Comment se déroule un check-in, du début à la fin

Tout commence par un lien de check-in : soit un PMS connecté le crée automatiquement, soit vous le créez à la main depuis « Liens », avec l'hébergement, les dates et le nombre de voyageurs. Dans les deux cas, vous le transmettez au voyageur par e-mail ou par le canal de votre choix.

Le voyageur ouvre le lien sur son propre appareil et complète le check-in : ses données personnelles, celles des autres accompagnants s'il voyage en groupe et — selon l'hébergement — un document scanné ou photographié. Il n'est pas obligé de tout faire d'une traite : il peut revenir plus tard et reprendre là où il s'était arrêté.

Dès que le voyageur ouvre le lien — avant même d'avoir terminé — son check-in apparaît sous forme de ligne dans « Enregistrements de check-in ». Tant que rien n'a encore été envoyé, vous verrez l'une de ces deux étiquettes : « Non ouvert — en attente d'enregistrement » s'il n'a pas commencé, ou « En cours · N/M enregistrés » pendant qu'il renseigne les accompagnants un par un.

Dès que le premier voyageur de la réservation envoie ses données, cette étiquette laisse place à une barre de progression en cinq étapes : Envoyé, Validé, En file d'attente, En cours de traitement et, à la fin, Accepté, Erreurs partielles ou Rejeté — le vocabulaire même du Ministère, qui traite les fiches par lotes. Cliquez sur la ligne pour ouvrir la fiche complète du check-in, avec les données de chaque voyageur et, si la déclaration est déjà partie, la réponse exacte du Ministère.

Si, au final, moins de personnes séjournent que prévu, ouvrez la carte du lien dans « Liens » et dépliez « Ajuster le nombre de voyageurs » pour réduire le total — le voyageur ne peut jamais le baisser lui-même, cet ajustement vous revient donc.

Si un accompagnant ne peut pas ou ne sait pas remplir son propre formulaire, ouvrez la fiche du check-in et cliquez sur « Saisir manuellement » sur sa ligne : vous pouvez scanner son document et laisser BookCheckin en lire les données, ou les saisir vous-même.

Et si une donnée déjà envoyée est erronée — un nom mal orthographié, un mauvais numéro de document —, « Edit » sur cette même ligne vous permet de la corriger. Si le Ministère avait déjà accepté ce voyageur, la correction annule la déclaration de tout le lote et la redépose avec la donnée corrigée — BookCheckin vous en avertit avant que vous ne confirmiez.

Dès qu'un voyageur envoie ses données, BookCheckin les déclare dans le délai légal de 24 heures — vous n'avez rien à cliquer. L'autorité destinataire dépend de l'endroit où se trouve l'hébergement : l'immense majorité est déclarée au ministère de l'Intérieur via SES Hospedajes ; en Catalogne, si l'hébergement est en mode Mossos, et au Pays basque, s'il a l'Ertzaintza activée, BookCheckin ne déclare rien : il prépare le fichier officiel et c'est vous qui le téléversez sur le portail des Mossos d'Esquadra ou sur celui de l'Ertzaintza.

« Accepté » signifie que c'est terminé — vous n'avez plus rien à faire pour ce voyageur. « Erreurs partielles » ou « Rejeté » signifie que le Ministère a signalé un problème sur un ou plusieurs voyageurs du lote : la fiche du check-in affiche le texte exact de l'erreur, pour que vous sachiez quoi corriger.

Si une déclaration reste bloquée plus longtemps que prévu, ou si vous ne savez pas ce que signifie une erreur précise, partez toujours de la fiche du check-in — c'est là que se trouve le message exact du Ministère, et non une version résumée.

Pour corriger un voyageur déjà déclaré au Ministère — qu'il l'ait accepté ou rejeté —, utilisez « Annuler la soumission », dans le menu « ⋯ » de la fiche du check-in. Le lien reste actif ; seul ce qui a déjà été déclaré au Ministère est retiré. À partir de là, voyageur par voyageur, vous choisissez « Réinitialiser l'enregistrement » (efface ce qu'il a envoyé pour qu'il remplisse de nouveau le formulaire lui-même) ou « Supprimer » (le retire simplement de la réservation). Si le problème ne venait pas des voyageurs mais de l'hébergement — le code d'établissement, par exemple —, corrigez-le dans l'onglet Légal de l'hébergement et laissez les voyageurs tels quels. Quand tout est prêt, « Redéposer la soumission corrigée » redépose le lote complet.

« Supprimer le formulaire » est autre chose — cela retire entièrement le check-in du tableau de bord, et pas seulement sa déclaration au Ministère. Ce n'est disponible que lorsqu'aucune déclaration n'est active (avant de déclarer, ou après avoir annulé), et les données du voyageur sont conservées dans tous les cas, parce que la loi l'exige.