Como anular ou corrigir um parte de viajantes no SES Hospedajes

Em resumo

O SES Hospedajes não permite editar um parte já enviado: a única forma de o corrigir é anular o lote e voltar a comunicar a estadia completa com os dados corretos. Para anular precisa do número de lote que o sistema devolveu ao aceitar o envio, e a anulação afeta todos os viajantes do lote, não só o que tinha o erro.

Anular sem voltar a apresentar deixa a estadia por comunicar, o que para efeitos legais equivale a não a ter registado: a anulação é sempre seguida de um reenvio.

O SES Hospedajes não tem botão «editar»: anula-se e reenvia-se

É a pergunta que surge assim que deteta um dado errado num parte já enviado: «como é que edito isto?». A resposta incómoda é que não pode editá-lo. O SES Hospedajes não oferece uma operação de alteração de uma comunicação já apresentada. A única via de correção é anular a comunicação existente e voltar a apresentá-la com os dados corretos.

Convém interiorizar isto porque muda a forma de trabalhar: um parte enviado não é um rascunho que se retoca, mas sim um registo fechado. Se algo correr mal — um apelido errado, um erro de escrita num número de documento, uma alteração no número de hóspedes —, o caminho é sempre o mesmo: anular e reenviar.

O que é o número de lote e porque precisa dele

Cada envio ao SES Hospedajes gera um «lote», identificado por um número único que o sistema devolve ao aceitar a comunicação. Esse número de lote é a referência com que depois pode consultar o estado do envio e, se necessário, anulá-lo.

Sem o número de lote não pode anular nada, por isso guarde-o sempre junto da estadia. Um pormenor técnico importante: o lote é uma única comunicação que pode conter vários viajantes (todas as pessoas da mesma estadia). Quando anula o lote, anulam-se todas as pessoas que este contém, não só a que tinha o dado incorreto.

Quando anular e quando basta corrigir antes de enviar

Nem todo o erro obriga a anular. A regra depende do estado em que se encontra o envio:

• ✓Se o parte ainda não foi enviado (ou o lote figura como «pendente» e ainda não foi aceite): não reenvie por cima. Espere pelo resultado; se for uma rejeição por causa de um dado, corrija o campo e volte a enviar sem anular nada.
• ✓Se o lote foi aceite («correto») e depois descobre que um dado estava errado: aqui sim. Anule o lote e apresente uma nova comunicação com o dado corrigido.
• ✓Se enviou o mesmo parte duas vezes por engano (um duplicado real): anule o lote a mais e deixe apenas um. Duas comunicações válidas da mesma estadia são um duplicado que convém desfazer.

Passo a passo para anular um parte já apresentado

O procedimento, depois de saber o estado do envio e o número de lote, é direto:

• ✓Localize o lote pelo seu número e confirme que está aceite (não faz sentido anular um lote que o sistema rejeitou: esse nunca chegou a ser registado).
• ✓Execute a anulação desse lote. Lembre-se de que anula a comunicação completa, com todos os seus viajantes.
• ✓Crie uma nova comunicação com os dados corretos de toda a estadia — não só do viajante com o erro — e envie-a. O sistema atribui-lhe um novo número de lote.
• ✓Confirme que o novo lote fica «correto» e guarde o comprovativo. A estadia fica assim corretamente registada, com o envio anterior anulado e o novo aceite.

Erros frequentes ao anular (e como evitá-los)

A anulação é simples, mas há três tropeços habituais. O primeiro é esquecer que a anulação afeta todo o lote: se o mesmo parte incluía quatro viajantes e o anula para corrigir um, tem de voltar a comunicar os quatro, não só o que tinha o erro.

O segundo é reenviar sem anular, com a ideia de «sobrescrever». Não se sobrescreve: acaba com duas comunicações válidas e um duplicado que depois é preciso desfazer. E o terceiro é anular e não voltar a apresentar: a estadia fica por comunicar, o que para efeitos legais é como nunca a ter registado. A anulação é sempre seguida de um reenvio.

Como o BookCheckin trata disto sem que ninguém tenha de entrar no portal eletrónico

Anular e reenviar à mão no portal eletrónico é moroso e propenso a erros, sobretudo em estadias com vários viajantes. O BookCheckin trata da correção de ponta a ponta: se um parte já apresentado tinha um dado errado, anula o lote e volta a comunicar a estadia completa com a informação corrigida, guardando o comprovativo de cada envio.

Assim, não precisa de se lembrar do número de lote, nem de garantir que volta a incluir todos os viajantes, nem de andar a verificar se o novo envio é aceite: a plataforma encarrega-se disso e deixa a estadia corretamente registada. Pode começar com um único alojamento, sem mínimos.