L’enregistrement des voyageurs est obligatoire, mais le RGPD impose des limites claires. Voici ce que vous pouvez recueillir, ce que vous ne devez pas conserver, et pendant combien de temps.
La base légale : une obligation légale, pas un consentement
Beaucoup de gens pensent que l’enregistrement d’un client dépend de son consentement. Ce n’est pas le cas. Le traitement de ces données repose sur le respect d’une obligation légale, celle qu’impose la réglementation relative à l’enregistrement des voyageurs.
Cela signifie que le client ne peut pas refuser de fournir les données exigées s’il souhaite être hébergé — mais aussi que vous ne pouvez les utiliser qu’à cette seule fin.
Quelles données vous pouvez et devez recueillir
Vous pouvez recueillir exactement les données qu’exige la réglementation relative à l’enregistrement des voyageurs : identification, contact, résidence et données du séjour. Ni plus, ni moins.
Le principe de minimisation du RGPD est clair : demander des données supplémentaires « au cas où » n’est pas justifié et vous expose.
Ce qu’il ne faut PAS faire : conserver des copies du document
C’est l’erreur la plus répandue. L’Agence espagnole de protection des données a averti que les hébergements ne doivent ni demander ni conserver de photocopies ou d’images du DNI ou du passeport : demander une copie du document constitue, en soi, une collecte excessive.
La bonne pratique consiste à recueillir uniquement les données exigées par la loi, sans conserver aucune image du document. Si un système lit le document pour en extraire ces données, l’image ne doit pas être conservée.
Combien de temps conserver les données
Le décret royal 933/2021 fixe un délai de conservation de trois ans à compter de la fin du service. Passé ce délai, les données doivent être supprimées : les conserver indéfiniment n’est pas conforme au RGPD.
Mieux vaut définir une politique claire de conservation et de suppression, et l’appliquer de façon systématique.
Sécurité : comment BookCheckin protège les données
Le RGPD exige également des mesures de sécurité adéquates. BookCheckin transmet les informations de façon chiffrée, les stocke sur des serveurs européens et limite l’accès au personnel autorisé.
De plus, le système ne communique aux autorités que les données exigées par la réglementation, de sorte que sa conception va dans le sens du principe de minimisation au lieu de le compliquer.