El libro registro de viajeros: del libro de papel al registro informático
El Real Decreto 933/2021 cambió la forma de registrar a los huéspedes en España: el libro-registro que describía la Orden INT/1922/2003 dio paso a un registro informático y a una comunicación telemática en 24 horas. Te contamos qué sigue vigente, qué no, y qué hacer hoy.
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La obligación de registrar a los viajeros sigue existiendo, pero ya no toma la forma de un libro. El Real Decreto 933/2021 exige llevar un «registro informático» con los datos del anexo I y conservarlo tres años (arts. 5.1 y 5.3), y traslada la comunicación a un envío telemático de como máximo 24 horas (art. 6.3 y 6.4) que, en la mayor parte de España, se hace a SES Hospedajes. La Orden INT/1922/2003, la norma de los libros-registro y las hojas-registro, no está derogada de forma expresa: su disposición derogatoria única mantiene esa orden vigente «en lo que no contravenga» el real decreto y mientras no se dicten sus normas de desarrollo.
¿Qué era el libro registro de viajeros?
El libro registro de viajeros era, literalmente, un libro. La Orden INT/1922/2003 lo describía como el conjunto de los partes de entrada ya cumplimentados y firmados: una vez rellenado y firmado el impreso, este «quedará en el establecimiento a efectos de confección de un libro-registro en formato impreso o digital». Los libros en papel se ordenaban de forma correlativa, con un mínimo de 100 hojas y un máximo de 500.
Ese libro no se enviaba a ninguna parte: se quedaba en el alojamiento, a disposición de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad, que podían pedir verlo en cualquier momento. Lo que sí salía del establecimiento era la información de las hojas-registro, que había que comunicar a la comisaría de Policía o, en su defecto, al puesto de la Guardia Civil dentro de las veinticuatro horas siguientes al comienzo del alojamiento de cada viajero.
- ✓Los partes de entrada se ajustaban al modelo del anexo de la orden y los generaba el propio establecimiento.
- ✓Podían cumplimentarse a mano o por ordenador, pero el viajero tenía que firmarlos «de manera inexcusable», en papel o en soporte digital.
- ✓Los libros-registro se conservaban tres años desde la última hoja que los integraba, o desde la fecha de grabación cuando se guardaban por medios digitales.
- ✓Había cuatro vías de comunicación: entrega o correo a la dependencia policial, fax, soportes magnéticos y transmisión de ficheros por internet.
- ✓Comunicar la información no eximía «de la obligación de cumplimentar el parte, de su firma por el alojado y de la confección del libro-registro correspondiente».
Fuentes oficiales
- BOE-A-2003-13865 — Orden INT/1922/2003, de 3 de julio— Texto consolidado: libros-registro y partes de entrada de viajeros
¿Sigue existiendo el libro registro después del RD 933/2021?
La obligación sigue; el libro, no. El Real Decreto 933/2021 no menciona ningún «libro»: su artículo 5.1 obliga a los sujetos obligados a llevar un registro informático con los datos de los anexos I y II, y su artículo 5.3 fija que esos datos se conserven tres años a contar desde la finalización del servicio contratado.
La Orden INT/1922/2003 tampoco fue derogada de forma expresa. La disposición derogatoria única del real decreto dice que, «en tanto no se produzca el desarrollo de este real decreto», esa orden «mantendrá su vigencia en lo que no contravenga su contenido», y la disposición transitoria única repite la idea para el resto de normas afectadas. El propio texto consolidado de la orden en el BOE lleva esa advertencia desde el 27 de octubre de 2021.
Dicho de otro modo: registrar no ha dejado de ser obligatorio, se ha informatizado. Lo que ha quedado atrás es el libro de papel como forma normal de cumplirlo —la propia orden ya admitía el formato digital tras su reforma de 2021— y, sobre todo, el circuito de llevar la información a la comisaría.
| Orden INT/1922/2003 | RD 933/2021 | |
|---|---|---|
| Cómo se llama | Libro-registro, formado por hojas-registro | Registro informático (art. 5.1) |
| Soporte | Impreso o digital (apartado segundo.3) | Informático (art. 5.1) |
| Firma del viajero | Inexcusable, en papel o en soporte digital | Parte de entrada firmado por toda persona mayor de catorce años (art. 4.2) |
| A quién se comunica | Comisaría de Policía o puesto de la Guardia Civil | Autoridades competentes, por procedimientos telemáticos (art. 6.4) |
| Cuándo se comunica | Dentro de las 24 horas siguientes al comienzo del alojamiento | De manera inmediata y como máximo en 24 horas, al formalizar o anular la reserva o el contrato y al inicio de los servicios (art. 6.3) |
| Cuánto se conserva | Tres años desde la última hoja o desde la grabación | Tres años desde la finalización del servicio contratado (art. 5.3) |
La orden de 2003 no está derogada de forma expresa: mantiene su vigencia en lo que no contravenga el real decreto y mientras no se dicten sus normas de desarrollo.
Fuentes oficiales
- BOE-A-2021-17461 — Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre— Texto consolidado: artículos 4 a 8 y disposición derogatoria única
¿Qué tiene que hacer hoy un alojamiento?
Conviene separar tres obligaciones que se confunden constantemente entre sí: comunicar quién eres antes de empezar, registrar los datos de cada estancia y comunicar esos datos en plazo.
- ✓Antes de iniciar la actividad, comunicar los datos del arrendador y del establecimiento (incisos 1 y 2 del anexo I). Si cambia cualquiera de ellos, hay que volver a comunicarlo (art. 6.1 y 6.2).
- ✓Recoger de cada viajero los datos del inciso 3 del anexo I y el parte de entrada, que firma toda persona mayor de catorce años; de los menores de catorce años los datos los aporta el adulto que los acompaña (art. 4.2).
- ✓Llevar el registro informático con esos datos y con los de la transacción, y conservarlo tres años (arts. 5.1 y 5.3).
- ✓Transmitir los datos de los viajeros y de la transacción de manera inmediata y como máximo en 24 horas, por vía telemática (art. 6.3 y 6.4). En la mayor parte de España ese envío se hace a SES Hospedajes.
- ✓Los alojamientos que ejercen la actividad de manera no profesional quedan exceptuados de las obligaciones de registro y conservación del artículo 5, pero no de las de comunicación, y pueden comunicar por medios no telemáticos (arts. 5.4 y 6.4).
Fuentes oficiales
- hospedajes.ses.mir.es— Portal oficial SES Hospedajes (Ministerio del Interior)
Libro registro, hoja de registro, parte de entrada, parte de viajeros: ¿es todo lo mismo?
Son cuatro nombres para tres cosas distintas, y la confusión viene de que las normas han ido cambiando de vocabulario sin que el sector cambiara de costumbres.
| Término | Qué es | De dónde sale el nombre |
|---|---|---|
| Parte de entrada | El documento con los datos de un viajero, que este firma si es mayor de catorce años | Es el término del RD 933/2021 (art. 4) y encabeza el modelo del anexo de la Orden INT/1922/2003 |
| Hoja-registro (u «hoja de registro») | Ese mismo documento una vez cumplimentado | El anexo de la orden de 2003 titula su modelo «parte de entrada de viajeros — hoja-registro», y su apartado tercero habla de comunicar «la información contenida en las hojas-registro» |
| Libro registro de viajeros | El conjunto ordenado de esas hojas, impreso o digital, que se queda en el alojamiento | Apartado segundo de la orden de 2003; el RD 933/2021 lo sustituye por el «registro informático» del art. 5.1 |
| Parte de viajeros | El nombre corriente de la comunicación de los datos del viajero a las autoridades | Es como se conoce en el sector; en la interfaz técnica del Ministerio ese tipo de comunicación se identifica como «PV» |
Ninguna de las dos normas escribe «hoja de registro» tal cual: el texto legal dice «hoja-registro», con guion. Y las «hojas de servicios» del artículo 4 del RD 933/2021 no son de hospedaje, sino de alquiler de vehículos.
Recursos relacionados
- Qué es el parte de viajeros y cómo se hace— La guía de la comunicación en sí, paso a paso
- El Real Decreto 933/2021 explicado— A quién afecta, qué obligaciones impone y qué sanciones prevé
¿Vale un Excel como libro registro de viajeros?
El RD 933/2021 exige un registro informático con los datos del anexo I y no nombra ningún programa ni ningún formato de archivo concreto; su artículo 5.2 remite a «los términos que se determinen». La Orden INT/1922/2003, vigente en lo que no contravenga el real decreto, sí pone dos condiciones al libro-registro en formato digital: que sea compatible con los medios electrónicos de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad y que permita «un tratamiento seguro a fin de garantizar la fiabilidad de los datos».
Con eso sobre la mesa, una hoja de cálculo no está prohibida ni está expresamente admitida. Lo que sí es seguro es lo que un Excel no hace: no comunica nada. Registrar (art. 5) y comunicar (art. 6) son dos obligaciones distintas, y la orden de 2003 ya lo decía en la dirección contraria —usar cualquiera de los sistemas de comunicación no eximía de confeccionar el libro-registro—. Hoy la frase se lee al revés: llevar la hoja de cálculo no sustituye al envío telemático.
Y hay una tercera consideración, que no es de seguridad ciudadana sino de protección de datos: en esa hoja hay números de documento de identidad, fechas de nacimiento y domicilios. Dónde se guarda el archivo y quién puede abrirlo es una decisión por derecho propio.
- ✓Si lo que buscabas es un «formato de registro de huéspedes», lo que suele faltar no es la hoja sino los campos: el inventario completo está en el anexo I del RD 933/2021.
- ✓Desde el panel de BookCheckin puedes exportar el registro completo en CSV o en Excel y descargar el parte de cada estancia en PDF.
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- Plantilla del parte de viajeros (PDF y Word)— Modelo gratuito con los campos del anexo I, con cuenta gratuita
- Qué exige el RGPD con los datos de tus huéspedes— Dónde guardar los documentos y durante cuánto tiempo
¿Y en Cataluña y el País Vasco?
La obligación de registrar y de comunicar existe igual, pero el destino del envío cambia: en Cataluña el parte va al registro de los Mossos d’Esquadra y en el País Vasco al de la Ertzaintza, no a SES Hospedajes. La propia Orden INT/1922/2003 ya reservaba, en su disposición adicional única, las competencias que las comunidades autónomas tienen reconocidas en esta materia.
BookCheckin cubre SES Hospedajes, el registro de los Mossos d’Esquadra y el Registro Hostelero de la Ertzaintza, de forma distinta en cada caso: a SES Hospedajes envía el parte automáticamente; en Cataluña, donde los Mossos no ofrecen ninguna vía de envío automático, prepara el archivo de viajeros en su formato oficial —una vez has guardado en la propiedad tu identificador de establecimiento— y lo subes tú al portal de los Mossos. En el País Vasco, con la Ertzaintza, funciona como en Cataluña: una vez guardado en la propiedad el código de establecimiento que te asignó la Ertzaintza, BookCheckin prepara el archivo XML para su Registro Hostelero y lo subes tú a su portal. BookCheckin no entra en ese portal ni guarda ninguna credencial de la Ertzaintza.
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- Qué cambia en Cataluña— Registre de viatgers de los Mossos d’Esquadra
- Qué cambia en el País Vasco— Registro Hostelero de la Ertzaintza
- Cómo preparar el archivo para los Mossos— Manual paso a paso del modo Mossos
Cómo llevar hoy el registro de viajeros, paso a paso
Los cinco pasos con los que un alojamiento en España cumple hoy las obligaciones de registro y comunicación que sustituyeron al libro registro de viajeros.
- 1
Comunica los datos previos a la actividad
Antes de empezar, comunica los datos del arrendador y del establecimiento, que son los incisos 1 y 2 del anexo I del RD 933/2021. Si cambia cualquiera de ellos, hay que hacer una nueva comunicación (art. 6.1 y 6.2).
- 2
Recoge los datos de cada viajero
Identificación, fecha de nacimiento, nacionalidad, residencia habitual, contacto y, cuando viaja algún menor, la relación de parentesco. El parte de entrada lo firma toda persona mayor de catorce años; de los menores de catorce años, los datos los aporta el adulto que los acompaña (art. 4.2).
- 3
Guarda el registro informático
Lleva un registro informático con esos datos y con los de la transacción. No tiene que tener forma de libro ni de nada en concreto: el artículo 5.1 solo exige que sea informático y que contenga los datos del anexo.
- 4
Comunica en menos de 24 horas
Transmite los datos de los viajeros y de la transacción de manera inmediata y como máximo en 24 horas, por vía telemática (art. 6.3 y 6.4). En la mayor parte de España, a SES Hospedajes; en Cataluña y el País Vasco, al registro autonómico correspondiente.
- 5
Consérvalo tres años
Los datos del registro informático se conservan tres años a contar desde la finalización del servicio o prestación contratada (art. 5.3).
Preguntas frecuentes
¿Sigue siendo obligatorio el libro registro de viajeros?+
La obligación de registrar sigue existiendo; lo que ha cambiado es su forma. El artículo 5.1 del RD 933/2021 exige llevar un registro informático con los datos de los anexos I y II, y el 5.3 conservarlos tres años desde que termina el servicio contratado. La Orden INT/1922/2003, que regulaba el libro-registro, no ha sido derogada de forma expresa: sigue vigente en lo que no contravenga el real decreto y mientras no se dicten sus normas de desarrollo.
¿Hay que comprar un libro de registro de viajeros?+
Ninguna de las dos normas obliga a comprar nada. La Orden INT/1922/2003 describe un libro-registro que el propio establecimiento confecciona con sus partes de entrada ya cumplimentados y firmados, y admite expresamente el formato digital además del impreso. El RD 933/2021 va más allá y habla directamente de un registro informático. Si te ofrecen un libro como requisito legal, conviene pedir la referencia normativa concreta.
¿Qué es la hoja de registro de viajeros?+
Es el nombre que la Orden INT/1922/2003 da a cada parte de entrada una vez cumplimentado: su anexo titula el modelo «parte de entrada de viajeros — hoja-registro», y su apartado tercero habla de comunicar «la información contenida en las hojas-registro». El libro-registro no era más que el conjunto ordenado de esas hojas. El RD 933/2021 ya no usa esa palabra: habla de partes de entrada (art. 4) y de un registro informático (art. 5).
¿Se puede llevar el libro registro de viajeros en digital?+
Sí. La Orden INT/1922/2003 admite el libro-registro «en formato impreso o digital» y pide que el digital sea compatible con los medios electrónicos de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad y permita «un tratamiento seguro a fin de garantizar la fiabilidad de los datos». El RD 933/2021 directamente exige que el registro sea informático (art. 5.1).
¿Vale un Excel como registro de huéspedes de un hotel?+
La norma no nombra ningún programa ni formato de archivo: el artículo 5.1 del RD 933/2021 exige un registro informático con los datos del anexo I y el 5.2 remite a «los términos que se determinen». Así que una hoja de cálculo no está prohibida ni está expresamente admitida. Lo que sí es seguro es que no comunica nada: registrar (art. 5) y comunicar (art. 6) son obligaciones distintas, y el envío telemático hay que hacerlo igual.
¿Cuánto tiempo hay que conservar el registro de viajeros?+
Tres años. El artículo 5.3 del RD 933/2021 los cuenta desde la finalización del servicio o prestación contratada. La orden de 2003 fijaba el mismo plazo para los libros-registro, contado desde la última hoja que los integraba o desde la fecha de grabación cuando se conservaban por medios digitales.
¿Qué pasa si no llevo el registro?+
El artículo 8.2.a) del RD 933/2021 califica la carencia de los registros documentales como infracción grave en relación con el artículo 36.20 de la Ley Orgánica 4/2015, y el 8.3.a) trata las irregularidades o deficiencias al cumplimentarlos como infracción leve. Las cuantías las fija esa ley orgánica: de 100 a 600 € las leves y de 601 a 30.000 € las graves. Omitir las comunicaciones obligatorias es también infracción grave (art. 8.2.b) y hacerlas fuera de plazo, leve (art. 8.3.b). La calificación concreta la decide la autoridad sancionadora.
¿El registro de viajeros va a la Policía o a la Guardia Civil?+
Ese era el circuito antiguo. La Orden INT/1922/2003 mandaba comunicar la información de las hojas-registro a la comisaría de Policía o, en su defecto, al puesto de la Guardia Civil, con cuatro vías posibles: entrega o correo, fax, soportes magnéticos y transmisión de ficheros por internet. El RD 933/2021 sustituye todo eso por una comunicación telemática a las autoridades competentes (art. 6.4) que, en la mayor parte de España, se hace a través de SES Hospedajes.
¿Los alojamientos no profesionales también tienen que llevar el registro?+
No. El artículo 5.4 del RD 933/2021 exceptúa de las obligaciones de registro documental y conservación a quienes desarrollan la actividad de hospedaje de manera no profesional, pero los deja sujetos a las obligaciones de comunicación del artículo 6. Además, el artículo 6.4 les permite hacer esas comunicaciones por medios no telemáticos, por el procedimiento que se determine.
¿Llevar el registro sustituye a comunicar el parte?+
No, y nunca lo hizo. La orden de 2003 lo decía con todas las letras en la dirección contraria: usar cualquiera de los sistemas de comunicación «no exime de la obligación de cumplimentar el parte, de su firma por el alojado y de la confección del libro-registro correspondiente». Hoy siguen siendo dos obligaciones separadas: registrar (art. 5) y comunicar (art. 6).
¿Y el «libro registro» del que se habla en el contexto de la LOTT?+
Es otra cosa. La LOTT es la Ley 16/1987, de 30 de julio, de Ordenación de los Transportes Terrestres, y regula el transporte terrestre, no el hospedaje. El registro de viajeros de un alojamiento está en el RD 933/2021 y, en lo que no lo contradiga, en la Orden INT/1922/2003.
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