
Conservazione delle immagini dei documenti. Le immagini dei documenti d'identità non vengono archiviate né conservate sui nostri server. Vengono trasmesse all'API Claude di Anthropic (con i metadati EXIF rimossi, tramite connessione crittografata) esclusivamente per estrarre i campi richiesti per la registrazione dei viaggiatori, e successivamente eliminate. Solo i campi di testo estratti vengono memorizzati nel nostro database, per il periodo di conservazione descritto nella sezione 7, e tali campi di testo vengono cancellati in modo sicuro quando viene evasa una richiesta di cancellazione. Questi dati non vengono utilizzati per alcuna finalità diversa da quelle descritte in questa informativa.
Per le pratiche sui dati di Anthropic, vedi anthropic.com/privacy.
Condividiamo i dati personali solo nelle seguenti circostanze, e solo nella misura necessaria per fornire il servizio secondo le istruzioni del Cliente:
| Destinatario | Finalità | Garanzie |
|---|---|---|
| Ministero dell'Interno spagnolo (SES Hospedajes) | Registrazione obbligatoria dei viaggiatori (Regio Decreto 933/2021) | Obbligo di legge — nessuna garanzia di trasferimento necessaria |
| Anthropic (API Claude) | Estrazione dei campi dei documenti tramite IA (OCR) | Accordo sul trattamento dei dati; clausole contrattuali standard per i trasferimenti internazionali (USA) |
| Completamento automatico dell'indirizzo (HERE Technologies; CartoCiudad / IGN-CNIG per gli indirizzi spagnoli) | Quando un ospite utilizza la casella opzionale di ricerca dell'indirizzo, conversione dell'indirizzo di residenza digitato in suggerimenti strutturati per aiutarlo a inserire un indirizzo corretto. Viene inviato solo il testo dell'indirizzo digitato — nessun nome, documento, e-mail o altro dato — e la richiesta viene effettuata lato server da BookCheckin, quindi il fornitore non riceve l'indirizzo IP né le informazioni del browser dell'ospite. | Accordo sul trattamento dei dati; clausole contrattuali standard per qualsiasi trattamento al di fuori del SEE. Utilizzato solo quando la struttura abilita la ricerca dell'indirizzo; gli ospiti possono digitare il proprio indirizzo manualmente. |
| Stripe | Elaborazione dei pagamenti (solo fatturazione del Cliente) | Clausole contrattuali standard; conforme allo standard PCI-DSS |
| Gestionali per strutture ricettive (PMS) / channel manager (ad esempio Amenitiz) | Importazione dei dati di prenotazione e del prenotante per gli account collegati | Su istruzione del Cliente; accordo sul trattamento dei dati |
| Fornitore di messaggistica (WhatsApp) | Consegna di link di check-in e notifiche agli ospiti, ove configurato | Accordo sul trattamento dei dati; limitato ai dati di contatto necessari per l'invio del messaggio |
| Fornitore di invio e-mail | E-mail transazionali e di supporto | Accordo sul trattamento dei dati |
| Google / Apple | Login social opzionale per gli account Cliente | Solo quando il Cliente sceglie di accedere con Google/Apple |
| Google Analytics (Google Ireland Limited) | Statistiche aggregate di utilizzo del sito — quali pagine vengono visitate e come i visitatori arrivano al sito | Accordo sul trattamento dei dati (Google Ads Data Processing Terms, che disciplinano Google Analytics); quadro UE-USA per la protezione dei dati personali, con le clausole contrattuali standard ove tale quadro non sia applicabile (vedi sezione 6). L'utilizzo di cookie e identificatori analitici dipende dalla tua scelta nel banner dei cookie (vedi sezione 11). |
| Fornitori di serrature intelligenti (ad esempio Nuki, igloohome, TTLock) | Emissione di codici di accesso per il check-in autonomo, ove il Cliente lo abiliti | Accordo sul trattamento dei dati; solo i dati necessari per concedere l'accesso |
| Infrastruttura cloud (DigitalOcean) | Hosting dei server e del database | Accordo sul trattamento dei dati; server situati nell'UE (Francoforte, Germania) |
Non vendiamo, affittiamo o condividiamo dati personali con inserzionisti o data broker.
Anthropic ha sede negli Stati Uniti. Quando le immagini dei documenti degli ospiti vengono inviate all'API di Anthropic per estrarre i campi richiesti, ciò costituisce un trasferimento al di fuori del SEE. Questo trasferimento è disciplinato dalle Clausole Contrattuali Standard (SCC) adottate dalla Commissione Europea. I nostri server e il database sono ospitati all'interno dell'UE (Francoforte, Germania).
Quando un ospite utilizza la ricerca opzionale dell'indirizzo, il testo dell'indirizzo digitato può essere trattato da HERE Technologies (di proprietà di un consorzio europeo). Nella misura in cui tale trattamento avvenga al di fuori del SEE, esso è disciplinato dalle Clausole Contrattuali Standard previste dall'accordo sul trattamento dei dati di HERE. La ricerca dell'indirizzo per gli indirizzi spagnoli utilizza CartoCiudad, un servizio dell'Istituto Geografico Nazionale spagnolo (IGN-CNIG), con trattamento all'interno dell'UE.
Il nostro sito utilizza Google Analytics, fornito da Google Ireland Limited (Dublino, Irlanda) ai sensi dei Google Ads Data Processing Terms. I dati di utilizzo raccolti possono essere trattati da Google al di fuori del SEE, tra cui negli Stati Uniti. Per tali trasferimenti Google si basa sul quadro UE-USA per la protezione dei dati personali — oggetto della decisione di adeguatezza della Commissione europea del 10 luglio 2023 e nel cui ambito Google LLC è certificata — e sulle Clausole Contrattuali Standard ove tale quadro non sia applicabile. La tua scelta nel banner dei cookie determina se vengono utilizzati cookie e identificatori analitici (vedi sezione 11); il tag di Google Analytics viene comunque caricato su ogni pagina, quindi Google è destinataria in ogni caso. Ciò che riceve sono informazioni sulla pagina e sul dispositivo — come l'indirizzo della pagina, la pagina di provenienza, il browser e le dimensioni dello schermo — non i documenti d'identità né i dati di check-in inseriti dall'ospite.
| Tipo di dati | Periodo di conservazione | Motivo |
|---|---|---|
| Dati identificativi degli ospiti | 3 anni dalla data del soggiorno | Obbligo normativo spagnolo (Regio Decreto 933/2021; Legge Organica 4/2015) |
| Immagini dei documenti d'identità | Non conservate — trattate in modo transitorio per estrarre i dati richiesti, poi eliminate (vedi sezione 4) | Le immagini non sono archiviate sui nostri server |
| Dati dell'account Cliente | Durata del contratto + 2 anni | Obbligo legale e risoluzione delle controversie |
| Registri di fatturazione | 5 anni | Obblighi fiscali e contabili (legge spagnola) |
| Log di sicurezza (IP, timestamp) | Fino a 12 mesi | Sicurezza e rilevamento delle frodi |
| Identificativo per la prevenzione delle frodi sulla prova gratuita (un hash opaco della carta di pagamento fornito da Stripe — non è un numero di carta e non è reversibile in un numero di carta) | Fino a 24 mesi dopo la cancellazione dell'account | Prevenzione di prove gratuite ripetute. Questo singolo identificativo viene conservato dopo una richiesta di cancellazione, previa rimozione del tuo indirizzo e-mail, affinché la cancellazione di un account non possa essere utilizzata per azzerare la prova gratuita (legittimo interesse, art. 6(1)(f)). Viene poi eliminato automaticamente. |
Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali, tra cui:
In caso di violazione dei dati che comprometta i tuoi diritti e le tue libertà, la notificheremo all'autorità di controllo competente entro 72 ore e informeremo gli interessati senza ingiustificato ritardo.
Se ti trovi nell'UE/SEE, hai i seguenti diritti:
Per esercitare questi diritti, contatta privacy@bookcheckin.com. Risponderemo entro 30 giorni.
Se ritieni che non abbiamo trattato correttamente i tuoi dati, hai il diritto di presentare un reclamo all'Autorità spagnola per la protezione dei dati (AEPD): aepd.es.
Gli ospiti i cui dati sono trattati tramite BookCheckin devono contattare la struttura ricettiva (il Titolare del trattamento) per esercitare i propri diritti ai sensi del GDPR. La struttura ricettiva è responsabile di rispondere a tali richieste. BookCheckin assisterà la struttura ricettiva nell'evasione di queste richieste come previsto dal nostro accordo sul trattamento dei dati.
BookCheckin utilizza i seguenti cookie:
| Cookie | Finalità | Tipo | Durata |
|---|---|---|---|
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