Was Ihr Gast sieht: das Check-in-Portal

Wenn Ihr Gast den Check-in-Link öffnet, muss er kein Konto anlegen und nichts installieren: Die Seite öffnet sich direkt im Browser seines Handys oder Rechners, bereits mit dem Namen Ihrer Unterkunft versehen.

Sind dem Link Reservierungsdaten hinterlegt, sieht er sie oben zusammen mit der Zahl der Gäste. Die Fortschrittsleiste am oberen Rand zeigt ihm, in welchem Schritt er ist und wie viele noch folgen, und er kann den gesamten Bildschirm zwischen sechs Sprachen umschalten (Spanisch, Englisch, Französisch, Deutsch, Italienisch und Portugiesisch), ohne bereits eingegebene Daten zu verlieren.

Um weiterzukommen, muss er zuerst zwei Kästchen ankreuzen: dass er die Daten seines Aufenthalts bestätigt und dass er die Allgemeinen Geschäftsbedingungen dieses Check-in-Verfahrens akzeptiert. Erst dann lässt ihn die Schaltfläche „Weiter“ fortfahren.

Im nächsten Schritt wird er gefragt, welche Art von Dokument er verwenden will: „DNI / NIF“, „NIE“, „Reisepass“ oder „Andere“. Diese Wahl bestimmt genau, was die App als Nächstes von ihm verlangt.

Wählt er DNI oder NIE, fordert die App ihn auf, zuerst die Vorderseite und dann die Rückseite des Dokuments zu scannen. Beim Reisepass wird nur eine Seite gescannt. Wählt er „Andere“ (etwa einen ausländischen Ausweis, der in keine der vorherigen Kategorien passt), entfällt der Scan vollständig und er gibt seine Daten direkt von Hand ein.

Direkt unter der Auswahl erinnert der Bildschirm den Gast daran, dass diese Datenerhebung in Spanien gesetzlich vorgeschrieben ist (Königliches Dekret 933/2021, Gästeregistrierung), mit einem Link zur offiziellen Verordnung — nützlich, falls er einmal fragt, warum diese Angaben verlangt werden.

Bei scanbaren Dokumenttypen öffnet die App die Handykamera (oder lässt ein bereits aufgenommenes Foto hochladen), um jede Seite des Dokuments zu erfassen.

Sobald das Bild erfasst ist, liest BookCheckin die Daten des Dokuments automatisch aus — Name, Nachnamen, Nummer, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit — und zwar per optischer Erkennung, damit der Gast nicht alles von Hand eintippen muss. Ist das Foto unscharf oder kann das System ein Feld nicht sauber lesen, weist es ihn darauf hin und lässt ihn die Aufnahme wiederholen oder den Wert im nächsten Schritt manuell ergänzen.

Dieses automatische Auslesen ist eine Hilfe, nicht die endgültige Quelle der Meldung: Alle Felder bleiben für den Gast auf dem nächsten Bildschirm editierbar, bis er unterschreibt und absendet.

Hier prüft und vervollständigt der Gast alle seine Angaben: Vor- und Nachnamen, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Dokumentnummer, Wohnanschrift, Telefon und E-Mail-Adresse. Die Felder, die die App aus dem Scan automatisch füllen konnte, sind hervorgehoben, damit er sie gegenliest — korrigieren kann er jedes davon.

Direkt unter diesen Angaben, auf demselben Bildschirm, liegt das Unterschriftsfeld: Der Gast unterschreibt mit dem Finger (oder der Maus) direkt dort. Es gibt keinen eigenen Schritt allein für die Unterschrift — Daten und Unterschrift werden zusammen erledigt. Beim Tippen auf „Weiter“ prüft die App, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt und die Unterschrift geleistet ist; fehlt etwas, wird es rot markiert und er kommt erst weiter, wenn es korrigiert ist.

Die Unterschrift ist ab 14 Jahren Pflicht. Kinder unter 14 erhalten ein verkürztes Formular, das nur Vor- und Nachnamen, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und das Verwandtschaftsverhältnis zum verantwortlichen Erwachsenen abfragt — ohne Dokument und ohne Unterschrift, wie es das Königliche Dekret 933/2021 zulässt.

Bevor irgendetwas abgeschickt wird, sieht der Gast eine vollständige Zusammenfassung: die Daten des Aufenthalts, die Angaben jeder erfassten Person (einschließlich ihrer Unterschrift, wo sie anfällt) und die Angaben zu Vertrag und Reservierung.

Um die Übermittlung abzuschließen, muss er ein letztes Kästchen ankreuzen und damit erklären, dass alle gemachten Angaben wahrheitsgemäß und korrekt sind. Erst dann wird die Schaltfläche „Check-in absenden“ aktiv.

Bei einer Reservierung mit mehreren Gästen kann jede Person ihren eigenen Teil von einem anderen Gerät aus erledigen, indem derselbe Link geteilt wird — ihre Daten werden gespeichert, sobald sie fertig ist, ohne auf den Rest der Gruppe zu warten.

Sobald alle Gäste des Links ihre Registrierung abgeschickt haben, wechselt die Kachel dieses Links in Ihrem Bereich Links auf den Status „Abgeschlossen“ — so sehen Sie auf einen Blick und ohne nachfragen zu müssen, dass der Check-in fertig ist. Solange noch jemand aussteht, bleibt die Kachel auf „Ausstehend“.

Ab da übernimmt BookCheckin die Übermittlung der Gästemeldung an SES Hospedajes automatisch, ohne dass Sie etwas tun müssen. Sie brauchen nicht von Hand zu prüfen, ob sie durchgegangen ist: Sollte eine Übermittlung einmal nicht abgeschlossen werden können (etwa wegen einer Angabe, die die Dirección General de la Policía zurückweist), benachrichtigen wir Sie, und wie Sie das lösen, steht in der Anleitung zu fehlgeschlagenen Übermittlungen.