Comment automatiser l’envoi à SES Hospedajes ?
Ce qu’il faut pour que la fiche de voyageurs arrive toute seule à SES Hospedajes en 24 heures, sans se connecter au portail pour chaque voyageur, et comment BookCheckin s’y prend.
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En bref
Pour automatiser l’envoi à SES Hospedajes, il faut un logiciel connecté à son service web, qui envoie chaque fiche de voyageurs sans ouvrir le portail. Avec BookCheckin, vous enregistrez une fois vos identifiants du service web et vos codes de bailleur et d’établissement, et la fiche part toute seule quand tous les voyageurs de la réservation ont terminé le check-in.
| Information | SES Hospedajes |
|---|---|
| Ce que c’est | Plateforme du ministère de l’Intérieur pour le registre des voyageurs |
| Où elle s’applique | Toute l’Espagne sauf la Catalogne (Mossos d’Esquadra) et le Pays basque (Ertzaintza) |
| Délai | 24 heures à compter de l’arrivée du voyageur |
| Modes d’envoi | Formulaire sur le portail, fichier XML par lots ou service web |
| Justificatif | Un code de lot (código de lote) par envoi accepté |
| Correction | Un envoi ne se modifie pas : on l’annule et on le renvoie |
| Texte de référence | Décret royal 933/2021 |
Qu’est-ce que SES Hospedajes et quel est le délai ?
SES Hospedajes est la plateforme du ministère de l’Intérieur sur laquelle les hébergements de toute l’Espagne, sauf la Catalogne et le Pays basque, communiquent les données de leurs voyageurs dans un délai de 24 heures à compter de leur arrivée (décret royal 933/2021).
Quelles sont les façons d’envoyer la fiche à SES Hospedajes ?
- ✓Le formulaire du portail : vous saisissez à la main les données de chaque voyageur
- ✓Le dépôt d’un fichier XML par lots : vous téléversez un fichier avec les données d’une ou de plusieurs communications
- ✓Le service web (SOAP) : un logiciel connecté envoie les fiches à votre place
Seul le service web permet à l’envoi de partir tout seul. C’est la voie sur laquelle fonctionnent les logiciels de check-in comme BookCheckin.
Ressources associées
- SES Hospedajes : formulaire manuel, envoi par lot (XML) et service web— Les trois voies d’envoi et celle qui convient à votre volume
Que faut-il pour l’automatiser ?
- ✓L’inscription de votre établissement à SES Hospedajes
- ✓L’identifiant et le mot de passe du service web (« Servicio de comunicación » → « Credenciales »)
- ✓Le code du bailleur (código de arrendador) et le code de l’établissement (código de establecimiento), dans « Mis datos »
- ✓La case « Envío de comunicaciones por servicio web » cochée
Ressources associées
- Ce qu’est SES Hospedajes— Qui est soumis à l’obligation, quelles données demande le ministère et le délai de 24 heures
- Accès et identifiants de SES Hospedajes— Où voir vos codes et les identifiants du service web
Comment l’automatiser avec BookCheckin ? Pas à pas
1Inscrivez-vous à SES Hospedajes
L’inscription de l’établissement est une démarche que vous faites auprès du ministère ; BookCheckin ne peut pas la faire à votre place.
2Enregistrez vos données dans l’hébergement
Dans l’onglet Légal de l’hébergement, vous collez l’identifiant et le mot de passe du service web, le code du bailleur et le code de l’établissement. Les identifiants sont stockés chiffrés.
3Cliquez sur « Tester la connexion »
Elle vérifie que l’identifiant et le mot de passe fonctionnent auprès du ministère. C’est une condition avant de pouvoir créer des liens de check-in.
4Envoyez le lien de check-in
Vous le créez à la main ou vous le synchronisez depuis votre PMS ou le calendrier iCal, et le voyageur le reçoit par e-mail ou WhatsApp.
5Le voyageur renseigne ses données
Depuis son téléphone, il scanne sa carte d’identité, son NIE ou son passeport, vérifie ses données et signe.
6La fiche part toute seule
Quand tous les voyageurs de la réservation ont terminé, BookCheckin envoie la fiche à SES Hospedajes et conserve le code de lot. Si vous préférez la relire avant, vous pouvez désactiver l’envoi automatique dans l’hébergement.
7Si SES la rejette
Le tableau de bord affiche le texte exact renvoyé par le ministère, à côté du voyageur concerné, pour que vous corrigiez la donnée et renvoyiez la fiche.
Ressources associées
- Quand un envoi à SES échoue— Comment lire le rejet du ministère et renvoyer dans les délais
- Messages d’erreur de SES : ce qu’ils signifient et quoi faire— Ce que signifie chaque rejet et comment le corriger
Et si l’hébergement est en Catalogne ou au Pays basque ?
En Catalogne et au Pays basque, le registre des voyageurs n’est pas communiqué à SES Hospedajes mais à la police de la région.
Catalogne et Pays basque : BookCheckin gère le check-in et prépare le fichier officiel ; vous le déposez sur le portail des Mossos d’Esquadra ou de l’Ertzaintza.
Ressources associées
- Enregistrement des voyageurs en Catalogne— Ce que couvre BookCheckin en Catalogne et ce que l’hôte continue de faire
- Enregistrement des voyageurs au Pays basque— Ce que couvre BookCheckin au Pays basque et ce que l’hôte continue de faire
Combien coûte l’automatisation de l’envoi avec BookCheckin ?
L’envoi automatique à SES Hospedajes est inclus dans toutes les formules, dès 3 € par logement et par mois, sans minimum de logements. Créer un compte est gratuit et sans carte. Vos 90 jours gratuits démarrent quand vous choisissez une formule et ajoutez votre carte.
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