Inscription à SES Hospedajes étape par étape : le guide complet 2026

En bref

L’inscription à SES Hospedajes est gratuite et s’effectue sur le site officiel (hospedajes.ses.mir.es) en vous identifiant avec un certificat numérique, le DNI électronique ou Cl@ve. Vous enregistrez d’abord l’entreprise ou la personne titulaire (le bailleur), puis chaque établissement — qui génère son propre nom d’utilisateur et son mot de passe d’envoi — et enfin vous envoyez une fiche par séjour dans un délai maximum de 24 heures après le check-in.

En Catalogne et au Pays basque, la fiche ne va pas à SES Hospedajes mais aux systèmes des Mossos d’Esquadra et de l’Ertzaintza. L’inscription et l’envoi sur le site sont gratuits : le coût, le cas échéant, provient de l’outil que vous utilisez pour automatiser la collecte des données.

Qu’est-ce que SES Hospedajes et qui doit s’inscrire

SES Hospedajes est la plateforme du ministère espagnol de l’Intérieur par laquelle les hébergements touristiques communiquent les données de leurs clients aux forces de sécurité de l’État. En 2024, elle a remplacé Webpol (Police nationale) et Hospederías (Guardia Civil), et c’est la voie obligatoire depuis la pleine application du décret royal 933/2021.

L’obligation s’applique à tous les établissements d’hébergement — hôtels, appartements touristiques, gîtes ruraux, auberges, campings — quelle que soit leur taille, ainsi qu’aux plateformes et aux entreprises de location de véhicules. Si vous hébergez des voyageurs contre rémunération, cela vous concerne dès le premier client.

S’inscrire correctement est la première étape, mais pas la seule : vous devrez ensuite envoyer une fiche pour chaque séjour dans les délais. Ce guide couvre tout le parcours, du premier écran du site officiel jusqu’au justificatif de votre envoi.

Avant de commencer : ce qu’il faut avoir sous la main

L’inscription coince presque toujours faute d’avoir préparé ses moyens d’identification. Réunissez ceci avant d’entrer sur le site officiel et vous vous épargnerez tout un après-midi d’allers-retours :

• ✓Un moyen d’identification électronique valide : certificat numérique de la FNMT (personne physique ou représentant de l’entreprise), DNI électronique ou Cl@ve. Sans lui, vous ne pourrez même pas accéder au formulaire d’inscription.
• ✓Les données fiscales du titulaire : NIF de l’entreprise ou de l’indépendant, raison sociale ou nom complet, et adresse fiscale.
• ✓Les données de chaque établissement que vous gérez : adresse complète, type d’hébergement et, si vous l’avez, votre numéro d’enregistrement touristique régional.
• ✓Une adresse e-mail et un numéro de téléphone opérationnels, car le système les utilise pour les notifications.

Étape 1 : accédez au site officiel et identifiez-vous

L’inscription se fait sur le site officiel de SES Hospedajes (hospedajes.ses.mir.es). Dès votre arrivée sur le site, le système vous demande de vous identifier avec votre certificat numérique, votre DNI électronique ou Cl@ve avant de vous montrer le moindre formulaire.

Si c’est la première fois, choisissez l’option d’enregistrement d’un nouvel utilisateur ou opérateur d’hébergement. Le système associe votre identité électronique au profil depuis lequel vous enverrez les fiches ; faites-le donc avec le certificat que vous comptez utiliser habituellement.

Étape 2 : enregistrez l’entreprise titulaire

Une fois que vous êtes identifié, le premier enregistrement est celui de l’entreprise ou de la personne titulaire de l’activité d’hébergement. Renseignez le NIF, la raison sociale ou le nom complet, l’adresse fiscale et les coordonnées.

Ce profil est la personne assujettie vis-à-vis de l’Administration. Même si vous gérez ensuite plusieurs établissements, ils dépendront tous de cette même entreprise titulaire. Vérifiez le NIF avec attention : un seul chiffre mal saisi ici bloque la suite du processus.

Étape 3 : enregistrez chaque établissement et obtenez les identifiants

Une fois l’entreprise enregistrée, inscrivez chacun de vos établissements : adresse, type d’hébergement et, le cas échéant, le numéro d’enregistrement touristique régional. Si vous gérez dix appartements, vous aurez dix établissements dépendant de la même entreprise.

Une fois l’enregistrement de chaque établissement terminé, le système génère les identifiants de communication (un nom d’utilisateur et un mot de passe spécifiques au service d’envoi). Ils sont la clé pour envoyer les fiches, aussi bien manuellement que depuis un système connecté. Conservez-les dans un gestionnaire de mots de passe : vous en aurez besoin à chaque envoi, et les régénérer est une démarche supplémentaire.

Un conseil qui évite bien des soucis : copiez ces identifiants sans espace avant ni après. Un espace invisible collé au nom d’utilisateur est l’une des causes les plus fréquentes d’erreur d’accès (401) lors de l’envoi de votre première fiche.

Étape 4 : recueillez les données obligatoires de chaque client

Une fois l’inscription terminée, vous pouvez envoyer des fiches. Mais il faut d’abord recueillir les données exigées par le décret royal 933/2021 pour chaque voyageur. Un nom et un numéro de document ne suffisent pas : la norme détaille précisément chaque champ.

• ✓Données d’identité : nom complet, sexe, date de naissance, nationalité, type et numéro de document (et, pour le DNI, le numéro de support).
• ✓Données de contact et de résidence : adresse habituelle, téléphone et e-mail.
• ✓Données du séjour : dates d’arrivée et de départ, nombre de voyageurs et référence de la réservation.
• ✓Données de paiement (moyen de paiement utilisé) et signature du voyageur attestant l’exactitude des informations.
• ✓Les données des mineurs, y compris ceux de moins de 14 ans, en indiquant leur lien de parenté avec l’adulte responsable.

Étape 5 : créez et envoyez la fiche en moins de 24 heures

Sur le site officiel, créez une nouvelle communication (la « fiche ») liée à l’établissement et au séjour. Saisissez les données de chaque voyageur ou téléversez un fichier par lot (XML) si vous les exportez depuis votre propre système. Lors de l’envoi, le système attribue un numéro de lot qui identifie cet envoi.

Le délai est strict : les données doivent être communiquées dans un maximum de 24 heures après le check-in ou le début du séjour. Une fiche envoyée en retard constitue déjà une infraction, même si elle finit par être acceptée.

Une exception importante : si votre hébergement se trouve en Catalogne ou au Pays basque, la communication ne se fait pas à SES Hospedajes, mais aux systèmes des Mossos d’Esquadra ou de l’Ertzaintza, respectivement, qui fonctionnent en dehors du registre national.

Étape 6 : vérifiez l’état du lot et conservez le justificatif

Envoyer n’est pas la même chose qu’être accepté. Après l’envoi, le lot reste à l’état « en attente » pendant que le système le traite, puis passe à « correct » (accepté) ou à un état avec des erreurs à corriger. Consultez l’état du lot et ne considérez pas la fiche comme validée avant d’avoir constaté l’acceptation.

Lorsque le lot apparaît comme correct, téléchargez et conservez le justificatif. C’est la preuve que vous avez respecté le délai si un jour vous faites l’objet d’une inspection. Si en revanche une erreur apparaît, vous devrez corriger le champ signalé et renvoyer la fiche ; la section suivante vous oriente vers le guide des erreurs.

Que faire si l’envoi échoue

Il est normal que les premiers envois soient rejetés : un code postal que le système ne reconnaît pas, un nom composé mal découpé, une nationalité avec un code pays incorrect. Chaque rejet indique le champ précis à corriger.

Ne restez pas bloqué : presque toutes les erreurs ont une solution rapide et connue. Nous avons rassemblé les messages les plus courants de SES Hospedajes, leur signification et comment les corriger dans notre guide des erreurs, dont le lien figure juste en dessous.

Comment l’automatiser avec BookCheckin et ne plus jamais toucher au site

Faire tout cela à la main à la réception est lent et laisse place à l’erreur : une donnée mal saisie ou une fiche oubliée un jour de forte affluence peuvent vous coûter une sanction.

BookCheckin recueille les données via un lien de check-in en ligne que le client complète avant son arrivée — en scannant son document avec l’appareil photo du mobile et en signant —, les valide et les envoie à SES Hospedajes dans les délais, automatiquement, en conservant le justificatif de chaque lot. Quand une fiche est rejetée, il identifie exactement le client et le champ à corriger et, dans de nombreux cas, réessaie tout seul.

Votre équipe n’a plus à se connecter au site officiel et la conformité ne dépend plus de la mémoire de quelqu’un. Vous pouvez commencer avec un seul logement, sans minimum.