Le libro registro de viajeros : du livre papier au registre informatique

Qu’était le libro registro de viajeros ?

Le libro registro de viajeros (le registre des voyageurs) était, littéralement, un livre. L’Orden INT/1922/2003 le décrivait comme l’ensemble des partes de entrada (fiches d’entrée) déjà remplies et signées : une fois le formulaire rempli et signé, il « quedará en el establecimiento a efectos de confección de un libro-registro en formato impreso o digital », c’est-à-dire qu’il reste dans l’établissement pour former un registre, imprimé ou numérique. Les livres papier étaient classés de façon consécutive, avec un minimum de 100 feuilles et un maximum de 500.

Ce livre n’était envoyé nulle part : il restait dans l’hébergement, à la disposition des forces de sécurité (Fuerzas y Cuerpos de Seguridad), qui pouvaient demander à le consulter à tout moment. Ce qui sortait en revanche de l’établissement, c’était l’information des hojas-registro, qu’il fallait communiquer au commissariat de police (comisaría de Policía) ou, à défaut, au poste de la Guardia Civil dans les vingt-quatre heures suivant le début du séjour de chaque voyageur.

• ✓Les partes de entrada suivaient le modèle de l’annexe de l’arrêté et étaient établis par l’établissement lui-même.
• ✓Ils pouvaient être remplis à la main ou par ordinateur, mais le voyageur devait les signer « de manera inexcusable » (sans exception), sur papier ou sur support numérique.
• ✓Les libros-registro étaient conservés trois ans à compter de la dernière feuille qui les composait, ou de la date d’enregistrement lorsqu’ils étaient conservés par des moyens numériques.
• ✓Il y avait quatre voies de communication : remise en main propre ou envoi postal au service de police, télécopie, supports magnétiques et transmission de fichiers par internet.
• ✓Communiquer l’information n’exemptait pas de « la obligación de cumplimentar el parte, de su firma por el alojado y de la confección del libro-registro correspondiente » (l’obligation de remplir la fiche, de la faire signer par l’hébergé et d’établir le libro-registro correspondant).

Que doit faire aujourd’hui un hébergement ?

Il convient de distinguer trois obligations que l’on confond sans cesse : communiquer qui vous êtes avant de commencer, enregistrer les données de chaque séjour et communiquer ces données dans les délais.

• ✓Avant de démarrer l’activité, communiquer les données du bailleur et de l’établissement (points 1 et 2 de l’annexe I). Si l’une d’elles change, il faut la communiquer à nouveau (art. 6.1 et 6.2).
• ✓Recueillir auprès de chaque voyageur les données du point 3 de l’annexe I et la fiche d’entrée (parte de entrada), que signe toute personne de plus de quatorze ans ; pour les moins de quatorze ans, les données sont fournies par l’adulte qui les accompagne (art. 4.2).
• ✓Tenir le registre informatique avec ces données et celles de la transaction, et le conserver trois ans (art. 5.1 et 5.3).
• ✓Transmettre les données des voyageurs et de la transaction immédiatement et au plus tard dans les 24 heures, par voie télématique (art. 6.3 et 6.4). Dans la plus grande partie de l’Espagne, cet envoi se fait auprès de SES Hospedajes.
• ✓Les hébergements exercés de manière non professionnelle sont exemptés des obligations d’enregistrement et de conservation de l’article 5, mais pas de celles de communication, et peuvent communiquer par des moyens non télématiques (art. 5.4 et 6.4).

Un Excel est-il valable comme libro registro de viajeros ?

Le RD 933/2021 exige un registre informatique avec les données de l’annexe I et ne nomme aucun programme ni aucun format de fichier concret ; son article 5.2 renvoie à « los términos que se determinen » (les termes qui seront déterminés). L’Orden INT/1922/2003, en vigueur dans la mesure où elle ne contredit pas le décret royal, pose bien deux conditions au libro-registro en format numérique : qu’il soit compatible avec les moyens électroniques des forces de sécurité (Fuerzas y Cuerpos de Seguridad) et qu’il permette « un tratamiento seguro a fin de garantizar la fiabilidad de los datos » (un traitement sûr garantissant la fiabilité des données).

Cela posé, un tableur n’est ni interdit ni expressément admis. Ce qui est sûr, c’est ce qu’un Excel ne fait pas : il ne communique rien. Enregistrer (art. 5) et communiquer (art. 6) sont deux obligations distinctes, et l’arrêté de 2003 le disait déjà dans l’autre sens — utiliser l’un quelconque des systèmes de communication n’exemptait pas d’établir le libro-registro. Aujourd’hui la phrase se lit à l’envers : tenir le tableur ne remplace pas l’envoi télématique.

Et il y a une troisième considération, qui relève non de la sécurité citoyenne mais de la protection des données : cette feuille contient des numéros de pièce d’identité, des dates de naissance et des adresses. L’endroit où le fichier est conservé et les personnes qui peuvent l’ouvrir constituent une décision à part entière.

• ✓Si vous cherchiez un « formato de registro de huéspedes » (un format de registre des clients), ce qui manque le plus souvent n’est pas la feuille mais les champs : l’inventaire complet figure à l’annexe I du RD 933/2021.
• ✓Depuis le tableau de bord de BookCheckin, vous pouvez exporter le registre complet en CSV ou en Excel et télécharger en PDF la fiche de chaque séjour.