Una guía práctica para darte de alta en SES Hospedajes y comunicar los datos de tus huéspedes correctamente, sin perderte en la burocracia.
Qué es SES Hospedajes y quién debe usarlo
SES Hospedajes es la plataforma del Ministerio del Interior por la que los alojamientos turísticos comunican los datos de sus huéspedes. Es el sistema que sustituyó a Webpol y Hospederías y la vía obligatoria desde la entrada en vigor del Real Decreto 933/2021.
La obligación alcanza a todos los alojamientos —hoteles, apartamentos turísticos, casas rurales, hostales— con independencia de su tamaño, y también a las empresas de alquiler de vehículos. Si alojas viajeros a cambio de un precio, te afecta.
Paso 1: date de alta como empresa de hospedaje
Antes de poder enviar ningún parte, tu negocio tiene que estar registrado en la plataforma SES Hospedajes. El alta se realiza en la sede electrónica del sistema, identificando a la empresa y cada uno de los establecimientos que gestionas.
Una vez dada de alta, obtendrás las credenciales con las que se comunican los datos. Conserva esos accesos: los necesitarás cada vez que envíes información, ya sea de forma manual o a través de un sistema integrado.
Paso 2: recoge los datos obligatorios de cada huésped
La normativa detalla con precisión qué información hay que recoger de cada viajero. No basta con el nombre y el número de documento.
- ✓Datos de identidad: nombre y apellidos, sexo, fecha de nacimiento, nacionalidad, tipo y número de documento (y, en el DNI, el número de soporte).
- ✓Datos de contacto y residencia: dirección habitual, teléfono y correo electrónico.
- ✓Datos de la estancia: fechas de entrada y salida, número de viajeros y referencia de la reserva.
- ✓Datos del pago y la firma del viajero que acredita la veracidad de la información.
- ✓Los datos de los menores, incluidos los menores de 14 años, indicando su relación de parentesco.
Paso 3: envía el parte en menos de 24 horas
El plazo es estricto: los datos deben comunicarse en un máximo de 24 horas (desde el check-in o el inicio de la estancia). Puedes introducirlos manualmente en la plataforma o enviarlos automáticamente desde un sistema conectado.
Una excepción importante: si tu alojamiento está en Cataluña o el País Vasco, la comunicación no se hace a SES Hospedajes, sino al sistema de los Mossos d’Esquadra o de la Ertzaintza, respectivamente.
Paso 4: automatiza para no fallar nunca un plazo
Hacer todo esto a mano en recepción es lento y deja margen al error: una transcripción equivocada o un parte olvidado en un día de muchas llegadas pueden costarte una sanción.
BookCheckin recoge los datos mediante un link de check-in online que el huésped completa antes de llegar, los valida y los envía a SES Hospedajes dentro de plazo de forma automática, conservando el justificante. Tu equipo no tiene que entrar en la plataforma.