Das libro registro de viajeros: vom Papierbuch zum elektronischen Register
Das Königliche Dekret 933/2021 hat verändert, wie Gäste in Spanien registriert werden: Das in der Orden INT/1922/2003 beschriebene libro-registro (das Registerbuch) machte einem elektronischen Register und einer telematischen Meldung binnen 24 Stunden Platz. Wir erklären, was weiterhin gilt, was nicht mehr und was Sie heute tun müssen.
Kostenlos startenKurz gesagt
Die Pflicht, Reisende zu registrieren, besteht weiterhin, aber sie hat nicht mehr die Form eines Buches. Das Königliche Dekret 933/2021 verlangt ein elektronisches Register (registro informático) mit den Daten des Anhangs I, das drei Jahre lang aufzubewahren ist (Art. 5.1 und 5.3), und verlegt die Meldung auf eine telematische Übermittlung binnen höchstens 24 Stunden (Art. 6.3 und 6.4), die in den meisten Teilen Spaniens an SES Hospedajes erfolgt. Die Orden INT/1922/2003 (Ministerialverordnung), die Norm über libros-registro und hojas-registro (die Registerblätter), wurde nicht ausdrücklich aufgehoben: Die einzige Aufhebungsbestimmung des Dekrets lässt diese Verordnung «en lo que no contravenga» das Dekret (also soweit sie ihm nicht widerspricht) in Kraft, solange die Durchführungsbestimmungen des Dekrets nicht erlassen sind.
Was war das libro registro de viajeros?
Das libro registro de viajeros (das Gästeregister) war buchstäblich ein Buch. Die Orden INT/1922/2003 beschrieb es als die Gesamtheit der bereits ausgefüllten und unterschriebenen partes de entrada (Einreisemeldungen): Sobald das Formular ausgefüllt und unterschrieben ist, «quedará en el establecimiento a efectos de confección de un libro-registro en formato impreso o digital», es verbleibt also im Betrieb, um zu einem Registerbuch in gedruckter oder digitaler Form zusammengestellt zu werden. Gedruckte Bücher wurden fortlaufend geordnet, mit mindestens 100 und höchstens 500 Blättern.
Dieses Buch wurde nirgendwohin geschickt: Es blieb in der Unterkunft, zur Verfügung der Sicherheitskräfte (Fuerzas y Cuerpos de Seguridad), die es jederzeit einsehen durften. Den Betrieb verließen dagegen die Angaben der hojas-registro, die binnen vierundzwanzig Stunden nach Beginn des Aufenthalts jedes Reisenden der Polizeidienststelle (comisaría de Policía) oder, ersatzweise, dem Posten der Guardia Civil mitzuteilen waren.
- ✓Die partes de entrada folgten dem Muster im Anhang der Verordnung und wurden vom Betrieb selbst erstellt.
- ✓Sie konnten von Hand oder am Computer ausgefüllt werden, aber der Reisende musste sie «de manera inexcusable» (ausnahmslos) unterschreiben, auf Papier oder in digitaler Form.
- ✓Libros-registro wurden drei Jahre lang aufbewahrt, gerechnet ab dem letzten Blatt, das sie enthielten, oder ab dem Datum der Erfassung, wenn sie auf digitalem Weg geführt wurden.
- ✓Es gab vier Meldewege: persönliche Abgabe oder Postversand an die Polizeidienststelle, Fax, Magnetträger und Dateiübertragung über das Internet.
- ✓Die Mitteilung der Angaben befreite nicht von «la obligación de cumplimentar el parte, de su firma por el alojado y de la confección del libro-registro correspondiente» (der Pflicht, den Meldeschein auszufüllen, vom Gast unterschreiben zu lassen und das zugehörige libro-registro zu erstellen).
Offizielle Quellen
- BOE-A-2003-13865 — Orden INT/1922/2003 vom 3. Juli— Konsolidierter Text: libros-registro und partes de entrada de viajeros
Gibt es das libro registro nach dem RD 933/2021 noch?
Die Pflicht besteht fort; das Buch nicht. Das Königliche Dekret 933/2021 erwähnt kein «libro» (Buch): Sein Artikel 5.1 verpflichtet die Pflichtigen, ein elektronisches Register mit den Daten der Anhänge I und II zu führen, und sein Artikel 5.3 bestimmt, dass diese Daten drei Jahre ab Ende der vertraglich vereinbarten Leistung aufzubewahren sind.
Auch die Orden INT/1922/2003 wurde nicht ausdrücklich aufgehoben. Die einzige Aufhebungsbestimmung des Dekrets besagt, dass diese Verordnung, «en tanto no se produzca el desarrollo de este real decreto» (solange dieses Königliche Dekret nicht durch Durchführungsbestimmungen ausgestaltet ist), «mantendrá su vigencia en lo que no contravenga su contenido» (in Kraft bleibt, soweit sie dem Inhalt des Dekrets nicht widerspricht), und die einzige Übergangsbestimmung wiederholt den Gedanken für die übrigen betroffenen Normen. Der konsolidierte Text der Verordnung im BOE selbst trägt diesen Hinweis seit dem 27. Oktober 2021.
Anders gesagt: Registrieren ist nicht weniger Pflicht geworden, es wurde digitalisiert. Was der Vergangenheit angehört, ist das Papierbuch als normale Form der Erfüllung — die Verordnung ließ nach ihrer Änderung von 2021 ohnehin schon das digitale Format zu — und vor allem der Weg, die Angaben zur Polizeidienststelle zu bringen.
| Orden INT/1922/2003 | RD 933/2021 | |
|---|---|---|
| Bezeichnung | Libro-registro, bestehend aus hojas-registro | Elektronisches Register (Art. 5.1) |
| Form | Gedruckt oder digital (apartado segundo.3) | Elektronisch (Art. 5.1) |
| Unterschrift des Reisenden | Unerlässlich (ausnahmslos), auf Papier oder in digitaler Form | Parte de entrada, unterschrieben von jeder Person über vierzehn Jahren (Art. 4.2) |
| An wen gemeldet wird | Polizeidienststelle oder Posten der Guardia Civil | Die zuständigen Behörden, auf telematischem Weg (Art. 6.4) |
| Wann gemeldet wird | Binnen 24 Stunden nach Beginn des Aufenthalts | Unverzüglich und spätestens binnen 24 Stunden, bei Buchung oder Vertragsabschluss bzw. deren Stornierung sowie bei Beginn der Leistungen (Art. 6.3) |
| Wie lange aufbewahrt wird | Drei Jahre ab dem letzten Blatt oder ab der Erfassung | Drei Jahre ab Ende der vertraglich vereinbarten Leistung (Art. 5.3) |
Die Verordnung von 2003 wurde nicht ausdrücklich aufgehoben: Sie bleibt in Kraft, soweit sie dem Königlichen Dekret nicht widerspricht («en lo que no contravenga»), und solange die Durchführungsbestimmungen des Dekrets nicht erlassen sind.
Offizielle Quellen
- BOE-A-2021-17461 — Königliches Dekret 933/2021 vom 26. Oktober— Konsolidierter Text: Artikel 4 bis 8 und einzige Aufhebungsbestimmung
Was muss eine Unterkunft heute tun?
Man sollte drei Pflichten auseinanderhalten, die ständig miteinander verwechselt werden: vor dem Start mitteilen, wer man ist, die Daten jedes Aufenthalts erfassen und diese Daten fristgerecht melden.
- ✓Vor Aufnahme der Tätigkeit die Daten des Vermieters und der Unterkunft mitteilen (Nummern 1 und 2 des Anhangs I). Ändert sich eine davon, muss sie erneut mitgeteilt werden (Art. 6.1 und 6.2).
- ✓Von jedem Reisenden die Daten der Nummer 3 des Anhangs I und die Einreisemeldung (parte de entrada) erheben, die jede Person über vierzehn Jahren unterschreibt; bei Kindern unter vierzehn Jahren macht die begleitende erwachsene Person die Angaben (Art. 4.2).
- ✓Das elektronische Register mit diesen Daten und den Daten des Vorgangs führen und drei Jahre aufbewahren (Art. 5.1 und 5.3).
- ✓Die Daten der Reisenden und des Vorgangs unverzüglich und spätestens binnen 24 Stunden auf telematischem Weg übermitteln (Art. 6.3 und 6.4). In den meisten Teilen Spaniens erfolgt diese Übermittlung an SES Hospedajes.
- ✓Unterkünfte, die die Tätigkeit nicht berufsmäßig ausüben, sind von den Register- und Aufbewahrungspflichten des Artikels 5 ausgenommen, nicht aber von den Mitteilungspflichten, und dürfen auf nicht telematischem Weg mitteilen (Art. 5.4 und 6.4).
Offizielle Quellen
- hospedajes.ses.mir.es— Offizielles Portal SES Hospedajes (Ministerio del Interior)
Libro registro, hoja de registro, parte de entrada, parte de viajeros: alles dasselbe?
Es sind vier Namen für drei verschiedene Dinge, und die Verwirrung entsteht dadurch, dass die Vorschriften ihr Vokabular geändert haben, ohne dass die Branche ihre Gewohnheiten geändert hätte.
| Begriff | Was es ist | Woher der Name stammt |
|---|---|---|
| Parte de entrada (Einreisemeldung) | Das Dokument mit den Daten eines Reisenden, das dieser unterschreibt, wenn er älter als vierzehn Jahre ist | Es ist der Begriff des RD 933/2021 (Art. 4) und steht über dem Muster im Anhang der Orden INT/1922/2003 |
| Hoja-registro (oder «hoja de registro»; das Registerblatt) | Dasselbe Dokument, sobald es ausgefüllt ist | Der Anhang der Verordnung von 2003 betitelt sein Muster «parte de entrada de viajeros — hoja-registro», und ihr apartado tercero spricht davon, «la información contenida en las hojas-registro» mitzuteilen |
| Libro registro de viajeros (das Gästeregister) | Die geordnete Gesamtheit dieser Blätter, gedruckt oder digital, die in der Unterkunft verbleibt | Apartado segundo der Verordnung von 2003; das RD 933/2021 ersetzt es durch das elektronische Register des Art. 5.1 |
| Parte de viajeros (Meldeschein) | Der gängige Name für die Mitteilung der Reisendendaten an die Behörden | So nennt man sie in der Branche; in der technischen Schnittstelle des Ministeriums wird diese Art der Mitteilung als «PV» gekennzeichnet |
Keine der beiden Normen schreibt «hoja de registro» so; der Rechtstext sagt «hoja-registro», mit Bindestrich. Und die «hojas de servicios» in Artikel 4 des RD 933/2021 betreffen nicht die Beherbergung, sondern die Fahrzeugvermietung.
Verwandte Ressourcen
- Was der Meldeschein ist und wie man ihn ausfüllt— Der Leitfaden zur Mitteilung selbst, Schritt für Schritt
- Das Königliche Dekret 933/2021 erklärt— Wen es betrifft, welche Pflichten es auferlegt und welche Sanktionen es vorsieht
Gilt eine Excel-Datei als libro registro de viajeros?
Das RD 933/2021 verlangt ein elektronisches Register mit den Daten des Anhangs I und nennt weder ein Programm noch ein bestimmtes Dateiformat; sein Artikel 5.2 verweist auf «los términos que se determinen» (die Bedingungen, die noch festgelegt werden). Die Orden INT/1922/2003, die in Kraft ist, soweit sie dem Königlichen Dekret nicht widerspricht, stellt für das libro-registro in digitalem Format tatsächlich zwei Bedingungen: dass es mit den elektronischen Mitteln der Sicherheitskräfte (Fuerzas y Cuerpos de Seguridad) kompatibel ist und «un tratamiento seguro a fin de garantizar la fiabilidad de los datos» (eine sichere Verarbeitung, die die Verlässlichkeit der Daten gewährleistet) erlaubt.
Bei dieser Ausgangslage ist eine Tabellenkalkulation weder verboten noch ausdrücklich zugelassen. Sicher ist nur, was eine Excel-Datei nicht leistet: Sie meldet nichts. Registrieren (Art. 5) und Melden (Art. 6) sind zwei getrennte Pflichten, und die Verordnung von 2003 sagte es schon in die andere Richtung — die Nutzung eines der Meldesysteme befreite nicht davon, das libro-registro zu erstellen. Heute liest sich der Satz umgekehrt: Das Führen der Tabelle ersetzt die telematische Übermittlung nicht.
Und es gibt einen dritten Punkt, der nicht die öffentliche Sicherheit, sondern den Datenschutz betrifft: In dieser Tabelle stehen Ausweisnummern, Geburtsdaten und Wohnadressen. Wo die Datei gespeichert wird und wer sie öffnen darf, ist eine Entscheidung für sich.
- ✓Wenn Sie ein «formato de registro de huéspedes» (ein Format für das Gästeregister) gesucht haben, fehlt meist nicht die Tabelle, sondern es fehlen die Felder: Das vollständige Verzeichnis steht in Anhang I des RD 933/2021.
- ✓Im BookCheckin-Dashboard können Sie das vollständige Register als CSV oder Excel exportieren und den Meldeschein jedes Aufenthalts als PDF herunterladen.
Verwandte Ressourcen
- Vorlage für den Meldeschein (PDF und Word)— Kostenlose Vorlage mit den Feldern des Anhangs I, mit einem kostenlosen Konto
- Was die DSGVO für die Daten Ihrer Gäste verlangt— Wo Sie die Dokumente speichern und wie lange
Und in Katalonien und im Baskenland?
Die Pflicht zu registrieren und zu melden besteht genauso, aber das Ziel der Übermittlung ändert sich: In Katalonien geht die Meldung an das Register der Mossos d’Esquadra und im Baskenland an das der Ertzaintza, nicht an SES Hospedajes. Die Orden INT/1922/2003 selbst behielt in ihrer einzigen Zusatzbestimmung bereits die Zuständigkeiten vor, die den Autonomen Gemeinschaften in diesem Bereich zuerkannt sind.
BookCheckin deckt SES Hospedajes, das Register der Mossos d’Esquadra und das Registro Hostelero der Ertzaintza ab, jeweils unterschiedlich: An SES Hospedajes erfolgt die Übermittlung automatisch, während BookCheckin in Katalonien — wo die Mossos keinen automatischen Übermittlungsweg anbieten — die Gästedatei in deren offiziellem Format erstellt, sobald Sie die Betriebskennung bei der Unterkunft hinterlegt haben; hochladen ins Mossos-Portal müssen Sie sie selbst. Im Baskenland, mit der Ertzaintza, funktioniert es wie in Katalonien: Sobald Sie die Betriebskennung, die Ihnen die Ertzaintza zugeteilt hat, bei der Unterkunft hinterlegt haben, erstellt BookCheckin die XML-Datei für deren Registro Hostelero, und Sie laden sie selbst in deren Portal hoch. BookCheckin meldet sich nie in diesem Portal an und speichert keine Zugangsdaten der Ertzaintza.
Verwandte Ressourcen
- Was sich in Katalonien ändert— Das Registre de viatgers der Mossos d’Esquadra
- Was sich im Baskenland ändert— Das Registro Hostelero der Ertzaintza
- So bereiten Sie die Datei für die Mossos vor— Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Mossos-Modus
So führen Sie das Reisendenregister heute, Schritt für Schritt
Die fünf Schritte, mit denen eine Unterkunft in Spanien heute die Register- und Meldepflichten erfüllt, die an die Stelle des libro registro de viajeros getreten sind.
- 1
Teilen Sie die Daten vor Aufnahme der Tätigkeit mit
Teilen Sie vor dem Start die Daten des Vermieters und der Unterkunft mit; das sind die Nummern 1 und 2 des Anhangs I des RD 933/2021. Ändert sich eine davon, ist eine neue Mitteilung nötig (Art. 6.1 und 6.2).
- 2
Erheben Sie die Daten jedes Reisenden
Identifikation, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, gewöhnlicher Wohnsitz, Kontakt und, wenn ein Minderjähriger mitreist, das Verwandtschaftsverhältnis. Die Einreisemeldung (parte de entrada) unterschreibt jede Person über vierzehn Jahren; bei Kindern unter vierzehn Jahren macht die begleitende erwachsene Person die Angaben (Art. 4.2).
- 3
Führen Sie das elektronische Register
Führen Sie ein elektronisches Register mit diesen Daten und den Daten des Vorgangs. Es muss nicht die Form eines Buches oder sonst etwas Bestimmtes haben: Artikel 5.1 verlangt nur, dass es elektronisch ist und die Daten des Anhangs enthält.
- 4
Melden Sie in weniger als 24 Stunden
Übermitteln Sie die Daten der Reisenden und des Vorgangs unverzüglich und spätestens binnen 24 Stunden auf telematischem Weg (Art. 6.3 und 6.4). In den meisten Teilen Spaniens an SES Hospedajes; in Katalonien und im Baskenland an das jeweilige regionale Register.
- 5
Bewahren Sie es drei Jahre auf
Die Daten des elektronischen Registers werden drei Jahre ab Ende der vertraglich vereinbarten Leistung aufbewahrt (Art. 5.3).
Häufig gestellte Fragen
Ist das libro registro de viajeros noch Pflicht?+
Die Pflicht zu registrieren besteht weiterhin; geändert hat sich ihre Form. Artikel 5.1 des RD 933/2021 verlangt ein elektronisches Register mit den Daten der Anhänge I und II, und Artikel 5.3 verlangt, es drei Jahre ab Ende der vertraglich vereinbarten Leistung aufzubewahren. Die Orden INT/1922/2003, die das libro-registro regelte, wurde nicht ausdrücklich aufgehoben: Sie bleibt in Kraft «en lo que no contravenga» das Königliche Dekret (soweit sie ihm nicht widerspricht) und solange die Durchführungsbestimmungen des Dekrets nicht erlassen sind.
Muss ich ein libro de registro de viajeros kaufen?+
Keine der beiden Normen verpflichtet zu irgendeinem Kauf. Die Orden INT/1922/2003 beschreibt ein libro-registro, das der Betrieb selbst aus seinen ausgefüllten und unterschriebenen Einreisemeldungen zusammenstellt, und lässt ausdrücklich neben dem gedruckten auch das digitale Format zu. Das RD 933/2021 geht weiter und spricht direkt von einem elektronischen Register. Wenn Ihnen ein Buch als gesetzliche Vorgabe angeboten wird, lohnt es sich, nach der konkreten Rechtsgrundlage zu fragen.
Was ist die hoja de registro de viajeros?+
So nennt die Orden INT/1922/2003 jede Einreisemeldung, sobald sie ausgefüllt ist: Ihr Anhang betitelt das Muster «parte de entrada de viajeros — hoja-registro», und ihr apartado tercero spricht davon, «la información contenida en las hojas-registro» mitzuteilen. Das libro-registro war nichts anderes als die geordnete Gesamtheit dieser Blätter. Das RD 933/2021 verwendet dieses Wort nicht mehr: Es spricht von partes de entrada (Art. 4) und von einem elektronischen Register (Art. 5).
Kann das libro registro de viajeros digital geführt werden?+
Ja. Die Orden INT/1922/2003 lässt das libro-registro «en formato impreso o digital» zu und verlangt, dass das digitale mit den elektronischen Mitteln der Sicherheitskräfte kompatibel ist und «un tratamiento seguro a fin de garantizar la fiabilidad de los datos» (eine sichere Verarbeitung, die die Verlässlichkeit der Daten gewährleistet) erlaubt. Das RD 933/2021 verlangt sogar unmittelbar, dass das Register elektronisch ist (Art. 5.1).
Gilt eine Excel-Datei als Gästeregister eines Hotels?+
Die Norm nennt weder ein Programm noch ein Dateiformat: Artikel 5.1 des RD 933/2021 verlangt ein elektronisches Register mit den Daten des Anhangs I, und Artikel 5.2 verweist auf «los términos que se determinen» (die Bedingungen, die noch festgelegt werden). Eine Tabellenkalkulation ist also weder verboten noch ausdrücklich zugelassen. Sicher ist, dass sie nichts meldet: Registrieren (Art. 5) und Melden (Art. 6) sind getrennte Pflichten, und die telematische Übermittlung muss trotzdem erfolgen.
Wie lange muss das Reisendenregister aufbewahrt werden?+
Drei Jahre. Artikel 5.3 des RD 933/2021 rechnet sie ab Ende der vertraglich vereinbarten Leistung. Die Verordnung von 2003 sah für die libros-registro dieselbe Frist vor, gerechnet ab dem letzten Blatt, das sie enthielten, oder ab dem Datum der Erfassung, wenn sie auf digitalem Weg geführt wurden.
Was passiert, wenn ich das Register nicht führe?+
Artikel 8.2.a) des RD 933/2021 stuft das Fehlen der dokumentarischen Register in Verbindung mit Artikel 36.20 des Organgesetzes 4/2015 als schweren Verstoß ein, und Artikel 8.3.a) behandelt Unregelmäßigkeiten oder Mängel beim Ausfüllen als leichten Verstoß. Die Beträge legt dieses Organgesetz fest: 100 bis 600 € bei leichten und 601 bis 30.000 € bei schweren Verstößen. Das Unterlassen der vorgeschriebenen Mitteilungen ist ebenfalls ein schwerer Verstoß (Art. 8.2.b) und ihre verspätete Vornahme ein leichter (Art. 8.3.b). Die konkrete Einstufung entscheidet die Sanktionsbehörde.
Geht das Reisendenregister an die Polizei oder die Guardia Civil?+
Das war der alte Weg. Die Orden INT/1922/2003 schrieb vor, die Angaben der hojas-registro der Polizeidienststelle oder, ersatzweise, dem Posten der Guardia Civil mitzuteilen, und zwar auf vier möglichen Wegen: persönliche Abgabe oder Postversand, Fax, Magnetträger und Dateiübertragung über das Internet. Das RD 933/2021 ersetzt all das durch eine telematische Mitteilung an die zuständigen Behörden (Art. 6.4), die in den meisten Teilen Spaniens über SES Hospedajes erfolgt.
Müssen auch nicht berufsmäßige Unterkünfte das Register führen?+
Nein. Artikel 5.4 des RD 933/2021 nimmt diejenigen, die die Beherbergungstätigkeit nicht berufsmäßig ausüben, von den Pflichten zur dokumentarischen Registrierung und Aufbewahrung aus, unterwirft sie aber den Mitteilungspflichten des Artikels 6. Außerdem erlaubt ihnen Artikel 6.4, diese Mitteilungen auf nicht telematischem Weg zu machen, nach dem noch festzulegenden Verfahren.
Ersetzt das Führen des Registers die Übermittlung des Meldescheins?+
Nein, und das tat es nie. Die Verordnung von 2003 sagte es ausdrücklich in die andere Richtung: Die Nutzung eines der Meldesysteme «no exime de la obligación de cumplimentar el parte, de su firma por el alojado y de la confección del libro-registro correspondiente» (befreit nicht davon, den Meldeschein auszufüllen, vom Gast unterschreiben zu lassen und das zugehörige libro-registro zu erstellen). Heute sind es weiterhin zwei getrennte Pflichten: Registrieren (Art. 5) und Melden (Art. 6).
Und das «libro registro», von dem im Zusammenhang mit der LOTT die Rede ist?+
Das ist etwas anderes. Die LOTT ist das Gesetz (Ley) 16/1987 vom 30. Juli über die Ordnung des Landverkehrs (Ordenación de los Transportes Terrestres) und regelt den Landverkehr, nicht die Beherbergung. Das Reisendenregister einer Unterkunft findet sich im RD 933/2021 und, soweit sie diesem nicht widerspricht, in der Orden INT/1922/2003.
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