Software di check-in creato da chi gestisce strutture ricettive
BookCheckin nasce dalla gestione quotidiana di oltre 130 appartamenti turistici in Spagna. Non è un’idea da scrivania: è lo strumento che ci serviva per rispettare la registrazione dei viaggiatori senza perdere ore ogni settimana.
In breve
BookCheckin è un software spagnolo di check-in online e registrazione dei viaggiatori, creato da un team che gestisce oltre 130 strutture ricettive. Automatizza la raccolta dei dati dell’ospite, la lettura del documento con OCR e l’invio della scheda a SES Hospedajes in conformità al RD 933/2021 — senza riconoscimento facciale e senza conservare le immagini dei documenti. Oltre 5.900 schede inviate e accettate.
Perché esiste BookCheckin
Gestendo strutture ricettive in Spagna ci scontravamo ogni giorno con lo stesso problema: raccogliere i dati di ogni ospite, trascriverli a mano e caricarli uno per uno nel sistema del Ministero dell’Interno prima che scadesse il termine di 24 ore del Regio Decreto 933/2021. Lento, ripetitivo e con il rischio costante che qualche scheda non venisse inviata.
Abbiamo costruito BookCheckin per risolverlo alla radice. L’ospite riceve un link di check-in appena la prenotazione è confermata, compila i suoi dati, scansiona il documento con la fotocamera del telefono e firma, tutto prima dell’arrivo. Quando il check-in è completo, generiamo la scheda dei viaggiatori e la inviamo a SES Hospedajes, con la ricevuta del Ministero registrata.
Ogni funzione viene usata ogni giorno sulle nostre prenotazioni prima di arrivare alle tue. Per questo siamo esigenti su ciò che promettiamo: preferiamo spiegare con chiarezza che cosa fa il prodotto e che cosa non fa ancora, invece di gonfiare l’elenco delle funzionalità.
Schede dei viaggiatori inviate e accettate in SES Hospedajes
Strutture ricettive gestite in Spagna
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Che cosa facciamo esattamente (e che cosa no)
Essere onesti su ciò che il prodotto copre fa parte della fiducia. Ecco su che cosa puoi contare con BookCheckin.
Inviamo solo al sistema nazionale (SES Hospedajes)
Trasmettiamo le schede dei viaggiatori al sistema del Ministero dell’Interno spagnolo, in conformità al RD 933/2021. In Catalogna (Mossos d’Esquadra) e nei Paesi Baschi (Ertzaintza), che usano registri regionali propri, oggi non offriamo il servizio: per quelle strutture non è possibile creare link di check-in, e te lo diciamo con chiarezza invece di promettere un’integrazione che non esiste.
Scansione del documento con OCR, senza riconoscimento facciale
L’ospite fotografa la carta d’identità, il NIE o il passaporto e noi ne estraiamo i dati con il riconoscimento del testo (OCR). Al check-in non usiamo il riconoscimento facciale: leggiamo il documento, non il volto.
Non conserviamo le immagini dei documenti
Usiamo la foto del documento per leggerne i dati e non la memorizziamo. Conserviamo soltanto le informazioni che la normativa obbliga a comunicare, cifrate e con accesso limitato alla singola struttura.
Un messaggio dal team
Siamo il team che gestisce le strutture da cui è nato BookCheckin. La guida e gli articoli su SES Hospedajes, sulla scheda dei viaggiatori e sulla conformità al RD 933/2021 li scriviamo partendo da quell’operatività quotidiana, non dalla teoria.
E quando il prodotto non copre ancora qualcosa — come i registri regionali della Catalogna e dei Paesi Baschi — lo diciamo in questa stessa pagina, prima che tu lo sottoscriva.
— Il team di BookCheckin
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