SES Hospedajes : formulaire manuel, envoi par lot (XML) et service web

En bref

Il existe trois façons d’envoyer une fiche de voyageurs à SES Hospedajes : le formulaire manuel sur le site officiel, l’envoi d’un fichier par lot (XML) et l’intégration par service web (SOAP). Les trois sont valables et diffèrent par l’effort demandé et le degré d’automatisation : le formulaire convient pour peu de réservations, l’envoi par lot réduit la saisie si un système génère le fichier, et le service web envoie les fiches tout seul.

Quelle que soit la méthode, chaque envoi accepté génère un numéro de lot, qui est la référence pour consulter son état et pour l’annuler (SES ne permet pas de modifier, seulement d’annuler et de renvoyer).

Trois façons d’envoyer une fiche de voyageurs à SES Hospedajes

Communiquer les données de vos clients à SES Hospedajes peut se faire de trois manières, et bien choisir fait la différence entre y consacrer des minutes ou des secondes par séjour. Les trois sont valables ; elles diffèrent par l’effort demandé et le degré d’automatisation :

• ✓Le formulaire manuel sur le site officiel : vous saisissez les données de chaque voyageur à la main.
• ✓L’envoi par lot : vous téléversez un fichier (XML) avec les données d’une ou plusieurs communications.
• ✓Le service web (SOAP) : un système connecté envoie les fiches à votre place, sans que vous ayez à entrer sur le site.

1. Le formulaire manuel

C’est la voie la plus directe et celle que tout le monde connaît : vous vous connectez au site officiel de SES Hospedajes, créez une communication associée à votre établissement et saisissez les données de chaque voyageur. Elle ne demande aucune préparation technique.

Elle convient à ceux qui ont peu de réservations par mois, mais s’adapte mal à un volume élevé : avec plusieurs arrivées le même jour, saisir chaque fiche à la main prend du temps et multiplie le risque d’erreurs de frappe — un nom de famille mal orthographié, un code postal erroné — qui reviennent ensuite sous forme d’erreurs de validation.

2. L’envoi par lot (fichier XML)

L’envoi par lot consiste à téléverser sur le site un fichier avec les données déjà structurées, au lieu de les saisir écran par écran. Chaque envoi est regroupé dans un « lot » : une communication qui peut inclure plusieurs voyageurs du même séjour. Lors du traitement, le système valide le fichier et vous renvoie un numéro de lot qui identifie cet envoi.

C’est un point intermédiaire : cela réduit la saisie manuelle, mais exige que quelqu’un génère le fichier dans le bon format. Pour un hébergement sans outils dédiés, préparer ce XML à la main est peu pratique ; cela a généralement du sens quand un logiciel de gestion le produit pour vous.

3. Le service web (SOAP)

La troisième voie est l’intégration par service web : un système externe se connecte à SES Hospedajes et envoie les fiches automatiquement, sans que personne n’ait besoin d’entrer sur le site. C’est l’option sur laquelle s’appuient les prestataires de check-in comme BookCheckin.

Techniquement, le service web (SOAP) expose des opérations bien définies : l’une pour envoyer la communication, une autre pour consulter l’état du lot et une autre encore pour l’annuler. Chaque envoi indique le type de communication — fiche de voyageurs ou réservation d’hébergement — et il est identifié par le code du bailleur (le sujet obligé) et les identifiants du service web de cette entité. Le ministère publie la spécification technique de ce service et la met à jour par versions ; une intégration conforme suit donc la version en vigueur.

Le numéro de lot : votre identifiant d’envoi

Les trois voies ont un point commun : chaque envoi accepté génère un numéro de lot. Ce numéro est votre référence pour tout ce qui suit. Il vous permet de vérifier si le lot est « correct » ou « avec erreurs », et d’annuler la communication si une donnée était erronée (SES ne permet pas de modifier, seulement d’annuler et de renvoyer).

C’est pourquoi il convient de toujours le conserver avec le séjour, quelle que soit la méthode utilisée. Une fiche sans son numéro de lot est une fiche que vous ne pourrez plus consulter ni corriger facilement par la suite.

Quelle méthode vous convient

Le choix dépend de votre volume et du fait que vous souhaitiez ou non passer par le site officiel. Avec très peu de réservations par mois, le formulaire manuel suffit. Avec un volume moyen et un système qui génère le fichier, l’envoi par lot réduit la saisie. Et à partir d’une certaine activité — ou si vous ne voulez tout simplement pas dépendre du fait que quelqu’un pense à envoyer chaque fiche — l’intégration par service web est celle qui supprime le travail répétitif.

La clé n’est pas seulement l’envoi, mais tout ce qui l’entoure : valider avant d’envoyer, surveiller l’état du lot jusqu’à son acceptation et conserver le justificatif. C’est ce que fait un prestataire connecté.

Comment BookCheckin s’y prend

BookCheckin utilise le service web : il recueille les données du client via un lien de check-in en ligne, les valide et les envoie automatiquement à SES Hospedajes dans les délais. Il conserve le numéro de lot de chaque envoi, surveille son état jusqu’à l’acceptation et garde le justificatif, sans que votre équipe n’ait jamais à se connecter au site officiel.

Si un envoi est rejeté, il identifie exactement le voyageur et le champ concernés et, dans de nombreux cas, corrige et renvoie tout seul. Et s’il faut annuler une fiche déjà déposée, il gère l’annulation et la nouvelle communication depuis la plateforme. Vous pouvez commencer avec un seul logement, sans minimum.