En Catalogne et au Pays basque, la déclaration des voyageurs se fait auprès d’un système régional spécifique, et non auprès de SES Hospedajes. Nous vous expliquons comment cela fonctionne.
SES Hospedajes est national, mais il existe des systèmes régionaux
SES Hospedajes, géré par le ministère de l’Intérieur, est le système général de déclaration des voyageurs en Espagne. Mais deux communautés autonomes disposent de leur propre police, compétente en la matière.
En Catalogne et au Pays basque, les hébergements déclarent les données de leurs clients au système de leur police régionale plutôt qu’à SES Hospedajes. Ce n’est pas une couche supplémentaire : c’est un destinataire différent.
Catalogne : les Mossos d’Esquadra
En Catalogne, le corps compétent est la Policia de la Generalitat - Mossos d’Esquadra. Les hébergements situés en territoire catalan doivent tenir compte de son système de déclaration des données de voyageurs.
Pour l’hébergement, l’important est que ses fiches parviennent au bon destinataire selon l’emplacement du bien.
Ressources associées
- Enregistrement des voyageurs en Catalogne : le guide des Mossos d’Esquadra— Qui est concerné, délais et sanctions
Pays basque : l’Ertzaintza
Au Pays basque, la compétence revient à l’Ertzaintza. Comme en Catalogne, les établissements d’hébergement qui s’y trouvent doivent canaliser les informations de leurs clients vers le système régional correspondant.
Ressources associées
- Enregistrement des voyageurs au Pays basque : le guide de l’Ertzaintza— Qui est concerné, délais et sanctions
Le défi : déclarer au bon système
L’erreur la plus fréquente est de déclarer au mauvais système. Transmettre à SES Hospedajes les données d’un bien situé à Bilbao ou à Girona ne vous met pas en conformité : cette déclaration doit être adressée au système régional correspondant.
Chaque bien a un destinataire unique, qui dépend de sa localisation. L’approche efficace consiste à collecter les données du client une seule fois — avec le document scanné et la signature numérique — et à savoir clairement à quel système chaque fiche doit être envoyée.
Le rôle de BookCheckin ici (et ses limites)
BookCheckin automatise l’envoi au système national SES Hospedajes, le destinataire dans toutes les communautés sans registre policier propre. La Catalogne est également couverte, par une autre voie : dans l’onglet Légal du logement, vous renseignez une seule fois l’identifiant d’établissement que les Mossos d’Esquadra vous ont attribué lors de l’inscription de votre établissement sur registreviatgers.mossos.gencat.cat, puis vous le confirmez. Tant qu’il n’est pas enregistré, ce logement ne peut pas créer de liens de check-in ; une fois qu’il l’est, le check-in fonctionne comme partout ailleurs en Espagne —le voyageur renseigne ses données, scanne son document et signe— et BookCheckin génère le fichier de vos voyageurs au format officiel V24, que vous téléchargez et déposez vous-même sur le portail des Mossos.
Ce dernier point est à prendre au pied de la lettre : le dépôt sur leur portail, c’est vous qui l’effectuez. Nous préparons le fichier ; nous n’envoyons rien aux Mossos et ne détenons aucun identifiant de connexion chez eux. Au Pays basque, une fois le code d’établissement que l’Ertzaintza vous a attribué ajouté et activé sur le logement, BookCheckin prépare le fichier au format XML du Registro Hostelero de l’Ertzaintza et c’est vous qui le déposez sur leur portail. BookCheckin ne se connecte jamais au portail de l’Ertzaintza, n’envoie rien en votre nom et ne conserve aucun identifiant. Le Registro Hostelero de l’Ertzaintza est la voie que nous avons ouverte le plus récemment. Si leur portail refuse un fichier, signalez-le-nous depuis la page de contact — ou depuis Support, dans votre tableau de bord — avec le message d’erreur, et nous le corrigerons.