Die Registrierung von Reisenden ist Pflicht, aber die DSGVO setzt klare Grenzen. Hier erfahren Sie, was Sie erfassen dürfen, was Sie nicht speichern dürfen und wie lange Sie die Daten aufbewahren müssen.
Die Rechtsgrundlage: gesetzliche Pflicht, keine Einwilligung
Viele glauben, die Registrierung eines Gastes hänge von dessen Einwilligung ab. Das stimmt nicht. Die Verarbeitung dieser Daten stützt sich auf die Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht — der Pflicht aus den Vorschriften zur Reisendenregistrierung.
Das bedeutet: Der Gast kann die Angabe der erforderlichen Daten nicht verweigern, wenn er übernachten möchte — es bedeutet aber auch, dass Sie diese Daten ausschließlich zu diesem Zweck verwenden dürfen.
Welche Daten Sie erfassen dürfen und müssen
Sie dürfen genau die Daten erfassen, die die Vorschriften zur Reisendenregistrierung verlangen: Identifikations- und Kontaktdaten, Wohnsitz und Angaben zum Aufenthalt. Nicht mehr und nicht weniger.
Der Grundsatz der Datenminimierung aus der DSGVO ist eindeutig: zusätzliche Daten für alle Fälle abzufragen, ist nicht gerechtfertigt und setzt Sie einem Risiko aus.
Was Sie NICHT tun dürfen: Kopien des Dokuments speichern
Das ist der am weitesten verbreitete Fehler. Die spanische Datenschutzbehörde hat darauf hingewiesen, dass Unterkünfte Fotokopien oder Bilder des DNI oder Reisepasses weder anfordern noch aufbewahren dürfen: Schon das Verlangen einer Kopie des Dokuments ist eine übermäßige Datenerhebung.
Richtig ist, nur die gesetzlich vorgeschriebenen Daten zu erfassen und kein Bild des Dokuments zu speichern. Liest ein System das Dokument aus, um diese Daten zu extrahieren, darf das Bild nicht aufbewahrt werden.
Wie lange Sie die Daten aufbewahren müssen
Das Königliche Dekret 933/2021 legt eine Aufbewahrungsfrist von drei Jahren ab Ende der Dienstleistung fest. Nach Ablauf dieser Frist müssen die Daten gelöscht werden: Eine unbegrenzte Aufbewahrung ist nicht DSGVO-konform.
Es empfiehlt sich, klare Kriterien für Aufbewahrung und Löschung festzulegen und diese konsequent anzuwenden.
Sicherheit: So schützt BookCheckin die Daten
Die DSGVO verlangt außerdem angemessene Sicherheitsmaßnahmen. BookCheckin überträgt die Informationen verschlüsselt, speichert sie auf europäischen Servern und beschränkt den Zugriff auf autorisiertes Personal.
Zudem übermittelt das System den Behörden ausschließlich die gesetzlich vorgeschriebenen Daten, sodass es den Grundsatz der Datenminimierung schon durch seine Konzeption unterstützt, statt ihn zu erschweren.