Déclarations de voyageurs envoyées automatiquement — à chaque réservation
BookCheckin génère des déclarations de voyageurs conformes à la loi et les transmet à SES Hospedajes — la plateforme nationale du ministère de l’Intérieur — en quelques minutes après le check-in. Vous ne vous reconnectez plus jamais au portail SES Hospedajes ; en Catalogne et au Pays basque, BookCheckin prépare le fichier officiel et c’est vous qui le déposez.
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En bref
BookCheckin transforme chaque check-in terminé en une déclaration des voyageurs et la transmet automatiquement à SES Hospedajes — la plateforme nationale du ministère de l’Intérieur pour le territoire relevant de la Policía Nacional et de la Guardia Civil — en quelques secondes, largement dans le délai légal de 24 heures fixé par le Real Decreto 933/2021. Chaque envoi est conservé avec son accusé de réception du ministère comme preuve. La Catalogne déclare à son propre registre, celui des Mossos d’Esquadra, et BookCheckin le prend également en charge : renseignez l’identifiant d’établissement Mossos de l’hébergement dans son onglet Légal et confirmez-le, et les liens de check-in fonctionnent de bout en bout. BookCheckin génère ensuite le fichier V24 de vos voyageurs, que vous téléchargez et déposez vous-même sur registreviatgers.mossos.gencat.cat. BookCheckin ne se connecte jamais à ce portail et ne détient aucun identifiant des Mossos. BookCheckin prend en charge les hébergements du Pays basque : ajoutez dans l’onglet Légal du logement le code d’établissement que l’Ertzaintza vous a attribué et activez-le, et le lien de check-in, le scan du document et la signature fonctionnent de bout en bout. BookCheckin prépare ensuite le fichier au format XML du Registro Hostelero de l’Ertzaintza ; c’est vous qui le téléchargez et le déposez sur leur portail avec vos identifiants. BookCheckin ne se connecte jamais à ce portail et ne détient aucun identifiant de l’Ertzaintza.
Ce que fait l’Envoi automatique à la police
BookCheckin transforme chaque check-in terminé en déclaration des voyageurs et la transmet à SES Hospedajes automatiquement, correctement et dans les délais — puis gère la réponse de la plateforme, quelle qu’elle soit.
SES Hospedajes — système national
Pour les hébergements relevant de la Policía Nacional ou de la Guardia Civil (la majeure partie de l’Espagne), nous transmettons directement à la plateforme SES Hospedajes. Intégration complète avec l’API officielle — sans portail web, sans copier-coller.
Validation préalable selon les règles du SES
Chaque champ est vérifié par rapport à ce que SES Hospedajes accepte réellement — formats de document, numéros de support, codes postaux, dates — avant tout envoi. Les problèmes apparaissent pendant le check-in, pas sous forme de rejet plusieurs jours plus tard.
Une gestion des erreurs forgée au fil d’envois réels
SES Hospedajes rejette des déclarations pour des raisons parfois obscures. BookCheckin interprète les réponses de statut de la plateforme, réessaie et corrige automatiquement ce qu’il peut, et signale clairement tout ce qui nécessite votre intervention.
Corrigez ou annulez des déclarations déjà transmises
Vous avez transmis une déclaration avec une date ou un nombre de voyageurs erroné ? BookCheckin peut annuler (anular) le lot déposé auprès du ministère, recueillir les données corrigées, et le retransmettre — sans courrier, sans appel téléphonique, sans fouiller dans le portail.
Catalogne et Pays basque — fichiers Mossos et Ertzaintza prêts à déposer
Renseignez l’identifiant d’établissement Mossos de l’hébergement dans son onglet Légal et confirmez-le — une étape unique, comme l’ajout de vos identifiants SES dans le reste de l’Espagne. Les liens de check-in fonctionnent alors de bout en bout, et BookCheckin génère le fichier V24 de vos voyageurs ; vous le téléchargez et le déposez vous-même sur registreviatgers.mossos.gencat.cat. Au Pays basque, une fois le code d’établissement que l’Ertzaintza vous a attribué ajouté et activé sur le logement, BookCheckin prépare le fichier au format XML du Registro Hostelero de l’Ertzaintza et c’est vous qui le déposez sur leur portail.
Italie — Alloggiati Web, transmis avec vos propres identifiants
Là où l’hébergement a activé l’envoi italien, BookCheckin transmet lui-même la déclaration à Alloggiati Web, le portail de la Polizia di Stato, en se connectant avec l’identifiant, le mot de passe et la WS Key que votre Questura vous a délivrés et que vous enregistrez, chiffrés, dans BookCheckin. C’est l’inverse des voies Mossos et Ertzaintza : c’est BookCheckin qui envoie, pas vous. Le délai est de 24 heures à compter de l’arrivée, ou de 6 heures pour un séjour de 24 heures ou moins. Une fois transmise, une déclaration ne peut être ni annulée ni corrigée depuis BookCheckin : seule votre Questura peut agir dessus. L’obligation reste la vôtre : l’établissement doit déjà être enregistré sur Alloggiati Web auprès de sa Questura, et BookCheckin peut vérifier que vos identifiants permettent la connexion, pas que l’enregistrement est en règle.
Accusés de réception et journal d’audit complet
Chaque envoi génère un accusé de réception horodaté, stocké sur votre tableau de bord. En cas d’inspection, vous pouvez produire instantanément l’historique complet des envois pour n’importe quelle réservation.
L’obligation légale que vous ne pouvez pas ignorer
L’Espagne oblige les hébergements touristiques à enregistrer les données des voyageurs auprès de la police depuis l’Orden INT/1922/2003. Le cadre actuel — mis à jour par le Real Decreto 933/2021 — a considérablement durci les exigences, en ajoutant davantage de champs de données et des délais plus stricts.
Sont concernés tous les hébergements accueillant des voyageurs payants : hôtels, auberges, appartements, gîtes ruraux, campings, et même les chambres individuelles louées via des plateformes. Il n’existe aucune exemption pour les petits exploitants.
L’envoi doit être effectué dans les 24 heures suivant le check-in. Un envoi manquant — même pour une seule réservation — constitue une infraction. Les amendes prévues par la Ley Orgánica 4/2015 vont de 600 € (infractions mineures) à 30 000 € pour les cas graves, avec une possible suspension de la licence touristique en cas de récidive.
L’envoi manuel implique de se connecter à un portail web du gouvernement, de remplir un formulaire à multiples champs pour chaque voyageur, de l’envoyer et de conserver la confirmation. Pour un hébergement avec 100 réservations par an, cela représente une semaine de travail administratif complète — chaque année.
Pas encore inscrit à SES Hospedajes ? Commencez par notre guide d’inscription étape par étape.
Comment fonctionne l’envoi automatique
Le voyageur termine le Check-in en ligne
Toutes les données requises — nom, informations du document, nationalité, date de naissance, adresse — sont recueillies via le formulaire d’enregistrement numérique.
Les données sont validées
BookCheckin valide tous les champs quant à leur exhaustivité et leur format. Les documents sont vérifiés pour détecter les dates d’expiration. Tout problème est signalé avant l’envoi — jamais après.
La déclaration est construite selon les spécifications du SES
Le système assemble la déclaration des voyageurs dans la structure exacte et les formats de champs attendus par SES Hospedajes — numéros de support, types de document et données de réservation inclus.
La déclaration est transmise via l’API
La déclaration des voyageurs est transmise électroniquement à l’API officielle de SES Hospedajes. Sans intervention humaine, sans connexion au portail, sans saisie manuelle.
La confirmation est archivée
L’accusé de réception officiel est archivé avec la fiche de réservation sur votre tableau de bord. Consultable, téléchargeable et disponible immédiatement en cas d’inspection.
Ce que vous y gagnez
Gagnez jusqu’à 10 heures par an et par hébergement
L’envoi manuel via le portail prend 5 à 10 minutes par réservation. Pour 100 réservations par an, cela représente près de deux journées de travail complètes que vous ne perdrez plus jamais.
La conformité prise en charge pour vous
Chaque envoi est effectué dans les délais et dans le format exact attendu par SES Hospedajes, avec l’accusé de réception conservé comme preuve — automatiquement, à chaque réservation.
Des registres prêts pour l’audit, instantanément
Tous les accusés de réception sont archivés et consultables. Si la Policía Nacional se présente pour une inspection, vous pouvez sortir tous les registres des trois dernières années en quelques secondes.
Fonctionne pour les portefeuilles multi-hébergements
Regroupez des hébergements de Madrid, Séville et Valence dans un même compte. Chacun transmet ses déclarations à SES Hospedajes automatiquement, sans configuration par réservation.
Questions fréquentes
À quels systèmes de police espagnols BookCheckin transmet-il les données ?+
BookCheckin transmet à SES Hospedajes, la plateforme nationale du ministère de l’Intérieur couvrant le territoire de la Policía Nacional et de la Guardia Civil (la majeure partie de l’Espagne). La Catalogne dispose de son propre registre, celui des Mossos d’Esquadra, et BookCheckin le couvre également : une fois l’identifiant d’établissement Mossos de l’hébergement renseigné et confirmé, le check-in fonctionne normalement et BookCheckin prépare le fichier V24 de vos voyageurs, que vous déposez vous-même sur registreviatgers.mossos.gencat.cat. BookCheckin prépare le fichier officiel et le téléversement sur le portail des Mossos est une étape qui vous revient. BookCheckin prend en charge les hébergements du Pays basque : ajoutez dans l’onglet Légal du logement le code d’établissement que l’Ertzaintza vous a attribué et activez-le, et le lien de check-in, le scan du document et la signature fonctionnent de bout en bout. BookCheckin prépare ensuite le fichier au format XML du Registro Hostelero de l’Ertzaintza ; c’est vous qui le téléchargez et le déposez sur leur portail avec vos identifiants. BookCheckin ne se connecte jamais au portail de l’Ertzaintza, n’envoie rien en votre nom et ne conserve aucun identifiant.
En combien de temps la déclaration des voyageurs est-elle transmise ?+
En quelques secondes après que le voyageur a terminé son check-in en ligne. Le Real Decreto 933/2021 autorise un délai allant jusqu’à 24 heures après l’arrivée ; BookCheckin élimine entièrement ce risque en transmettant immédiatement.
Et si je gère des hébergements dans plusieurs régions espagnoles ?+
Vous ajoutez chaque hébergement une seule fois. Les hébergements situés en territoire SES Hospedajes (la majeure partie de l’Espagne) fonctionnent de bout en bout — liens de check-in, collecte des données et transmission automatique. Les hébergements catalans aussi, avec une étape unique supplémentaire : renseignez l’identifiant d’établissement Mossos dans l’onglet Légal de l’hébergement et confirmez-le. Les liens de check-in fonctionnent ensuite comme partout ailleurs, et BookCheckin prépare le fichier V24 de vos voyageurs, que vous déposez vous-même sur registreviatgers.mossos.gencat.cat. Au Pays basque, une fois le code d’établissement que l’Ertzaintza vous a attribué ajouté et activé sur le logement, BookCheckin prépare le fichier au format XML du Registro Hostelero de l’Ertzaintza et c’est vous qui le déposez sur leur portail. BookCheckin ne se connecte jamais au portail de l’Ertzaintza, n’envoie rien en votre nom et ne conserve aucun identifiant.
Quelle preuve ai-je qu’une déclaration a bien été transmise ?+
Chaque envoi génère un accusé de réception horodaté, conservé avec la réservation. Lors d’une inspection de la Policía Nacional ou de la Guardia Civil, vous pouvez sortir l’historique complet des envois pour n’importe quelle réservation en quelques secondes.
Quelles sont les sanctions en cas de non-transmission de la déclaration des voyageurs ?+
En vertu de la Ley Orgánica 4/2015 de Protección de la Seguridad Ciudadana, les infractions vont de 600 € pour les manquements mineurs jusqu’à 30 000 € pour les cas graves, avec une possible suspension de la licence touristique en cas de récidive.
Dois-je valider les données du voyageur avant l’envoi ?+
Non. BookCheckin valide chaque champ obligatoire — nom, numéro de document, nationalité, dates, adresse — avant l’envoi. Si quelque chose manque ou est mal formé, il est demandé au voyageur de le corriger pendant le check-in, jamais après.
Dois-je être inscrit à SES Hospedajes avant de pouvoir utiliser cette fonction ?+
Oui — l’inscription à SES Hospedajes (l’entité, chaque établissement et les identifiants du service web) est une démarche ponctuelle que vous effectuez directement auprès du ministère de l’Intérieur, indépendamment de BookCheckin. Une fois vos codes et identifiants obtenus, ajoutez-les à l’hébergement et BookCheckin prend en charge l’envoi quotidien.
Ne vous reconnectez plus jamais au portail SES Hospedajes
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