Registrar a los viajeros es obligatorio, pero el RGPD marca límites claros. Esto es lo que puedes recoger, lo que no debes guardar y durante cuánto tiempo.
La base legal: obligación legal, no consentimiento
Mucha gente cree que registrar a un huésped depende de que este dé su consentimiento. No es así. El tratamiento de estos datos se ampara en el cumplimiento de una obligación legal, la que impone la normativa de registro de viajeros.
Eso significa que el huésped no puede negarse a aportar los datos exigidos si quiere alojarse —pero también que tú solo puedes usarlos para esa finalidad.
Qué datos puedes y debes recoger
Puedes recoger exactamente los datos que la normativa de registro de viajeros exige: identificación, contacto, residencia y datos de la estancia. Ni más, ni menos.
El principio de minimización del RGPD es claro: pedir datos adicionales por si acaso no está justificado y te expone.
Lo que NO debes hacer: guardar copias del documento
Este es el error más extendido. La Agencia Española de Protección de Datos ha advertido de que los alojamientos no deben solicitar ni conservar fotocopias o imágenes del DNI o del pasaporte: pedir una copia del documento es, en sí mismo, una recogida excesiva.
Lo correcto es recoger únicamente los datos que la ley exige y no almacenar ninguna imagen del documento. Si un sistema lee el documento para extraer esos datos, la imagen no debe conservarse.
Cuánto tiempo conservar los datos
El Real Decreto 933/2021 fija un plazo de conservación de tres años desde la finalización del servicio. Pasado ese plazo, los datos deben eliminarse: mantenerlos de forma indefinida no es conforme al RGPD.
Conviene tener un criterio claro de conservación y borrado, y aplicarlo de forma sistemática.
Seguridad: cómo protege los datos BookCheckin
El RGPD también exige medidas de seguridad adecuadas. BookCheckin transmite la información cifrada, la almacena en servidores europeos y limita el acceso al personal autorizado.
Además, al no guardar imágenes de los documentos y enviar solo los datos exigidos, el diseño del sistema acompaña al cumplimiento en lugar de complicarlo.