Die drei Wege, eine Meldung an SES Hospedajes zu übermitteln — das manuelle Formular, die Stapelübertragung per Datei (XML) und der Webservice (SOAP) —, was die Stapelnummer ist und welche Methode je nach Volumen die richtige ist.
Kurz gesagt
Es gibt drei Wege, eine Meldung an SES Hospedajes zu übermitteln: das manuelle Formular im elektronischen Amt, die Stapelübertragung einer Datei (XML) und die Integration über einen Webservice (SOAP). Alle drei sind gültig und unterscheiden sich im Aufwand und im Automatisierungsgrad: Das Formular eignet sich für wenige Buchungen, die Stapelübertragung verringert die Eingabearbeit, wenn ein System die Datei erzeugt, und der Webservice übermittelt die Meldungen von selbst.
Unabhängig von der Methode erzeugt jede angenommene Übermittlung eine Stapelnummer, die als Referenz dient, um ihren Status abzufragen und sie zu stornieren (SES erlaubt keine Bearbeitung, nur Stornierung und erneute Übermittlung).
Drei Wege, eine Meldung an SES Hospedajes zu übermitteln
Die Daten Ihrer Gäste lassen sich auf drei Arten an SES Hospedajes übermitteln, und die richtige Wahl macht den Unterschied zwischen Minuten und Sekunden Aufwand pro Aufenthalt aus. Alle drei sind gültig; sie unterscheiden sich im Aufwand und im Automatisierungsgrad:
- ✓Das manuelle Formular im elektronischen Amt: Sie geben die Daten jedes Reisenden von Hand ein.
- ✓Die Stapelübertragung: Sie laden eine Datei (XML) mit den Daten einer oder mehrerer Meldungen hoch.
- ✓Der Webservice (SOAP): Ein angebundenes System übermittelt die Meldungen für Sie, ohne dass Sie das elektronische Amt aufrufen müssen.
1. Das manuelle Formular
Das ist der direkteste und bekannteste Weg: Sie melden sich im elektronischen Amt von SES Hospedajes an, legen eine mit Ihrer Unterkunft verknüpfte Meldung an und geben die Daten jedes Reisenden ein. Es ist keinerlei technische Vorbereitung nötig.
Das funktioniert für alle mit wenigen Buchungen im Monat, skaliert aber schlecht: Bei mehreren Ankünften am selben Tag kostet das manuelle Eintippen jeder Meldung Zeit und erhöht das Risiko von Tippfehlern — ein falsch geschriebener Nachname, eine falsche Postleitzahl —, die später als Validierungsfehler zurückkommen.
2. Die Stapelübertragung (XML-Datei)
Bei der Stapelübertragung laden Sie im elektronischen Amt eine Datei mit bereits strukturierten Daten hoch, statt sie Maske für Maske einzutippen. Jede Übermittlung wird in einem „Stapel“ zusammengefasst: einer Meldung, die mehrere Reisende desselben Aufenthalts enthalten kann. Bei der Verarbeitung prüft das System die Datei und liefert Ihnen eine Stapelnummer zurück, die diese Übermittlung identifiziert.
Das ist ein Mittelweg: Er verringert die manuelle Eingabe, verlangt aber, dass jemand die Datei im richtigen Format erzeugt. Für eine Unterkunft ohne eigene Tools ist es unbequem, dieses XML von Hand vorzubereiten; sinnvoll ist es meist, wenn ein Verwaltungssystem es für Sie erzeugt.
3. Der Webservice (SOAP)
Der dritte Weg ist die Integration über einen Webservice: Ein externes System verbindet sich mit SES Hospedajes und übermittelt die Meldungen automatisch, ohne dass jemand das elektronische Amt aufrufen muss. Darauf bauen Check-in-Anbieter wie BookCheckin ihre Lösungen auf.
Technisch stellt der Webservice (SOAP) klar definierte Operationen bereit: eine zum Übermitteln der Meldung, eine weitere zum Abfragen des Stapelstatus und eine dritte zum Stornieren. Jede Übermittlung gibt die Art der Meldung an — Reisendenmeldung oder Beherbergungsreservierung — und ist mit dem Code des arrendador (des verpflichteten Inhabers) und den Web-Service-Zugangsdaten dieser Entität verknüpft. Das Ministerium veröffentlicht die technische Spezifikation dieses Dienstes und aktualisiert sie versionsweise; eine konforme Integration folgt daher der jeweils gültigen Version.
Die Stapelnummer: Ihre Übermittlungskennung
Alle drei Wege haben eines gemeinsam: Jede angenommene Übermittlung erzeugt eine Stapelnummer. Diese Nummer ist Ihre Referenz für alles Weitere. Mit ihr prüfen Sie, ob der Stapel als „korrekt“ oder „mit Fehlern“ eingestuft wurde, und mit ihr stornieren Sie die Meldung, falls eine Angabe falsch war (SES erlaubt keine Bearbeitung, nur Stornierung und erneute Übermittlung).
Deshalb sollten Sie sie immer zusammen mit den Daten des Aufenthalts aufbewahren, unabhängig von der verwendeten Methode. Eine Meldung ohne ihre Stapelnummer lässt sich später weder bequem abfragen noch korrigieren.
Verwandte Ressourcen
- Eine Meldung bei SES Hospedajes stornieren oder korrigieren— Wie Sie die Stapelnummer zum Stornieren und erneuten Übermitteln nutzen
Welche Methode für Sie sinnvoll ist
Die Wahl hängt von Ihrem Volumen ab und davon, ob Sie überhaupt selbst im elektronischen Amt arbeiten möchten. Bei sehr wenigen Buchungen im Monat reicht das manuelle Formular. Bei mittlerem Volumen und einem System, das die Datei erzeugt, spart die Stapelübertragung Eingabearbeit. Und ab einer gewissen Aktivität — oder wenn Sie einfach nicht darauf angewiesen sein wollen, dass sich jemand daran erinnert, jede Meldung zu übermitteln — beseitigt die Integration über den Webservice die repetitive Arbeit.
Der Schlüssel liegt nicht nur in der Übermittlung selbst, sondern in allem, was drumherum passiert: vor dem Senden prüfen, den Stapelstatus bis zur Annahme überwachen und den Beleg aufbewahren. Das ist es, was ein angebundener Anbieter leistet.
Wie BookCheckin das umsetzt
BookCheckin nutzt den Webservice: Es erfasst die Gästedaten über einen Online-Check-in-Link, prüft sie und übermittelt sie automatisch fristgerecht an SES Hospedajes. Es speichert die Stapelnummer jeder Übermittlung, überwacht deren Status bis zur Annahme und bewahrt den Beleg auf, ohne dass Ihr Team jemals das elektronische Amt aufrufen muss.
Wird eine Übermittlung abgelehnt, identifiziert BookCheckin genau den betroffenen Reisenden und das betroffene Feld; in vielen Fällen korrigiert es die Angabe und übermittelt selbstständig erneut. Und falls eine bereits eingereichte Meldung storniert werden muss, verwaltet es die Stornierung und die neue Meldung direkt über die Plattform. Sie können mit einer einzigen Unterkunft beginnen, ohne Mindestanzahl.
Verwandte Ressourcen
- SES-Hospedajes-Leitfaden— Was es ist, wer dazu verpflichtet ist und wie die Reisendenregistrierung funktioniert
- Vorlage für die Reisendenmeldung— Die Pflichtfelder für jeden Reisenden
- Anmeldung bei SES Hospedajes Schritt für Schritt— Der vollständige Prozess, von der Anmeldung bis zur Übermittlung der Meldung
Wie Sie die richtige Übermittlungsart für eine Meldung an SES Hospedajes wählen
Die drei Übermittlungswege und welcher je nach Volumen sinnvoll ist.
- 1
Nutzen Sie das manuelle Formular bei wenigen Buchungen
Melden Sie sich im elektronischen Amt an, legen Sie eine mit Ihrer Unterkunft verknüpfte Meldung an und geben Sie die Daten jedes Reisenden ein. Das erfordert keine technische Vorbereitung, skaliert aber schlecht.
- 2
Nutzen Sie die Stapelübertragung (XML) bei mittlerem Volumen
Laden Sie eine Datei mit bereits strukturierten Daten hoch, statt sie einzutippen. Dafür müssen Sie das XML im richtigen Format erzeugen; dieser Weg lohnt sich also vor allem, wenn ein Verwaltungssystem es für Sie erstellt.
- 3
Nutzen Sie den Webservice (SOAP), um alles zu automatisieren
Ein angebundenes System übermittelt die Meldungen, fragt den Stapelstatus ab und storniert den Stapel, ohne dass jemand das elektronische Amt aufrufen muss. Auf diesem Weg bauen Check-in-Anbieter ihre Lösungen auf.
- 4
Bewahren Sie immer die Stapelnummer auf
Jede angenommene Übermittlung liefert eine Stapelnummer zurück. Bewahren Sie sie zusammen mit den Daten des Aufenthalts auf: Sie ist die Referenz, um den Status der Übermittlung abzufragen und sie zu stornieren, falls eine Angabe falsch war.