Kalender synchronisieren (iCal)

Öffnen Sie die Unterkunft, deren Kalender Sie importieren möchten, und klicken Sie in ihrer Seitenleiste auf den Reiter „Kalendersynchronisierung“.

Haben Sie noch keinen Kalender verbunden, klicken Sie auf „Kalender-Feed hinzufügen“. Gibt es schon einen, sitzt die Schaltfläche oben rechts und heißt „+ Weiteren Feed hinzufügen“ — Sie können mehrere Kalender mit derselben Unterkunft verbinden, etwa einen je Plattform oder einen je Zimmer.

Wählen Sie unter „Von welcher Plattform stammt dieser Feed?“ Airbnb, Booking.com, Vrbo oder Andere. Die Wahl zählt: Sie entscheidet, wie BookCheckin mit dem umgeht, was über diesen Kalender hereinkommt (Schritt 4 erklärt es).

Klappen Sie „Wo finde ich das?“ auf, um zu sehen, wo die URL bei jeder Plattform steht. Bei Airbnb: Kalender → das Einstellungssymbol (Verfügbarkeit) → Kalender synchronisieren → Kalender exportieren. Bei Booking.com: Extranet → Preise & Verfügbarkeit → Kalender synchronisieren → Kalender exportieren — dort gibt es eine URL je Zimmer oder Einheit, kopieren Sie also die der Einheit, die Sie gerade einrichten. Bei Vrbo: Kalender → Kalender importieren/exportieren → Exportieren. Bei jeder anderen Plattform suchen Sie in deren Kalendereinstellungen nach „Kalender exportieren“, „Kalender synchronisieren“ oder „iCal“.

Fügen Sie den vollständigen Link in „Kalender-Export-URL“ ein. Schreiben Sie in „Bezeichnung (optional)“ etwas, woran Sie ihn später wiedererkennen — etwa „Zimmer 2 – Airbnb“; das ist nur für Sie und ändert nichts an dem, was importiert wird. Klicken Sie dann auf „Feed hinzufügen“.

BookCheckin prüft den Kalender im selben Moment, Sie müssen also nicht warten, um zu erfahren, ob die URL stimmt: Neben dem Feed sehen Sie „Verbunden“, „Noch nicht synchronisiert“ oder „Synchronisierungsfehler“, dazu den Zeitpunkt der letzten Prüfung.

Später können Sie „URL ersetzen“ nutzen, wenn die Plattform Ihnen einen neuen Link gibt, oder „Entfernen“, um aus diesem Kalender nichts mehr zu importieren. Einen Feed zu entfernen rührt weder die bereits erstellten Check-in-Links noch die schon übermittelten Gastdaten an.

Das hängt von der Plattform ab. Bei Airbnb und Vrbo erstellt jede neue Reservierung im Kalender ihren Check-in-Link auf der Stelle — sie kommt jedoch ohne bestätigte Gästezahl an, weil kein Kalender diese Zahl mitschickt. Solange Sie sie nicht angeben, lässt sich diese Reservierung nicht an das Ministerium melden: Sie finden sie im bernsteinfarbenen Hinweis auf Ihrem Dashboard oder über den Filter „Aktion erforderlich (iCal)“ in Ihren Reservierungen. Termine, die Sie selbst blockiert haben, zählen nicht: Markiert der Kalender sie selbst als Blockierung (etwa „Airbnb (Not available)“), erkennt BookCheckin das und erstellt keinen Link.

Bei Booking.com und bei „Andere“ entsteht nichts von allein. Diese Kalender exportieren eine echte Buchung und eine von Ihnen gesetzte Blockierung auf dieselbe Weise und mit demselben nichtssagenden Text (typischerweise „CLOSED - Not available“), weshalb BookCheckin Sie Eintrag für Eintrag fragt, bevor es etwas anlegt.

Sobald Einträge auf Ihre Antwort warten, erscheint auf Ihrem Dashboard die Benachrichtigung „Zu bestätigende Buchungen“ mit der Zahl der offenen Einträge. Klicken Sie darauf, um die vollständige Liste zu öffnen.

Haben Sie zusätzlich bereits angelegte Reservierungen, bei denen die Gästezahl fehlt, steht darüber ein eigener bernsteinfarbener Hinweis — das sind zwei verschiedene Fragen: die eine lautet „ist das eine Buchung?“, die andere „wie viele Personen übernachten?“. Auch dieser Hinweis ist anklickbar: Er führt Sie direkt zu diesen Reservierungen, bereits nach „Aktion erforderlich (iCal)“ gefiltert.

Unter „Zu bestätigende Kalenderbuchungen“ — sortiert nach der nächstgelegenen Anreise — zeigt jede Zeile die Unterkunft, die Plattform, die Bezeichnung des Feeds, aus dem sie stammt („Zimmer 2 – Booking.com“, falls Sie eine vergeben haben), die Daten samt Zahl der Nächte, den Tag, an dem der Eintrag in Ihrem Kalender auftauchte, und den Text genau so, wie die Plattform ihn schickt. Damit entscheiden Sie, ob es ein Gast ist oder eine Blockierung von Ihnen.

Wenn es mehr zu berichten gibt, zeigt die Zeile „Was wissen wir sonst noch?“: Öffnen Sie es, und Sie sehen, ob eine andere Ihrer Reservierungen dieselben Nächte bereits belegt, ob sich die Daten seit dem Auftauchen des Eintrags geändert haben oder ob er im Kalender nicht mehr erscheint. Fehlt dieser Link, gibt es nichts weiter zu zeigen.

Klicken Sie auf „Gästezahl jetzt angeben (optional)“ und tragen Sie ein, wie viele Personen übernachten, ist die Buchung ohne weiteren Schritt bereit zur Meldung an das Ministerium. Wissen Sie es noch nicht, klicken Sie auf „Weiß ich noch nicht“ und lassen sie offen: Sie können es später in der Reservierung selbst nachtragen.

„Buchung bestätigen“ erstellt den Check-in-Link für diesen Aufenthalt und führt Sie zu einer Karte, auf der Sie ihn abschließen: Dort geben Sie an, wie viele Gäste übernachten, und die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse des Gastes (eines von beidem genügt). Damit ist die Buchung bereit zur Meldung an das Ministerium, und der Gast kann seinen Link bekommen. Möchten Sie es lieber später erledigen, klicken Sie auf „Jetzt nicht — Reservierung öffnen“: Es wird nichts gespeichert, und die Reservierung selbst erinnert Sie weiterhin daran.

Ist der Eintrag eine Blockierung, die Sie selbst gesetzt haben — Wartung, Eigennutzung, gesperrte Termine —, klicken Sie auf „Das ist eine Blockierung, keine Buchung“. BookCheckin verwirft ihn und fragt Sie nicht wieder danach.