Primi passi: azienda, struttura e credenziali SES

Non c'è più bisogno di creare un'azienda prima di tutto il resto. Al primo accesso la dashboard ti porta a un'unica schermata: «Configura la tua struttura». Lì inserisci il nome, dove si trova e le tre credenziali di SES Hospedajes con cui vengono inviate le schede dei viaggiatori. Nient'altro.

Il nome della struttura non viene mai inviato al Ministero: è quello che vedrai tu nella tua dashboard. Se compili anche il «Nome commerciale» — quello del tuo annuncio su Airbnb o Booking.com — sarà quello che l'ospite vedrà durante il check-in.

Città e provincia conviene compilarle subito: BookCheckin le usa per avvisarti se la tua struttura si trova in Catalogna o nei Paesi Baschi, comunità che non inviano le schede dei viaggiatori tramite SES Hospedajes (lo spiega la domanda frequente qui sotto).

Se gestisci strutture appartenenti a più aziende, puoi crearle dalle Impostazioni ogni volta che ti servono. Per una sola struttura non serve nulla di tutto questo, e non ti verrà chiesto.

Il pulsante principale è «Salva e controlla»: salva la struttura e, subito dopo, verifica le credenziali presso il Ministero. Non devi più andare a cercare un pulsante di prova in un'altra schermata, e per farlo non serve alcun abbonamento.

Se non hai ancora le credenziali del servizio web — la registrazione a SES Hospedajes è una pratica esterna che richiede tempo — usa «Salva senza credenziali per ora». La struttura resta salvata e il primo passaggio dell'elenco di attività della dashboard rimane aperto: rimanda alla scheda Legale di quella struttura, così lo completi quando le avrai.

Il «Codice struttura» e il «Codice del locatore» sono gli identificativi che il Ministero dell'Interno assegna al tuo alloggio all'interno di SES Hospedajes. Li ricevi quando ti registri come titolare sul portale ufficiale: BookCheckin non li genera.

Sono facoltativi al momento di creare la struttura: puoi salvarla senza e aggiungerli più tardi dalla sua scheda. Senza di essi, però, non potrai inviare le schede dei viaggiatori.

Queste credenziali sono quelle del tuo servizio web del Ministero dell'Interno, non il tuo accesso personale con Cl@ve, certificato digitale o documento d'identità elettronico. Si richiedono e si gestiscono dal portale stesso di SES Hospedajes.

BookCheckin le usa per autenticarsi e inviare automaticamente le schede dei viaggiatori a tuo nome, entro il termine di legge di 24 ore. Come i codici, sono facoltative in questo passaggio: puoi creare la struttura senza e aggiungerle dopo.

Si gestiscono per entità (il locatore), in «Servicio de comunicación» → «Credenciales» del portale SES Hospedajes — non all'interno dell'iscrizione di ogni singola struttura. Se non sei ancora iscritto, consulta il requisito in cima a questa guida.

Appena salvi la struttura con nome utente e password compilati, compare il pulsante «Testa connessione». Cliccalo sempre: oltre a verificare che il Ministero accetti quelle credenziali, è un requisito — la struttura non può creare link di check-in finché un test non si conclude con «Connesso!».

«Connesso!» conferma soltanto che nome utente e password si autenticano presso il Ministero: non garantisce che un determinato invio venga accettato. Una singola scheda può comunque fallire in seguito per altri motivi (un codice postale non valido, un tipo di documento non ammesso…) che non dipendono dal funzionamento della connessione.

Nulla di tutto questo è definitivo al momento di creare la struttura. Dalla sua scheda, nella sezione «Legale», puoi modificare i codici SES e le credenziali del Ministero ogni volta che ti serve, senza dover ricreare nulla. Attenzione però: se cambi nome utente, password o codici, la verifica precedente decade — clicca di nuovo su «Testa connessione» dopo aver salvato.

La password viene salvata nascosta; l'icona a forma di occhio accanto la mostra solo quando lo chiedi (e solo se sei proprietario o manager), e non viene mai visualizzata per impostazione predefinita, nemmeno a te.