Cómo anular o corregir un parte de viajeros en SES Hospedajes

SES Hospedajes no tiene botón de «editar»: se anula y se reenvía

Es la pregunta que llega en cuanto detectas un dato mal en un parte ya enviado: «¿cómo lo edito?». La respuesta incómoda es que no puedes editarlo. SES Hospedajes no ofrece una operación de modificación de una comunicación ya presentada. La única vía de corrección es anular la comunicación existente y volver a presentarla con los datos correctos.

Conviene interiorizarlo porque cambia la forma de trabajar: un parte enviado no es un borrador que se retoca, sino un registro cerrado. Si algo va mal —un apellido equivocado, un número de documento con una errata, un cambio en el número de huéspedes—, el camino es siempre el mismo: anular y reenviar.

Qué es el código de lote y por qué lo necesitas

Cada envío a SES Hospedajes genera un «lote», identificado por un código único que el sistema devuelve al aceptar la comunicación. Ese código de lote es la referencia con la que después puedes consultar el estado del envío y, llegado el caso, anularlo.

Sin el código de lote no puedes anular nada, así que guárdalo siempre junto a la estancia. Un detalle técnico importante: el lote es una sola comunicación que puede contener a varios viajeros (todas las personas de una misma estancia). Cuando anulas el lote, se anulan todas las personas que contiene, no solo la que tenía el dato incorrecto.

Cuándo anular y cuándo basta con corregir antes de enviar

No todo error obliga a anular. La regla depende del estado en que se encuentre el envío:

• ✓Si el parte aún no se ha enviado (o el lote figura «pendiente» y todavía no se ha aceptado): no reenvíes por encima. Espera a ver el resultado; si es un rechazo por un dato, corriges el campo y vuelves a enviar sin anular nada.
• ✓Si el lote se ha aceptado («correcto») y luego descubres que un dato estaba mal: aquí sí. Anula el lote y presenta una nueva comunicación con el dato corregido.
• ✓Si has enviado el mismo parte dos veces por error (un duplicado real): anula el lote sobrante y deja solo uno. Dos comunicaciones válidas de la misma estancia son un duplicado que conviene deshacer.

Paso a paso para anular un parte ya presentado

El procedimiento, una vez tienes claro el estado y el código de lote, es directo:

• ✓Localiza el lote por su código y confirma que está aceptado (no tiene sentido anular un lote que el sistema rechazó: ese nunca llegó a registrarse).
• ✓Ejecuta la anulación de ese lote. Recuerda que anula la comunicación completa, con todos sus viajeros.
• ✓Crea una nueva comunicación con los datos correctos de toda la estancia —no solo del viajero que fallaba— y envíala. El sistema le asignará un nuevo código de lote.
• ✓Comprueba que el nuevo lote queda «correcto» y guarda su justificante. La estancia queda así bien registrada, con el envío anterior anulado y el nuevo aceptado.

Errores frecuentes al anular (y cómo evitarlos)

La anulación es sencilla, pero hay tres tropiezos habituales. El primero es olvidar que la anulación afecta a todo el lote: si en el mismo parte iban cuatro viajeros y anulas para corregir a uno, tienes que volver a comunicar a los cuatro, no solo al que tenía el error.

El segundo es reenviar sin anular, con la idea de «sobrescribir». No se sobrescribe: acabas con dos comunicaciones válidas y un duplicado que después hay que deshacer. Y el tercero es anular y no volver a presentar: la estancia se queda sin comunicar, que a efectos legales es como no haberla registrado nunca. Anular siempre va seguido de reenviar.

Cómo lo gestiona BookCheckin sin que entres en la sede

Anular y reenviar a mano en la sede electrónica es tedioso y fácil de equivocar, sobre todo con estancias de varios viajeros. BookCheckin gestiona la corrección de extremo a extremo: si un parte ya presentado tenía un dato mal, anula el lote y vuelve a comunicar la estancia completa con la información corregida, conservando el justificante de cada envío.

Así no tienes que recordar el código de lote, ni cuidar de reincluir a todos los viajeros, ni vigilar que el nuevo envío quede aceptado: la plataforma lo hace y deja la estancia correctamente registrada. Puedes empezar con una sola propiedad, sin mínimos.