Registar os viajantes é obrigatório, mas o RGPD estabelece limites claros. Isto é o que pode recolher, o que não deve guardar e durante quanto tempo.
A base legal: obrigação legal, não consentimento
Muita gente pensa que registar um hóspede depende do seu consentimento. Não é assim. O tratamento destes dados assenta no cumprimento de uma obrigação legal: a imposta pela regulamentação sobre o registo de viajantes.
Isto significa que o hóspede não pode recusar-se a fornecer os dados exigidos se quiser ficar alojado — mas significa também que o alojamento só os pode utilizar para essa finalidade.
Que dados pode e deve recolher
Pode recolher exatamente os dados que a regulamentação sobre o registo de viajantes exige: identificação, contacto, residência e dados da estadia. Nem mais, nem menos.
O princípio da minimização do RGPD é claro: pedir dados adicionais por precaução não se justifica e representa um risco para si.
O que NÃO deve fazer: guardar cópias do documento
Este é o erro mais comum. A Agência Espanhola de Proteção de Dados alertou que os alojamentos não devem solicitar nem conservar fotocópias ou imagens do DNI ou do passaporte: pedir uma cópia do documento é, em si mesmo, uma recolha excessiva.
O correto é recolher apenas os dados que a lei exige e não armazenar nenhuma imagem do documento. Se um sistema ler o documento para extrair esses dados, a imagem não deve ser conservada.
Durante quanto tempo conservar os dados
O Real Decreto 933/2021 fixa um prazo de conservação de três anos a partir do fim do serviço. Passado esse prazo, os dados devem ser eliminados: mantê-los indefinidamente não está em conformidade com o RGPD.
Convém ter um critério claro de conservação e eliminação, e aplicá-lo de forma sistemática.
Segurança: como o BookCheckin protege os dados
O RGPD também exige medidas de segurança adequadas. O BookCheckin transmite a informação encriptada, armazena-a em servidores europeus e limita o acesso ao pessoal autorizado.
Além disso, o sistema comunica às autoridades apenas os dados que a regulamentação exige, pelo que o design acompanha o princípio da minimização em vez de o complicar.