Comment annuler ou corriger une fiche de voyageurs dans SES Hospedajes

En bref

SES Hospedajes ne permet pas de modifier une fiche déjà envoyée : la seule façon de la corriger est d’annuler le lot et de communiquer à nouveau tout le séjour avec les données correctes. Pour annuler, vous avez besoin du numéro de lot que le système a renvoyé à l’acceptation de l’envoi, et l’annulation affecte tous les voyageurs du lot, pas seulement celui qui avait l’erreur.

Annuler sans renvoyer ensuite laisse le séjour non communiqué, ce qui équivaut légalement à ne pas l’avoir enregistré : annuler est toujours suivi d’un renvoi.

SES Hospedajes n’a pas de bouton « modifier » : on annule et on renvoie

C’est la question qui arrive dès que vous repérez une erreur dans une fiche déjà envoyée : « comment je la modifie ? ». La réponse gênante est que vous ne pouvez pas la modifier. SES Hospedajes n’offre pas d’opération de modification d’une communication déjà présentée. La seule voie de correction consiste à annuler la communication existante et à la présenter à nouveau avec les données correctes.

Mieux vaut l’intégrer d’emblée, car cela change la façon de travailler : une fiche envoyée n’est pas un brouillon que l’on retouche, mais un enregistrement clos. Si quelque chose ne va pas — un nom de famille erroné, une coquille dans un numéro de document, un changement dans le nombre de clients —, la marche à suivre est toujours la même : annuler et renvoyer.

Qu’est-ce que le numéro de lot et pourquoi en avez-vous besoin

Chaque envoi à SES Hospedajes génère un « lot », identifié par un numéro unique que le système renvoie à l’acceptation de la communication. Ce numéro de lot est la référence qui vous permet ensuite de consulter l’état de l’envoi et, le cas échéant, de l’annuler.

Sans le numéro de lot, vous ne pouvez rien annuler : conservez-le donc toujours avec le séjour. Un détail technique important : le lot est une seule communication qui peut contenir plusieurs voyageurs (toutes les personnes d’un même séjour). Quand vous annulez le lot, toutes les personnes qu’il contient sont annulées, pas seulement celle dont la donnée était incorrecte.

Quand annuler et quand il suffit de corriger avant d’envoyer

Toutes les erreurs n’obligent pas à annuler. La règle dépend de l’état dans lequel se trouve l’envoi :

• ✓Si la fiche n’a pas encore été envoyée (ou si le lot figure comme « en attente » et n’a pas encore été accepté) : ne renvoyez pas par-dessus. Attendez le résultat ; s’il s’agit d’un rejet pour une donnée, corrigez le champ et renvoyez sans rien annuler.
• ✓Si le lot a été accepté (« correct ») et que vous découvrez ensuite qu’une donnée était erronée : là, oui. Annulez le lot et présentez une nouvelle communication avec la donnée corrigée.
• ✓Si vous avez envoyé la même fiche deux fois par erreur (un vrai doublon) : annulez le lot en trop et n’en laissez qu’un seul. Deux communications valides pour le même séjour forment un doublon qu’il convient de défaire.

Étapes pour annuler une fiche déjà présentée

Une fois que vous connaissez clairement l’état et le numéro de lot, la procédure est directe :

• ✓Repérez le lot par son numéro et vérifiez qu’il est accepté (cela n’a aucun sens d’annuler un lot que le système a rejeté : il n’a jamais été enregistré).
• ✓Exécutez l’annulation de ce lot. Rappelez-vous qu’elle annule toute la communication, avec tous ses voyageurs.
• ✓Créez une nouvelle communication avec les données correctes de tout le séjour — pas seulement du voyageur en erreur — et envoyez-la. Le système lui attribuera un nouveau numéro de lot.
• ✓Vérifiez que le nouveau lot passe à « correct » et conservez son justificatif. Le séjour reste ainsi correctement enregistré, avec l’envoi précédent annulé et le nouveau accepté.

Erreurs fréquentes lors de l’annulation (et comment les éviter)

L’annulation est simple, mais il y a trois pièges habituels. Le premier est d’oublier que l’annulation affecte tout le lot : si la même fiche comptait quatre voyageurs et que vous annulez pour en corriger un, vous devez communiquer à nouveau les quatre, pas seulement celui qui avait l’erreur.

Le deuxième est de renvoyer sans annuler, avec l’idée d’« écraser ». On n’écrase rien : vous vous retrouvez avec deux communications valides et un doublon qu’il faudra ensuite défaire. Et le troisième est d’annuler sans renvoyer ensuite : le séjour reste non communiqué, ce qui équivaut légalement à ne l’avoir jamais enregistré. Annuler est toujours suivi d’un renvoi.

Comment BookCheckin s’en charge sans que vous entriez sur le site officiel

Annuler et renvoyer à la main sur le site officiel est fastidieux et propice aux erreurs, surtout pour des séjours avec plusieurs voyageurs. BookCheckin gère la correction de bout en bout : si une fiche déjà présentée contenait une erreur, il annule le lot et communique à nouveau tout le séjour avec l’information corrigée, en conservant le justificatif de chaque envoi.

Ainsi, vous n’avez pas à retenir le numéro de lot, ni à veiller à réinclure tous les voyageurs, ni à surveiller que le nouvel envoi soit bien accepté : la plateforme s’en charge et laisse le séjour correctement enregistré. Vous pouvez commencer avec un seul logement, sans minimum.