Come funziona un check-in, dall'inizio alla fine
Il percorso completo di una scheda del viaggiatore: da quando invii il link a quando il Ministero la accetta, e che cosa puoi fare in ognuno dei passaggi intermedi.
Ultima revisione: 17 settembre 2026
Crei e invii il link
Tutto comincia da un link di check-in: lo crea automaticamente un PMS collegato, oppure lo crei tu a mano da «Link», indicando la struttura, le date e il numero di ospiti. In entrambi i casi sei tu a farlo arrivare all'ospite, via email o sul canale che preferisci.
Il manuale «Creare e inviare un link di check-in» tratta questa parte nel dettaglio: qui il passaggio serve solo a collocarla nel percorso completo.
L'ospite compila il portale
L'ospite apre il link dal proprio dispositivo e completa il check-in: i suoi dati personali, quelli degli altri accompagnatori se viaggia in gruppo e — a seconda della struttura — un documento scansionato o fotografato. Non deve fare tutto in una volta: può tornare più tardi e riprendere da dove si era fermato.
Il manuale «Che cosa vede il tuo ospite: il portale di check-in» spiega questa schermata dal punto di vista dell'ospite.
Compare nelle registrazioni di check-in
Appena l'ospite apre il link — anche prima di aver finito — il suo check-in compare come riga in «Registrazioni di check-in». Finché non è stato inviato nulla vedrai una di queste due etichette: «Non aperto — in attesa di registrazione» se non ha ancora iniziato, oppure «In corso · N/M registrati» mentre inserisce gli accompagnatori uno alla volta.
Quando il primo ospite della prenotazione invia i suoi dati, quell'etichetta lascia il posto a una barra di avanzamento con cinque tappe: Inviato, Convalidato, In coda, In elaborazione e, alla fine, Accettato, Errori parziali o Rifiutato — lo stesso linguaggio che usa il Ministero per elaborare le schede per lotes. Tocca la riga per aprire la scheda completa del check-in, con i dati di ogni ospite e, se l'invio è già partito, la risposta esatta del Ministero.
Prima di inviarlo puoi ancora sistemarlo
Se alla fine soggiornano meno persone del previsto, apri la scheda del link in «Link» e apri «Modifica il numero di ospiti» per ridurre il totale: l'ospite non può mai abbassarlo da solo, quindi quella modifica spetta a te.
Se un accompagnatore non può o non sa compilare il proprio modulo, entra nella scheda del check-in e tocca «Inserisci manualmente» sulla sua riga: puoi scansionare il suo documento e lasciare che BookCheckin ne legga i dati, oppure scriverli direttamente tu.
E se un dato già inviato è sbagliato — un cognome scritto male, un numero di documento errato — «Edit» su quella stessa riga ti permette di correggerlo. Se il Ministero aveva già accettato quell'ospite, la correzione annulla la comunicazione dell'intero lote e la ripresenta con il dato corretto: BookCheckin ti avvisa prima che tu confermi.
«Inserisci manualmente» ed «Edit» compaiono solo per le strutture il cui regime di invio li ammette. Se su una riga non vedi nessuno dei due pulsanti, quella struttura non li offre.
BookCheckin lo invia automaticamente
Appena un ospite invia i suoi dati, BookCheckin li comunica entro il termine di legge di 24 ore: non devi premere nulla. A quale autorità arrivano dipende da dove si trova la struttura: la stragrande maggioranza viene comunicata al Ministero dell'Interno tramite SES Hospedajes; in Catalogna, se la struttura è in modalità Mossos, e nei Paesi Baschi, se ha l'Ertzaintza attivata, BookCheckin non invia nulla: prepara il file ufficiale e sei tu a caricarlo sul portale dei Mossos d'Esquadra o su quello dell'Ertzaintza.
Leggi il risultato
«Accettato» significa che è fatta: per quell'ospite non devi più fare nulla. «Errori parziali» o «Rifiutato» significa che il Ministero ha segnalato un problema su uno o più ospiti del lote: la scheda del check-in mostra il testo esatto dell'errore, così sai che cosa correggere.
Se un invio resta fermo più a lungo del previsto, o non sai che cosa significhi un errore specifico, parti sempre dalla scheda del check-in: è lì che c'è il messaggio esatto del Ministero, non una versione riassunta.
Il manuale «Quando un invio a SES fallisce» spiega, errore per errore, come diagnosticarli e correggerli.
Se qualcosa va storto, correggi e reinvia
Per correggere un ospite già comunicato al Ministero — che l'abbia accettato o rifiutato — usa «Annulla invio», nel menu «⋯» della scheda del check-in. Il link resta attivo; si ritira solo ciò che è già stato comunicato al Ministero. Da lì, ospite per ospite, scegli «Reimposta registrazione» (cancella quanto ha inviato, così ricompila il modulo da sé) o «Rimuovi» (lo toglie semplicemente dalla prenotazione). Se il problema non era negli ospiti ma nella struttura — per esempio il codice struttura — correggilo nella scheda Legale della struttura e lascia gli ospiti come sono. Quando è tutto pronto, «Reinvia la registrazione corretta» ripresenta l'intero lote.
«Elimina modulo» è un'altra cosa: toglie il check-in dalla dashboard per intero, non solo la sua comunicazione al Ministero. È disponibile solo quando non c'è alcun invio attivo (prima di inviare, o dopo averlo annullato), e i dati dell'ospite si conservano comunque, perché la legge lo impone.
Annullare riguarda TUTTI gli ospiti inviati nello stesso lote, non solo quello che stai correggendo. Controlla chi altro viaggia nella stessa prenotazione prima di confermare.
Domande frequenti
Quanto tempo ci vuole perché un check-in venga inviato?+
BookCheckin lo invia entro il termine di legge di 24 ore da quando l'ospite trasmette i suoi dati — di solito molto prima. Il Ministero, invece, può metterci un po' di più a restituire il risultato finale: nel frattempo vedrai il check-in «In coda» o «In elaborazione».
Posso modificare una registrazione dopo che è stata inviata?+
Sì. Apri la scheda del check-in e tocca «Edit» sulla riga dell'ospite. Se il Ministero l'aveva già accettata, la correzione annulla la comunicazione di tutti gli ospiti inviati in quello stesso lote — non solo di questo — e li ripresenta insieme con il dato corretto. BookCheckin ti avvisa e ti chiede conferma prima di annullare qualsiasi cosa.
Qual è la differenza tra «Annulla invio» ed «Elimina modulo»?+
«Annulla invio» ritira quanto è già stato comunicato al Ministero ma lascia il check-in nella dashboard: puoi reimpostare la registrazione di un ospite, togliere qualcuno dalla prenotazione e poi ripresentare il tutto corretto. «Elimina modulo» va oltre: toglie il check-in dalla dashboard per intero e si può usare solo quando non c'è alcun invio attivo (prima di inviare, o dopo aver annullato). I dati dell'ospite si conservano in entrambi i casi, perché la legge lo impone.
Che cosa succede se un ospite non finisce mai il portale?+
La sua riga resta su «Non aperto» o «In corso» a tempo indeterminato: al Ministero non si invia nulla finché almeno un ospite non trasmette i propri dati, e la prenotazione non è completa finché non lo hanno fatto tutti. Il link resta attivo fino a 7 giorni dopo la data di check-out; puoi rinviarglielo oppure completare tu stesso ciò che manca da «Inserisci manualmente».
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