O libro registro de viajeros: do livro em papel ao registo informático
O Real Decreto 933/2021 mudou a forma de registar os hóspedes em Espanha: o libro-registro (o livro de registo) descrito pela Orden INT/1922/2003 deu lugar a um registo informático e a uma comunicação telemática em 24 horas. Explicamos o que continua em vigor, o que não, e o que fazer hoje.
Começar grátisEm resumo
A obrigação de registar os viajantes continua a existir, mas já não assume a forma de um livro. O Real Decreto 933/2021 exige um registo informático (registro informático) com os dados do anexo I, que deve ser conservado durante três anos (arts. 5.1 e 5.3), e passa a comunicação para um envio telemático no prazo máximo de 24 horas (art. 6.3 e 6.4) que, na maior parte de Espanha, é feito ao SES Hospedajes. A Orden INT/1922/2003 (portaria ministerial), a norma dos libros-registro e das hojas-registro (as folhas de registo), não foi revogada de forma expressa: a disposição revogatória única do decreto mantém essa portaria em vigor «en lo que no contravenga» o decreto (isto é, na medida em que não o contrarie) e enquanto não forem aprovadas as normas de desenvolvimento do decreto.
O que era o libro registro de viajeros?
O libro registro de viajeros (o registo de viajantes) era, literalmente, um livro. A Orden INT/1922/2003 descrevia-o como o conjunto dos partes de entrada (boletins de entrada) já preenchidos e assinados: depois de preenchido e assinado o impresso, este «quedará en el establecimiento a efectos de confección de un libro-registro en formato impreso o digital», ou seja, fica no estabelecimento para formar um livro de registo, em papel ou em formato digital. Os livros em papel eram ordenados de forma correlativa, com um mínimo de 100 folhas e um máximo de 500.
Esse livro não era enviado para lado nenhum: ficava no alojamento, à disposição das Forças e Corpos de Segurança (Fuerzas y Cuerpos de Seguridad), que podiam pedir para o ver a qualquer momento. O que saía do estabelecimento era a informação das hojas-registro, que tinha de ser comunicada à esquadra da Polícia (comisaría de Policía) ou, na sua falta, ao posto da Guardia Civil nas vinte e quatro horas seguintes ao início do alojamento de cada viajante.
- ✓Os partes de entrada seguiam o modelo do anexo da portaria e eram gerados pelo próprio estabelecimento.
- ✓Podiam ser preenchidos à mão ou por computador, mas o viajante tinha de os assinar «de manera inexcusable» (sem exceção), em papel ou em suporte digital.
- ✓Os libros-registro conservavam-se durante três anos a contar da última folha que os integrava, ou da data de gravação quando eram guardados por meios digitais.
- ✓Havia quatro vias de comunicação: entrega em mão ou envio postal à dependência policial, fax, suportes magnéticos e transmissão de ficheiros pela internet.
- ✓Comunicar a informação não isentava «de la obligación de cumplimentar el parte, de su firma por el alojado y de la confección del libro-registro correspondiente» (da obrigação de preencher o boletim, de o fazer assinar pelo hóspede e de elaborar o libro-registro correspondente).
Fontes oficiais
- BOE-A-2003-13865 — Orden INT/1922/2003, de 3 de julho— Texto consolidado: libros-registro e partes de entrada de viajeros
O libro registro ainda existe depois do RD 933/2021?
A obrigação continua; o livro, não. O Real Decreto 933/2021 não menciona nenhum «libro»: o seu artigo 5.1 obriga os sujeitos obrigados a manter um registo informático com os dados dos anexos I e II, e o seu artigo 5.3 estabelece que esses dados sejam conservados durante três anos a contar do fim do serviço contratado.
A Orden INT/1922/2003 também não foi revogada de forma expressa. A disposição revogatória única do decreto diz que, «en tanto no se produzca el desarrollo de este real decreto» (enquanto este real decreto não for desenvolvido), essa portaria «mantendrá su vigencia en lo que no contravenga su contenido» (manterá a sua vigência na medida em que não contrarie o conteúdo do decreto), e a disposição transitória única repete a ideia para as restantes normas afetadas. O próprio texto consolidado da portaria no BOE tem essa advertência desde 27 de outubro de 2021.
Dito de outro modo: registar não deixou de ser obrigatório, informatizou-se. O que ficou para trás foi o livro em papel como forma normal de cumprir — a própria portaria já admitia o formato digital depois da sua reforma de 2021 — e, sobretudo, o circuito de levar a informação à esquadra.
| Orden INT/1922/2003 | RD 933/2021 | |
|---|---|---|
| Como se chama | Libro-registro, formado por hojas-registro | Registo informático (art. 5.1) |
| Suporte | Impresso ou digital (apartado segundo.3) | Informático (art. 5.1) |
| Assinatura do viajante | Inescusável (sem exceção), em papel ou em suporte digital | Parte de entrada assinado por toda a pessoa maior de catorze anos (art. 4.2) |
| A quem se comunica | Esquadra da Polícia ou posto da Guardia Civil | Autoridades competentes, por procedimentos telemáticos (art. 6.4) |
| Quando se comunica | Nas 24 horas seguintes ao início do alojamento | De imediato e, no máximo, em 24 horas, ao efetuar ou anular a reserva ou o contrato e no início dos serviços (art. 6.3) |
| Quanto tempo se conserva | Três anos desde a última folha ou desde a gravação | Três anos desde o fim do serviço contratado (art. 5.3) |
A portaria de 2003 não foi revogada de forma expressa: mantém a sua vigência na medida em que não contrarie o real decreto («en lo que no contravenga») e enquanto não forem aprovadas as normas de desenvolvimento do decreto.
Fontes oficiais
- BOE-A-2021-17461 — Real Decreto 933/2021, de 26 de outubro— Texto consolidado: artigos 4 a 8 e disposição revogatória única
O que tem de fazer hoje um alojamento?
Convém separar três obrigações que se confundem constantemente entre si: comunicar quem é antes de começar, registar os dados de cada estadia e comunicar esses dados dentro do prazo.
- ✓Antes de iniciar a atividade, comunicar os dados do arrendador e do estabelecimento (pontos 1 e 2 do anexo I). Se qualquer um deles mudar, é preciso voltar a comunicá-lo (art. 6.1 e 6.2).
- ✓Recolher de cada viajante os dados do ponto 3 do anexo I e o boletim de entrada (parte de entrada), que assina toda a pessoa maior de catorze anos; dos menores de catorze anos, os dados são fornecidos pelo adulto que os acompanha (art. 4.2).
- ✓Manter o registo informático com esses dados e com os da transação, e conservá-lo durante três anos (arts. 5.1 e 5.3).
- ✓Transmitir os dados dos viajantes e da transação de imediato e, no máximo, em 24 horas, por via telemática (art. 6.3 e 6.4). Na maior parte de Espanha, esse envio é feito ao SES Hospedajes.
- ✓Os alojamentos que exercem a atividade de forma não profissional ficam isentos das obrigações de registo e conservação do artigo 5, mas não das de comunicação, e podem comunicar por meios não telemáticos (arts. 5.4 e 6.4).
Fontes oficiais
- hospedajes.ses.mir.es— Portal oficial do SES Hospedajes (Ministerio del Interior)
Libro registro, hoja de registro, parte de entrada, parte de viajeros: é tudo o mesmo?
São quatro nomes para três coisas diferentes, e a confusão nasce de as normas terem mudado de vocabulário sem que o setor tenha mudado de hábitos.
| Termo | O que é | De onde vem o nome |
|---|---|---|
| Parte de entrada (boletim de entrada) | O documento com os dados de um viajante, que este assina se for maior de catorze anos | É o termo do RD 933/2021 (art. 4) e intitula o modelo do anexo da Orden INT/1922/2003 |
| Hoja-registro (ou «hoja de registro»; a folha de registo) | Esse mesmo documento depois de preenchido | O anexo da portaria de 2003 intitula o seu modelo «parte de entrada de viajeros — hoja-registro», e o seu apartado tercero fala de comunicar «la información contenida en las hojas-registro» |
| Libro registro de viajeros (o registo de viajantes) | O conjunto ordenado dessas folhas, impresso ou digital, que fica no alojamento | Apartado segundo da portaria de 2003; o RD 933/2021 substitui-o pelo registo informático do art. 5.1 |
| Parte de viajeros (boletim de alojamento) | O nome corrente da comunicação dos dados do viajante às autoridades | É assim que se conhece no setor; na interface técnica do Ministério esse tipo de comunicação identifica-se como «PV» |
Nenhuma das duas normas escreve «hoja de registro» tal e qual: o texto legal diz «hoja-registro», com hífen. E as «hojas de servicios» do artigo 4 do RD 933/2021 não são de alojamento, mas de aluguer de veículos.
Recursos relacionados
- O que é o boletim de alojamento e como preenchê-lo— O guia da comunicação em si, passo a passo
- O Real Decreto 933/2021 explicado— A quem afeta, que obrigações impõe e que sanções prevê
Vale um Excel como libro registro de viajeros?
O RD 933/2021 exige um registo informático com os dados do anexo I e não nomeia nenhum programa nem nenhum formato de ficheiro concreto; o seu artigo 5.2 remete para «los términos que se determinen» (os termos que vierem a ser determinados). A Orden INT/1922/2003, em vigor na medida em que não contrarie o real decreto, impõe de facto duas condições ao libro-registro em formato digital: que seja compatível com os meios eletrónicos das Forças e Corpos de Segurança (Fuerzas y Cuerpos de Seguridad) e que permita «un tratamiento seguro a fin de garantizar la fiabilidad de los datos» (um tratamento seguro que garanta a fiabilidade dos dados).
Com isto em cima da mesa, uma folha de cálculo não está proibida nem expressamente admitida. O que é seguro é aquilo que um Excel não faz: não comunica nada. Registar (art. 5) e comunicar (art. 6) são duas obrigações distintas, e a portaria de 2003 já o dizia no sentido contrário — usar qualquer um dos sistemas de comunicação não isentava de elaborar o libro-registro. Hoje a frase lê-se ao contrário: manter a folha de cálculo não substitui o envio telemático.
E há uma terceira consideração, que não é de segurança cidadã mas de proteção de dados: nessa folha há números de documento de identidade, datas de nascimento e moradas. Onde se guarda o ficheiro e quem o pode abrir é uma decisão por direito próprio.
- ✓Se o que procurava era um «formato de registro de huéspedes» (um formato de registo de hóspedes), o que costuma faltar não é a folha, mas os campos: o inventário completo está no anexo I do RD 933/2021.
- ✓No painel do BookCheckin pode exportar o registo completo em CSV ou em Excel e descarregar em PDF o boletim de alojamento de cada estadia.
Recursos relacionados
- Modelo do boletim de alojamento (PDF e Word)— Modelo gratuito com os campos do anexo I, com conta gratuita
- O que o RGPD exige para os dados dos seus hóspedes— Onde guardar os documentos e durante quanto tempo
E na Catalunha e no País Basco?
A obrigação de registar e de comunicar existe da mesma forma, mas o destino do envio muda: na Catalunha o boletim vai para o registo dos Mossos d’Esquadra e no País Basco para o da Ertzaintza, não para o SES Hospedajes. A própria Orden INT/1922/2003 já reservava, na sua disposição adicional única, as competências que as comunidades autónomas têm reconhecidas nesta matéria.
O BookCheckin cobre o SES Hospedajes, o registo dos Mossos d’Esquadra e o Registro Hostelero da Ertzaintza, de forma diferente em cada caso: o envio ao SES Hospedajes é automático, ao passo que na Catalunha — onde os Mossos não disponibilizam qualquer via de envio automático — prepara o ficheiro de viajantes no formato oficial deles, depois de guardar na propriedade o seu identificador de estabelecimento, e o carregamento no portal dos Mossos é feito por si. No País Basco, com a Ertzaintza, funciona como na Catalunha: depois de guardar na propriedade o código de estabelecimento que a Ertzaintza lhe atribuiu, o BookCheckin prepara o ficheiro XML para o seu Registro Hostelero e é você que o carrega no portal deles. O BookCheckin nunca entra nesse portal e não guarda qualquer credencial da Ertzaintza.
Recursos relacionados
- O que muda na Catalunha— O Registre de viatgers dos Mossos d’Esquadra
- O que muda no País Basco— O Registro Hostelero da Ertzaintza
- Como preparar o ficheiro para os Mossos— Manual passo a passo do modo Mossos
Como manter hoje o registo de viajantes, passo a passo
Os cinco passos com que um alojamento em Espanha cumpre hoje as obrigações de registo e comunicação que substituíram o libro registro de viajeros.
- 1
Comunique os dados prévios à atividade
Antes de começar, comunique os dados do arrendador e do estabelecimento, que são os pontos 1 e 2 do anexo I do RD 933/2021. Se qualquer um deles mudar, é preciso fazer uma nova comunicação (art. 6.1 e 6.2).
- 2
Recolha os dados de cada viajante
Identificação, data de nascimento, nacionalidade, residência habitual, contacto e, quando viaja algum menor, a relação de parentesco. O boletim de entrada (parte de entrada) é assinado por toda a pessoa maior de catorze anos; dos menores de catorze anos, os dados são fornecidos pelo adulto que os acompanha (art. 4.2).
- 3
Guarde o registo informático
Mantenha um registo informático com esses dados e com os da transação. Não tem de ter a forma de um livro nem de nada em concreto: o artigo 5.1 exige apenas que seja informático e que contenha os dados do anexo.
- 4
Comunique em menos de 24 horas
Transmita os dados dos viajantes e da transação de imediato e, no máximo, em 24 horas, por via telemática (art. 6.3 e 6.4). Na maior parte de Espanha, ao SES Hospedajes; na Catalunha e no País Basco, ao registo regional correspondente.
- 5
Conserve-o três anos
Os dados do registo informático conservam-se durante três anos a contar do fim do serviço ou da prestação contratados (art. 5.3).
Perguntas frequentes
O libro registro de viajeros continua a ser obrigatório?+
A obrigação de registar continua a existir; o que mudou foi a sua forma. O artigo 5.1 do RD 933/2021 exige um registo informático com os dados dos anexos I e II, e o 5.3 a sua conservação durante três anos desde o fim do serviço contratado. A Orden INT/1922/2003, que regulava o libro-registro, não foi revogada de forma expressa: continua em vigor «en lo que no contravenga» o real decreto (na medida em que não o contrarie) e enquanto não forem aprovadas as normas de desenvolvimento do decreto.
É preciso comprar um libro de registro de viajeros?+
Nenhuma das duas normas obriga a comprar nada. A Orden INT/1922/2003 descreve um libro-registro que o próprio estabelecimento elabora com os seus boletins de entrada já preenchidos e assinados, e admite expressamente o formato digital além do impresso. O RD 933/2021 vai mais longe e fala diretamente de um registo informático. Se lhe oferecerem um livro como requisito legal, convém pedir a referência normativa concreta.
O que é a hoja de registro de viajeros?+
É o nome que a Orden INT/1922/2003 dá a cada boletim de entrada depois de preenchido: o seu anexo intitula o modelo «parte de entrada de viajeros — hoja-registro», e o seu apartado tercero fala de comunicar «la información contenida en las hojas-registro». O libro-registro não era mais do que o conjunto ordenado dessas folhas. O RD 933/2021 já não usa essa palavra: fala de partes de entrada (art. 4) e de um registo informático (art. 5).
Pode manter-se o libro registro de viajeros em formato digital?+
Sim. A Orden INT/1922/2003 admite o libro-registro «en formato impreso o digital» e exige que o digital seja compatível com os meios eletrónicos das Forças e Corpos de Segurança e permita «un tratamiento seguro a fin de garantizar la fiabilidad de los datos» (um tratamento seguro que garanta a fiabilidade dos dados). O RD 933/2021 exige diretamente que o registo seja informático (art. 5.1).
Vale um Excel como registo de hóspedes de um hotel?+
A norma não nomeia nenhum programa nem formato de ficheiro: o artigo 5.1 do RD 933/2021 exige um registo informático com os dados do anexo I e o 5.2 remete para «los términos que se determinen» (os termos que vierem a ser determinados). Assim, uma folha de cálculo não está proibida nem expressamente admitida. O que é seguro é que não comunica nada: registar (art. 5) e comunicar (art. 6) são obrigações distintas, e o envio telemático tem de ser feito na mesma.
Durante quanto tempo se deve conservar o registo de viajantes?+
Três anos. O artigo 5.3 do RD 933/2021 conta-os desde o fim do serviço ou da prestação contratados. A portaria de 2003 fixava o mesmo prazo para os libros-registro, contado desde a última folha que os integrava ou desde a data de gravação quando se conservavam por meios digitais.
O que acontece se não mantiver o registo?+
O artigo 8.2.a) do RD 933/2021 qualifica a falta dos registos documentais como infração grave em relação com o artigo 36.20 da Lei Orgânica 4/2015, e o 8.3.a) trata as irregularidades ou deficiências no seu preenchimento como infração leve. Os montantes são fixados por essa lei orgânica: de 100 a 600 € as leves e de 601 a 30.000 € as graves. Omitir as comunicações obrigatórias é também infração grave (art. 8.2.b) e fazê-las fora de prazo, leve (art. 8.3.b). A qualificação concreta é decidida pela autoridade sancionatória.
O registo de viajantes vai para a Polícia ou para a Guardia Civil?+
Esse era o circuito antigo. A Orden INT/1922/2003 mandava comunicar a informação das hojas-registro à esquadra da Polícia ou, na sua falta, ao posto da Guardia Civil, por quatro vias possíveis: entrega em mão ou envio postal, fax, suportes magnéticos e transmissão de ficheiros pela internet. O RD 933/2021 substitui tudo isso por uma comunicação telemática às autoridades competentes (art. 6.4) que, na maior parte de Espanha, é feita através do SES Hospedajes.
Os alojamentos não profissionais também têm de manter o registo?+
Não. O artigo 5.4 do RD 933/2021 isenta das obrigações de registo documental e conservação quem exerce a atividade de alojamento de forma não profissional, mas mantém-no sujeito às obrigações de comunicação do artigo 6. Além disso, o artigo 6.4 permite-lhes fazer essas comunicações por meios não telemáticos, pelo procedimento que vier a ser determinado.
Manter o registo substitui a comunicação do boletim?+
Não, e nunca substituiu. A portaria de 2003 dizia-o preto no branco no sentido contrário: usar qualquer um dos sistemas de comunicação «no exime de la obligación de cumplimentar el parte, de su firma por el alojado y de la confección del libro-registro correspondiente» (não isenta de preencher o boletim, de o fazer assinar pelo hóspede e de elaborar o libro-registro correspondente). Hoje continuam a ser duas obrigações separadas: registar (art. 5) e comunicar (art. 6).
E o «libro registro» de que se fala no contexto da LOTT?+
É outra coisa. A LOTT é a Ley 16/1987, de 30 de julho, de Ordenación de los Transportes Terrestres (ordenamento dos transportes terrestres), e regula o transporte terrestre, não o alojamento. O registo de viajantes de um alojamento está no RD 933/2021 e, na medida em que não o contrarie, na Orden INT/1922/2003.
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