Las tres formas de enviar un parte a SES Hospedajes —el formulario manual, la carga de fichero por lote (XML) y el servicio web (SOAP)—, qué es el código de lote y qué método te conviene según tu volumen.
Tres formas de enviar un parte a SES Hospedajes
Comunicar los datos de tus huéspedes a SES Hospedajes se puede hacer de tres maneras, y elegir bien marca la diferencia entre dedicarle minutos o segundos por estancia. Las tres son válidas; cambian el esfuerzo y el grado de automatización:
- ✓El formulario manual en la sede electrónica: introduces los datos de cada viajero a mano.
- ✓La carga por lote: subes un fichero (XML) con los datos de una o varias comunicaciones.
- ✓El servicio web (SOAP): un sistema conectado envía los partes por ti, sin entrar en la sede.
1. El formulario manual
Es la vía más directa y la que todos conocen: entras en la sede electrónica de SES Hospedajes, creas una comunicación asociada a tu establecimiento y tecleas los datos de cada viajero. No requiere ninguna preparación técnica.
Funciona para quien tiene pocas reservas al mes, pero escala mal: con varias llegadas el mismo día, teclear a mano cada parte consume tiempo y multiplica el riesgo de erratas —un apellido mal escrito, un código postal equivocado— que después rebotan como errores de validación.
2. La carga por lote (fichero XML)
La carga por lote consiste en subir a la sede un fichero con los datos ya estructurados, en lugar de teclearlos pantalla a pantalla. Cada envío se agrupa en un «lote»: una comunicación que puede incluir a varios viajeros de la misma estancia. Al procesarlo, el sistema valida el fichero y te devuelve un código de lote que identifica ese envío.
Es un punto intermedio: reduce el tecleo manual, pero exige que alguien genere el fichero con el formato correcto. Para un alojamiento sin herramientas propias, preparar ese XML a mano es incómodo; suele tener sentido cuando un sistema de gestión lo produce por ti.
3. El servicio web (SOAP)
La tercera vía es la integración por servicio web: un sistema externo se conecta con SES Hospedajes y envía los partes automáticamente, sin que nadie entre en la sede. Es la opción sobre la que se construyen los proveedores de check-in como BookCheckin.
Técnicamente, el servicio web (SOAP) expone unas operaciones bien definidas: una para enviar la comunicación, otra para consultar el estado del lote y otra para anularlo. Cada envío indica el tipo de comunicación —parte de viajeros o reserva de hospedaje— y viaja identificado con el código del arrendador (el titular obligado) y las credenciales del establecimiento. El Ministerio publica la especificación técnica de este servicio y la actualiza por versiones, así que una integración conforme sigue la versión vigente.
El código de lote: tu identificador de envío
Las tres vías tienen algo en común: cada envío aceptado genera un código de lote. Ese código es tu referencia para todo lo que venga después. Con él consultas si el lote ha quedado «correcto» o «con errores», y con él anulas la comunicación si un dato estaba mal (SES no permite editar, solo anular y reenviar).
Por eso conviene guardarlo siempre junto a la estancia, sea cual sea el método que uses. Un parte sin su código de lote es un parte que después no podrás consultar ni corregir con comodidad.
Recursos relacionados
- Anular o corregir un parte en SES Hospedajes— Cómo usar el código de lote para anular y reenviar
Qué método te conviene
La elección depende de tu volumen y de si quieres tocar la sede. Con muy pocas reservas al mes, el formulario manual cumple. Con un volumen medio y un sistema que genere el fichero, la carga por lote ahorra tecleo. Y a partir de cierta actividad —o si simplemente no quieres depender de que alguien se acuerde de enviar cada parte— la integración por servicio web es la que elimina el trabajo repetitivo.
La clave no es solo el envío, sino todo lo que lo rodea: validar antes de mandar, vigilar el estado del lote hasta la aceptación y guardar el justificante. Eso es lo que hace un proveedor conectado.
Cómo lo hace BookCheckin
BookCheckin usa el servicio web: recoge los datos del huésped mediante un link de check-in online, los valida, y los envía a SES Hospedajes dentro del plazo de forma automática. Guarda el código de lote de cada envío, vigila su estado hasta la aceptación y conserva el justificante, sin que tu equipo entre nunca en la sede.
Si un envío rebota, identifica el viajero y el campo exactos y, en muchos casos, corrige y reenvía solo. Y si hace falta anular un parte ya presentado, gestiona la anulación y la nueva comunicación desde la plataforma. Puedes empezar con una sola propiedad, sin mínimos.
Recursos relacionados
- Guía de SES Hospedajes— Qué es, quién está obligado y cómo funciona el registro de viajeros
- Plantilla del parte de viajeros— Los campos obligatorios de cada viajero
- Alta en SES Hospedajes paso a paso— El proceso completo, del alta al envío del parte