Software di check-in creato da chi gestisce strutture ricettive
BookCheckin nasce dalla gestione quotidiana di 176 appartamenti turistici in Spagna. Non è un’idea da scrivania: è lo strumento che ci serviva per rispettare la registrazione dei viaggiatori senza perdere ore ogni settimana.
In breve
BookCheckin è un software spagnolo di check-in online e registrazione dei viaggiatori, creato da un team che gestisce 176 strutture ricettive. Automatizza la raccolta dei dati dell’ospite, la lettura del documento con OCR e l’invio della scheda a SES Hospedajes in conformità al RD 933/2021 — senza riconoscimento facciale e senza conservare le immagini dei documenti. Oltre 9.000 schede inviate e accettate.
Perché esiste BookCheckin
Gestendo strutture ricettive in Spagna ci scontravamo ogni giorno con lo stesso problema: raccogliere i dati di ogni ospite, trascriverli a mano e caricarli uno per uno nel sistema del Ministero dell’Interno prima che scadesse il termine di 24 ore del Regio Decreto 933/2021. Lento, ripetitivo e con il rischio costante che qualche scheda non venisse inviata.
Abbiamo costruito BookCheckin per risolverlo alla radice. L’ospite riceve un link di check-in appena la prenotazione è confermata, compila i suoi dati, scansiona il documento con la fotocamera del telefono e firma, tutto prima dell’arrivo. Quando il check-in è completo, generiamo la scheda dei viaggiatori e la inviamo a SES Hospedajes, con la ricevuta del Ministero registrata.
Ogni funzione viene usata ogni giorno sulle nostre prenotazioni prima di arrivare alle tue. Per questo siamo esigenti su ciò che promettiamo: preferiamo spiegare con chiarezza che cosa fa il prodotto e che cosa non fa ancora, invece di gonfiare l’elenco delle funzionalità.
Schede dei viaggiatori inviate e accettate in SES Hospedajes
Strutture ricettive gestite in Spagna
Di prova gratuita per iniziare
Che cosa facciamo esattamente (e che cosa no)
Essere onesti su ciò che il prodotto copre fa parte della fiducia. Ecco su che cosa puoi contare con BookCheckin.
SES Hospedajes — e, in Catalogna, il file per i Mossos
Fuori dalla Catalogna e dai Paesi Baschi trasmettiamo le schede dei viaggiatori al sistema del Ministero dell’Interno spagnolo, in conformità al RD 933/2021. La Catalogna ha un registro proprio: nella scheda Legale della struttura inserisci una volta l’identificativo che i Mossos d’Esquadra hanno assegnato alla tua struttura e lo confermi. Finché non risulta, non è possibile creare link di check-in; una volta registrato, il check-in funziona come ovunque e noi generiamo il file nel formato ufficiale dei Mossos, che carichi tu su registreviatgers.mossos.gencat.cat — non inviamo mai nulla ai Mossos. BookCheckin copre le strutture dei Paesi Baschi: aggiungi nella scheda Legale della struttura il codice di stabilimento che ti ha assegnato l’Ertzaintza e attivalo, e il link di check-in, la scansione del documento e la firma funzionano dall’inizio alla fine. Con quei dati BookCheckin prepara il file nel formato XML del Registro Hostelero dell’Ertzaintza: sei tu a scaricarlo e a caricarlo sul loro portale con le tue credenziali. BookCheckin non accede mai a quel portale e non conserva alcuna credenziale dell’Ertzaintza.
Italia (Alloggiati Web): trasmettiamo noi, con le tue credenziali
Dove la struttura ha attivato l’invio verso l’Italia, BookCheckin trasmette la schedina direttamente ad Alloggiati Web: accediamo con l’Utente, la Password e la WS Key che la Questura ha rilasciato alla struttura e che conserviamo cifrate. Trasmettiamo entro 24 ore dall’arrivo (6 ore se il soggiorno è di 24 ore o meno). L’obbligo e le credenziali restano della struttura, e BookCheckin non può annullare né correggere un invio già trasmesso. Non copriamo il CIN, l’ISTAT né l’imposta di soggiorno, e non verifichiamo l’iscrizione presso la Questura.
Scansione del documento con OCR, senza riconoscimento facciale
L’ospite fotografa la carta d’identità, il NIE o il passaporto e noi ne estraiamo i dati con il riconoscimento del testo (OCR). Al check-in non usiamo il riconoscimento facciale: leggiamo il documento, non il volto.
Non conserviamo le immagini dei documenti
Usiamo la foto del documento per leggerne i dati e non la memorizziamo. Conserviamo soltanto le informazioni che la normativa obbliga a comunicare, cifrate e con accesso limitato alla singola struttura.
Un messaggio dal team
Siamo il team che gestisce le strutture da cui è nato BookCheckin. La guida e gli articoli su SES Hospedajes, sulla scheda dei viaggiatori e sulla conformità al RD 933/2021 li scriviamo partendo da quell’operatività quotidiana, non dalla teoria.
La Catalogna ora è coperta: la struttura registra il suo identificativo dei Mossos d’Esquadra, il check-in funziona come nel resto della Spagna e noi prepariamo il file pronto, che sei tu a caricare sul portale dei Mossos. Anche i Paesi Baschi: BookCheckin prepara il file dell’Ertzaintza e lo carichi tu. Anche l’Italia: dove è attivata, trasmettiamo noi, con le credenziali che conserva la struttura. E quando il prodotto non copre ancora qualcosa, lo diciamo in questa stessa pagina, prima che tu lo sottoscriva.
— Il team di BookCheckin
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