Check-in-Link erstellen und versenden

Öffnen Sie im Seitenmenü von BookCheckin „Links“. Dort sehen Sie sämtliche Check-in-Links Ihrer Unterkünfte — sowohl die, die ein verbundenes PMS automatisch erzeugt, als auch die, die Sie von Hand anlegen.

Klicken Sie oben rechts auf „Manuellen Link erstellen“. Manuelle Links sind für Laufkundschaft oder Unterkünfte ohne PMS-Anbindung gedacht: Reservierungen, die aus einem PMS synchronisiert werden, erzeugen ihren Link automatisch, Sie müssen sie hier also nicht anlegen — kopieren Sie ihn stattdessen aus dem Reiter „Reservierungen“ der Unterkunft.

Wählen Sie die Unterkunft, für die Sie den Aufenthalt registrieren, und — falls schon bekannt — das Check-in- und das Check-out-Datum.

Tragen Sie unter „Gäste“ die Gesamtzahl der übernachtenden Personen ein, Minderjährige eingeschlossen: Das Feld zählt die gesamte Reservierung, nicht nur die Erwachsenen.

„Buchungsquelle“ ist nicht nur eine Notiz: BookCheckin füllt damit die Zahlungsart aus, die in der amtlichen Gästemeldung angegeben wird. Booking.com, Airbnb, Vrbo, Expedia und Hotels.com werden als Plattformzahlung gemeldet, Direkt und Andere als Barzahlung — ein separates Feld für die Zahlungsart gibt es nicht. Wählen Sie immer die tatsächliche Herkunft der Reservierung und belassen Sie es nicht beim Standardwert, wenn der Gast über eine OTA gekommen ist.

„Art des Aufenthalts“ erscheint nur bei Unterkünften der Kategorie Kurzzeitvermietung (temporada) — nicht bei touristischen Wohnungen — und ist dort Pflicht. Sie personalisiert lediglich den Begrüßungstext, den der Gast beim Check-in sieht; an der Übermittlung ans Ministerium ändert sie nichts.

Name und E-Mail-Adresse des Gastes sind optional, helfen Ihnen aber, den Link in der Liste wiederzufinden, und sind nötig, wenn Sie ihn per E-Mail verschicken wollen. Setzen Sie ein Häkchen bei „Diesen Link jetzt per E-Mail an den Gast senden“, damit BookCheckin ihn direkt nach dem Anlegen verschickt.

Klicken Sie auf „Link erstellen“, um ihn zu erzeugen. Hat die Unterkunft keine gültigen Ministeriums-Zugangsdaten, lässt BookCheckin den Link nicht anlegen — tragen Sie diese zuerst in den Einstellungen der Unterkunft nach.

Jeder Link erscheint als Karte mit einem Status: „Ausstehend“ (angelegt, der Gast hat den Check-in noch nicht abgeschlossen), „Abgeschlossen“ (alle erwarteten Gäste haben ihre Daten übermittelt), „Abgelaufen“ (die Frist verstrich, ohne dass er abgeschlossen wurde) oder „Deaktiviert“ (Sie haben ihn abgeschaltet, oder er ist abgelaufen, bevor irgendein Gast seine Daten übermittelt hatte).

Kopieren Sie den Link mit der Schaltfläche „Kopieren“, um ihn dem Gast über den Kanal Ihrer Wahl zu schicken, oder nutzen Sie „E-Mail senden“, wenn Sie seine Adresse bereits haben und ihm den Link noch nicht geschickt haben — diese Schaltfläche verschwindet, sobald die E-Mail raus ist.