Créer et envoyer un lien de check-in

Dans le menu latéral de BookCheckin, ouvrez « Liens ». Vous y trouverez tous les liens de check-in de vos hébergements — aussi bien ceux qu'un PMS connecté génère automatiquement que ceux que vous créez à la main.

Cliquez sur « Créer un lien manuel », en haut à droite. Les liens manuels sont destinés aux voyageurs sans réservation ou aux hébergements sans connexion à un PMS : les réservations synchronisées depuis un PMS génèrent leur propre lien automatiquement, il est donc inutile de les créer ici — copiez-les depuis l'onglet Réservations de l'hébergement.

Choisissez l'hébergement pour lequel vous enregistrez le séjour et, si vous les connaissez déjà, la date de check-in et celle de check-out.

Dans « Voyageurs », indiquez le nombre total de personnes qui séjourneront, mineurs compris — ce champ compte l'ensemble de la réservation, pas seulement les adultes.

« Origine de la réservation » n'est pas qu'indicatif : BookCheckin s'en sert pour renseigner le mode de paiement déclaré sur la fiche officielle. Booking.com, Airbnb, Vrbo, Expedia et Hotels.com sont déclarés comme paiement par plateforme ; Direct et Autre sont déclarés comme espèces — il n'existe pas de champ de paiement distinct. Choisissez toujours l'origine réelle de la réservation et ne laissez pas la valeur par défaut si le voyageur est arrivé par une OTA.

« Type de séjour » n'apparaît que sur les hébergements en location de courte durée (temporada) — pas sur les appartements touristiques — et il y est obligatoire. Il personnalise uniquement le message d'accueil que voit le voyageur au moment du check-in ; il ne change rien à ce qui est transmis au Ministère.

Le nom et l'e-mail du voyageur sont facultatifs, mais ils vous aident à repérer le lien dans la liste et sont nécessaires si vous souhaitez le lui envoyer par e-mail. Cochez « Envoyer ce lien au voyageur par e-mail maintenant » pour que BookCheckin le lui transmette dès sa création.

Cliquez sur « Créer le lien » pour le générer. Si l'hébergement ne dispose pas d'identifiants du Ministère valides, BookCheckin refusera la création du lien — ajoutez-les d'abord dans les paramètres de l'hébergement.

Chaque lien apparaît sous forme de carte avec un statut : « En attente » (créé, le voyageur n'a pas encore terminé son check-in), « Terminé » (tous les voyageurs prévus ont transmis leurs informations), « Expiré » (la date limite est passée sans qu'il soit complété) ou « Désactivé » (vous l'avez désactivé, ou il a expiré, sans qu'aucun voyageur n'ait transmis ses informations).

Copiez le lien avec le bouton « Copier » pour le transmettre au voyageur par le canal de votre choix, ou utilisez « Envoyer un e-mail » si vous avez déjà son adresse et que vous ne le lui avez pas encore envoyé — ce bouton disparaît dès que l'e-mail part.