As três formas de enviar um parte ao SES Hospedajes — o formulário manual, o carregamento de ficheiro em lote (XML) e o serviço web (SOAP) —, o que é o número de lote e que método lhe convém consoante o seu volume.
Em resumo
Há três formas de enviar um parte ao SES Hospedajes: o formulário manual no portal eletrónico, o carregamento de um ficheiro em lote (XML) e a integração por serviço web (SOAP). As três são válidas e diferem no esforço exigido e no grau de automação: o formulário serve para poucas reservas, o carregamento em lote reduz a introdução manual se um sistema gerar o ficheiro, e o serviço web envia os partes sozinho.
Seja qual for o método, cada envio aceite gera um número de lote, que é a referência para consultar o seu estado e para o anular (o SES não permite editar, apenas anular e reenviar).
Três formas de enviar um parte ao SES Hospedajes
Comunicar os dados dos seus hóspedes ao SES Hospedajes pode fazer-se de três formas, e escolher bem faz a diferença entre dedicar-lhe minutos ou segundos por estadia. As três são válidas; diferem no esforço e no grau de automação:
- ✓O formulário manual no portal eletrónico: introduz os dados de cada viajante manualmente.
- ✓O carregamento em lote: carrega um ficheiro (XML) com os dados de uma ou várias comunicações.
- ✓O serviço web (SOAP): um sistema integrado envia os partes por si, sem necessidade de aceder ao portal.
1. O formulário manual
É a via mais direta e a que todos conhecem: acede ao portal eletrónico do SES Hospedajes, cria uma comunicação associada ao seu estabelecimento e introduz os dados de cada viajante. Não exige qualquer preparação técnica.
Funciona para quem tem poucas reservas por mês, mas não escala bem: com várias chegadas no mesmo dia, introduzir manualmente cada parte consome tempo e multiplica o risco de erros de digitação — um apelido mal escrito, um código postal errado — que depois voltam como erros de validação.
2. O carregamento em lote (ficheiro XML)
O carregamento em lote consiste em carregar no portal um ficheiro com os dados já estruturados, em vez de os introduzir ecrã a ecrã. Cada envio é agrupado num «lote»: uma comunicação que pode incluir vários viajantes da mesma estadia. Ao processá-lo, o sistema valida o ficheiro e devolve-lhe um número de lote que identifica esse envio.
É um ponto intermédio: reduz a introdução manual, mas exige que alguém gere o ficheiro no formato correto. Para um alojamento sem ferramentas próprias, preparar esse XML manualmente é incómodo; costuma fazer sentido quando um sistema de gestão o produz por si.
3. O serviço web (SOAP)
A terceira via é a integração por serviço web: um sistema externo liga-se ao SES Hospedajes e envia os partes automaticamente, sem que ninguém tenha de aceder ao portal. É a opção sobre a qual se constroem os fornecedores de check-in como o BookCheckin.
Tecnicamente, o serviço web (SOAP) expõe operações bem definidas: uma para enviar a comunicação, outra para consultar o estado do lote e outra para o anular. Cada envio indica o tipo de comunicação — parte de viajantes ou reserva de alojamento — e segue identificado com o código do arrendador (o sujeito obrigado) e as credenciais do serviço web dessa entidade. O Ministério publica a especificação técnica deste serviço e atualiza-a por versões, pelo que uma integração conforme segue a versão em vigor.
O número de lote: o seu identificador de envio
As três vias têm algo em comum: cada envio aceite gera um número de lote. Esse número é a sua referência para tudo o que vier a seguir. Com ele consulta se o lote ficou «correto» ou «com erros», e com ele anula a comunicação caso algum dado esteja errado (o SES não permite editar, apenas anular e reenviar).
Por isso convém guardá-lo sempre junto da estadia, seja qual for o método que utilize. Um parte sem o seu número de lote é um parte que depois não poderá consultar nem corrigir com facilidade.
Recursos relacionados
- Anular ou corrigir um parte no SES Hospedajes— Como usar o número de lote para anular e reenviar
Que método lhe convém
A escolha depende do seu volume e de querer ou não mexer no portal. Com muito poucas reservas por mês, o formulário manual é suficiente. Com um volume médio e um sistema que gere o ficheiro, o carregamento em lote poupa introdução manual. E a partir de determinada atividade — ou se simplesmente não quiser depender de alguém se lembrar de enviar cada parte — a integração por serviço web é a que elimina o trabalho repetitivo.
A chave não está apenas no envio, mas em tudo o que o rodeia: validar antes de enviar, acompanhar o estado do lote até à aceitação e guardar o comprovativo. É isso que faz um fornecedor integrado.
Como o BookCheckin o faz
O BookCheckin usa o serviço web: recolhe os dados do hóspede através de um link de check-in online, valida-os e envia-os ao SES Hospedajes dentro do prazo, de forma automática. Guarda o número de lote de cada envio, acompanha o seu estado até à aceitação e conserva o comprovativo, sem que a sua equipa alguma vez tenha de aceder ao portal.
Se um envio for rejeitado, identifica exatamente o viajante e o campo em causa e, em muitos casos, corrige e reenvia sozinho. E, se for preciso anular um parte já apresentado, gere a anulação e a nova comunicação a partir da plataforma. Pode começar com um único alojamento, sem mínimos.
Recursos relacionados
- Guia do SES Hospedajes— O que é, quem está obrigado e como funciona o registo de viajantes
- Modelo do parte de viajantes— Os campos obrigatórios de cada viajante
- Como registar-se no SES Hospedajes passo a passo— O processo completo, do registo ao envio do parte
Como escolher a forma de enviar um parte ao SES Hospedajes
As três vias de envio e qual convém consoante o seu volume.
- 1
Use o formulário manual se tiver poucas reservas
Aceda ao portal eletrónico, crie uma comunicação associada ao seu estabelecimento e introduza os dados de cada viajante. Não exige preparação técnica, mas não escala bem.
- 2
Use o envio em lote (XML) para um volume médio
Carregue um ficheiro com os dados já estruturados em vez de os introduzir manualmente. Exige gerar o XML no formato correto, pelo que faz sentido quando um sistema de gestão o produz por si.
- 3
Use o serviço web (SOAP) para automatizar tudo
Um sistema integrado envia os partes, consulta o estado do lote e anula-o sem que ninguém tenha de aceder ao portal. É a via sobre a qual se constroem os fornecedores de check-in.
- 4
Guarde sempre o número de lote
Cada envio aceite devolve um número de lote. Guarde-o junto da estadia: é a referência para consultar o estado do envio e para o anular caso algum dado esteja errado.