Wie ein Check-in abläuft, von Anfang bis Ende

Alles beginnt mit einem Check-in-Link: Entweder erzeugt ihn ein angebundenes PMS automatisch, oder Sie legen ihn unter „Links“ selbst an — mit Unterkunft, Daten und Gästezahl. In beiden Fällen bringen Sie ihn per E-Mail oder über den Kanal Ihrer Wahl zum Gast.

Der Gast öffnet den Link auf seinem eigenen Gerät und erledigt den Check-in: seine persönlichen Daten, die der übrigen Mitreisenden, falls er in der Gruppe reist, und — je nach Unterkunft — ein eingescanntes oder abfotografiertes Dokument. Er muss das nicht in einem Zug erledigen: Er kann später zurückkehren und dort weitermachen, wo er aufgehört hat.

Sobald der Gast den Link öffnet — noch bevor er fertig ist — erscheint sein Check-in als Zeile unter „Check-in-Registrierungen“. Solange noch nichts übermittelt wurde, sehen Sie eine von zwei Kennzeichnungen: „Nicht geöffnet — Registrierung ausstehend“, wenn er noch nicht begonnen hat, oder „In Bearbeitung · N/M registriert“, während er die Mitreisenden einen nach dem anderen erfasst.

Sobald der erste Gast der Buchung seine Daten übermittelt, tritt an die Stelle dieser Kennzeichnung ein Fortschrittsbalken mit fünf Etappen: Übermittelt, Validiert, In Warteschlange, Wird verarbeitet und am Ende Akzeptiert, Teilweise Fehler oder Abgelehnt — dieselbe Sprache, in der das Ministerium die Meldungen in Lotes verarbeitet. Klicken Sie auf die Zeile, um die vollständige Check-in-Akte zu öffnen, mit den Daten jedes Gastes und, falls schon gemeldet wurde, der exakten Antwort des Ministeriums.

Wenn am Ende weniger Personen übernachten als geplant, öffnen Sie die Karte des Links unter „Links“ und klappen „Gästezahl anpassen“ auf, um die Gesamtzahl zu senken — der Gast selbst kann sie nie verringern, diese Anpassung liegt also bei Ihnen.

Kann oder weiß ein Mitreisender nicht, wie er sein eigenes Formular ausfüllt, öffnen Sie die Check-in-Akte und klicken in seiner Zeile auf „Manuell eingeben“: Sie können sein Dokument scannen und BookCheckin die Daten auslesen lassen, oder sie direkt selbst eintippen.

Und wenn eine bereits übermittelte Angabe falsch ist — ein falsch geschriebener Nachname, eine verkehrte Dokumentnummer —, korrigieren Sie sie mit „Edit“ in derselben Zeile. Hatte das Ministerium diesen Gast bereits akzeptiert, storniert die Korrektur die Meldung des gesamten Lote und übermittelt sie mit der korrigierten Angabe erneut — BookCheckin weist Sie darauf hin, bevor Sie bestätigen.

Sobald ein Gast seine Daten übermittelt, meldet BookCheckin sie innerhalb der gesetzlichen Frist von 24 Stunden — Sie müssen nichts anklicken. Welche Behörde sie erreichen, hängt davon ab, wo die Unterkunft liegt: Die allermeisten werden über SES Hospedajes beim Innenministerium gemeldet; in Katalonien, wenn die Unterkunft im Mossos-Modus läuft, und im Baskenland, wenn die Ertzaintza aktiviert ist, meldet BookCheckin nichts: Es erstellt die offizielle Datei, und Sie laden sie selbst im Portal der Mossos d’Esquadra bzw. der Ertzaintza hoch.

„Akzeptiert“ heißt: erledigt — bei diesem Gast müssen Sie nichts weiter tun. „Teilweise Fehler“ oder „Abgelehnt“ heißt, dass das Ministerium bei einem oder mehreren Gästen des Lote ein Problem gemeldet hat: Die Check-in-Akte zeigt den genauen Fehlertext, damit Sie wissen, was zu korrigieren ist.

Bleibt eine Übermittlung länger stehen, als Sie erwarten, oder wissen Sie nicht, was ein bestimmter Fehler bedeutet, beginnen Sie immer bei der Check-in-Akte — dort steht die exakte Nachricht des Ministeriums, keine zusammengefasste Fassung.

Um einen Gast zu korrigieren, der bereits an das Ministerium gemeldet wurde — ob angenommen oder abgelehnt —, nutzen Sie „Anmeldung stornieren“ im Menü „⋯“ der Check-in-Akte. Der Link bleibt aktiv; zurückgezogen wird nur, was bereits an das Ministerium gemeldet wurde. Von dort aus wählen Sie Gast für Gast „Registrierung zurücksetzen“ (löscht, was er übermittelt hat, damit er das Formular selbst erneut ausfüllt) oder „Entfernen“ (nimmt ihn schlicht aus der Buchung). Lag das Problem nicht bei den Gästen, sondern bei der Unterkunft — etwa beim Betriebscode —, korrigieren Sie es im Reiter „Rechtliches“ der Unterkunft und lassen die Gäste, wie sie sind. Wenn alles bereit ist, meldet „Korrigierte Meldung erneut übermitteln“ das komplette Lote noch einmal.

„Formular löschen“ ist etwas anderes — es nimmt den Check-in vollständig aus dem Dashboard, nicht nur seine Meldung an das Ministerium. Es steht nur zur Verfügung, wenn keine Meldung aktiv ist (vor der Meldung oder nach ihrer Stornierung); die Daten des Gastes bleiben in beiden Fällen erhalten, weil das Gesetz es verlangt.