BookCheckin
Guida normativa · Ultimo aggiornamento: 21 settembre 2026

Scheda del viaggiatore o comunicazione di prenotazione: quale devi inviare

SES Hospedajes ha due tipi di comunicazione distinti —la comunicazione di prenotazione e la scheda del viaggiatore, detta anche scheda di notifica— e il dubbio più ripetuto è quale dei due tocchi a te. Li confrontiamo campo per campo, con il testo del Regio Decreto 933/2021 e la specifica tecnica del Ministero dell’Interno davanti.

Inizia gratis

In breve

Non sono due nomi per la stessa cosa: in SES Hospedajes la scheda del viaggiatore (parte de viajeros) e la comunicazione di prenotazione (reserva de hospedaje) sono due tipi di comunicazione distinti, che si scelgono in un menu a tendina prima di inviare qualsiasi cosa. L’articolo 6.3 del Regio Decreto 933/2021 apre due termini —immediato e, al massimo, 24 ore, «respectivamente» (« rispettivamente »)— a partire da due momenti diversi: quando si effettua la prenotazione o si formalizza il contratto, o lo si annulla, e all’inizio dei servizi contrattati. La comunicazione di prenotazione (RH) corrisponde al primo momento e la scheda del viaggiatore (PV) al secondo, e il decreto non contiene alcuna clausola che dica che l’una sostituisce l’altra. La differenza pratica sta nei dati: la prenotazione ruota attorno al titolare del contratto e ammette che tu non conosca ancora la data di nascita né il domicilio di nessuno; la scheda del viaggiatore richiede entrambi i dati per ogni persona alloggiata.

La scheda del viaggiatore e la comunicazione di prenotazione sono la stessa cosa?

No. In SES Hospedajes sono due tipi di comunicazione distinti, e il sistema li separa con un codice di due lettere che viaggia nell’intestazione di ogni invio: PV per la scheda del viaggiatore (parte de viajeros) e RH per la comunicazione di prenotazione (reserva de hospedaje). La specifica tecnica del Ministero dell’Interno ammette esattamente quattro valori —PV, RH, AV (noleggio di veicolo) e RV (prenotazione di veicolo)— e restituisce un errore se ne arriva un altro.

Entrambe derivano dallo stesso articolo del Regio Decreto 933/2021, il 6.3, che obbliga a trasmettere i dati dei viaggiatori e quelli della transazione in due momenti distinti del ciclo di un soggiorno. La comunicazione di prenotazione copre il primo; la scheda del viaggiatore, il secondo.

C’è un dettaglio che confonde molte persone: questi due nomi non vengono dal decreto. Il Regio Decreto 933/2021 parla di «partes de entrada» (schede di ingresso) all’articolo 4 e, all’articolo 6, definisce le comunicazioni in base al momento in cui vanno effettuate, senza dar loro un nome. «Parte de viajeros» e «reserva de hospedaje» sono i nomi della piattaforma: sono letteralmente le due opzioni del menu a tendina «Seleccione un tipo de comunicación» che mostra la guida visuale del Ministero. Cercare quei termini nel BOE e non trovarli non significa che non esistano.

Per questo la domanda «quale delle due invio?» raramente ha una sola risposta. Per un alloggio che riceve prenotazioni, la risposta abituale è «tutte e due, in momenti diversi», e il dubbio che resta è quali dati porti ciascuna e chi le presenti.

Fonti ufficiali

Quando si invia ciascuna?

Il termine è lo stesso nei due casi —immediato e al massimo 24 ore— ma decorre da momenti diversi. È esattamente ciò che impedisce di sostituire una comunicazione con l’altra: una prenotazione formalizzata con tre mesi di anticipo ha il suo orologio, che parte il giorno in cui si firma, non il giorno in cui l’ospite varca la porta.

L’articolo 6.3 mette l’annullamento nello stesso sacco: se una prenotazione già comunicata viene annullata, l’annullamento è un altro dei momenti che aprono il termine. Il servizio web del Ministero prevede a tal fine un’operazione di annullamento —tipo di operazione «B»— valida per i quattro tipi di comunicazione.

Conviene non confondere questi due termini con la comunicazione preventiva dell’articolo 6.1, che è un’altra cosa: i dati dell’impresa locatrice (arrendador) e della struttura si comunicano una sola volta, prima di iniziare l’attività, e si comunicano di nuovo solo se cambiano.

I due momenti dell’articolo 6.3 del RD 933/2021
ComunicazioneMomento da cui decorre il termineTermine
Comunicazione di prenotazione (RH)Quando si effettua la prenotazione o si formalizza il contratto o, se del caso, lo si annullaImmediatamente e, in ogni caso, non oltre 24 ore
Scheda del viaggiatore (PV)All’inizio dei servizi contrattatiImmediatamente e, in ogni caso, non oltre 24 ore

Traduzione dell’articolo 6.3 del Regio Decreto 933/2021, testo consolidato nel BOE. Originale: «Esta comunicación se realizará de manera inmediata, y en todo caso en un plazo no superior a 24 horas, respectivamente, a partir de los siguientes momentos: a) Al realizar la reserva o la formalización del contrato o, en su caso, su anulación. b) Al inicio de los servicios contratados.»

Comunicazione di prenotazione e scheda del viaggiatore, campo per campo

La tabella spiega perché le due comunicazioni esistono separate. Al momento della prenotazione non sai quasi mai chi dormirà lì: sai chi ha stipulato il contratto, quali date e come si paga. Lo schema della prenotazione è fatto per questo —ruota attorno al titolare del contratto e lascia facoltativi la data di nascita e il domicilio—, mentre quello della scheda del viaggiatore richiede questi due dati per ogni persona alloggiata e aggiunge il numero di supporto del documento e il grado di parentela dei minori.

C’è un’altra asimmetria che confonde molte persone. Nella scheda del viaggiatore il codice della struttura compare una sola volta, in cima al file, e tutte le comunicazioni di quell’invio appartengono a quella struttura. Nella comunicazione di prenotazione la struttura sta dentro ciascuna comunicazione, e può essere indicata con i dati dell’immobile al posto del codice: la specifica riserva questa opzione alle entità che non sono imprese di alloggio, perché un’impresa di alloggio è tenuta a indicare il codice di una delle sue strutture.

I dati che ciascuna comunicazione richiede non se li inventa la piattaforma: derivano dall’allegato I del RD 933/2021, il cui comma 3 raccoglie i dati dei viaggiatori e il cui comma 4 raccoglie i dati della transazione, del contratto, dell’immobile e del pagamento.

Cosa chiede ciascun tipo di comunicazione nella specifica tecnica del Ministero (v3.1.3)
DatoComunicazione di prenotazione (RH)Scheda del viaggiatore (PV)
StrutturaIl suo codice o, se non lo hai, i dati dell’immobileCodice della struttura, obbligatorio
Riferimento e data del contrattoObbligatoriObbligatori
Arrivo e partenzaObbligatori; se l’ora è sconosciuta si invia 00:00:00Obbligatori
Numero di personePersone della prenotazionePersone alloggiate
Dati del pagamentoObbligatoriObbligatori
Ruolo di ciascuna personaTitolare del contratto e viaggiatoriSempre viaggiatore
Nome e primo cognomeObbligatoriObbligatori
Documento d’identitàFacoltativoObbligatorio se la persona è maggiorenne
Numero di supporto del documentoIl campo non esisteObbligatorio se il documento è un DNI o un NIE
Data di nascitaFacoltativaObbligatoria
DomicilioFacoltativoObbligatorio
Telefono o e-mailAlmeno unoAlmeno uno
Grado di parentela con un minoreIl campo non esisteObbligatorio se un viaggiatore è minorenne

Fonte: MIR-HOSPE-DSI-WS — Servicio de Hospedajes, Comunicaciones v3.1.3 (schemi altaReservaHospedaje.xsd, altaParteHospedaje.xsd e tiposGenerales.xsd).

Quale tocca a te?

Dipende da chi ha il contratto con l’ospite e da dove si trova l’alloggio. Questi sono i quattro casi che coprono quasi tutti i dubbi reali:

  • Prenotazioni tramite il tuo sito web, per telefono o per e-mail: il contratto è tuo, quindi ti spettano entrambe le comunicazioni — la comunicazione di prenotazione quando si formalizza il contratto e la scheda del viaggiatore quando inizia il soggiorno.
  • Prenotazioni tramite una piattaforma (Airbnb, Booking e simili): il RD 933/2021 considera soggetti obbligati anche le piattaforme digitali che fanno da intermediarie via internet, che forniscano o meno il servizio sottostante. Le FAQ ufficiali del Ministero aggiungono il criterio che dirime la questione: quando nella relazione commerciale partecipano più entità intermediarie, il soggetto obbligato a comunicare è «aquel que mantiene una relación contractual directa y final con el cliente» (quello che mantiene un rapporto contrattuale diretto e finale con il cliente). Ciò nonostante, confermalo invece di darlo per scontato. Ciò che non cambia mai è la scheda del viaggiatore: parte dalla tua struttura, con le tue credenziali, ed è una tua responsabilità.
  • Arrivo senza prenotazione previa: la formalizzazione del contratto e l’inizio del servizio cadono quasi insieme, ma l’articolo 6.3 continua a nominarli separatamente e non fa eccezione perché coincidano nel tempo.
  • Alloggio in Catalogna o nei Paesi Baschi: non comunichi a SES Hospedajes, ma al registro dei Mossos d’Esquadra o a quello della Ertzaintza, che funzionano con moduli e formati propri. La distinzione tra i tipi PV e RH è propria di SES Hospedajes.

Risorse correlate

Cosa succede se invii la comunicazione sbagliata?

Ci sono due risposte, e quella importante è la seconda.

La prima è meccanica, e più stretta di quanto sembri: il sistema convalida il tipo che dichiari, non se fosse quello dovuto. L’intestazione di ogni invio porta il tipo, e il servizio restituisce l’errore 10122 —«Tipo de comunicación no válido. Valores aceptados: PV, RH, AV, RV» (tipo di comunicazione non valido)— quando il valore non è uno di quei quattro, e l’errore 10119 —«El arrendador no puede realizar ese tipo de comunicaciones» (l’arrendador non può effettuare quel tipo di comunicazioni)— quando l’arrendador non ha abilitato quel tipo nella sua registrazione. Quel secondo errore non si risolve toccando i dati dell’ospite: è un problema di come è stato registrato l’arrendador. Ciò che il sistema non ti dirà è che hai inviato una prenotazione dove era dovuta una scheda, perché sono due comunicazioni perfettamente valide.

La seconda è giuridica, ed è qui che conviene essere esatti. L’articolo 6.3 impone la comunicazione «respectivamente» a partire da due momenti, e in tutto il decreto non c’è alcuna clausola di sostituzione: niente dice che inviarne una copra l’altra. Non abbiamo nemmeno trovato una presa di posizione del Ministero che risolva la questione in modo esplicito, quindi la cosa onesta è restare a ciò che dice il testo e non andare oltre.

Ciò che è scritto sono le conseguenze del non comunicare. L’articolo 8 dello stesso regio decreto qualifica l’omissione delle comunicazioni obbligatorie come infrazione grave, in relazione all’articolo 36.20 della Legge organica 4/2015, e l’effettuazione delle comunicazioni obbligatorie fuori dal termine stabilito come infrazione lieve, in relazione all’articolo 37.9. Gli importi li fissa l’articolo 39.1 di quella legge organica: da 100 a 600 € le lievi e da 601 a 30.000 € le gravi. Nessuna delle due categorie sanziona «sbagliare tipo»: ciò che si sanziona è omettere una comunicazione obbligatoria o presentarla in ritardo.

Se hai già inviato qualcosa di sbagliato, il servizio web ha l’operazione di annullamento che menzionavamo prima. Usala con criterio: annullare un lotto già presentato non si può disfare, quindi assicurati prima che il nuovo invio funzionerà.

Risorse correlate

Come lo risolve BookCheckin

La scheda del viaggiatore è automatica. Non appena la proprietà ha configurato le sue credenziali del Ministero, BookCheckin raccoglie i dati di ogni ospite tramite il link di check-in —documento, data di nascita, domicilio, contatto e grado di parentela quando ci sono minori— e presenta la scheda del viaggiatore a SES Hospedajes.

La comunicazione di prenotazione è una funzione a parte, che arriva disattivata e si attiva proprietà per proprietà. Quando è attiva, la prenotazione si presenta alla creazione del link di check-in, e servono due cose: il telefono o l’e-mail dell’ospite —SES rifiuta una prenotazione senza alcun dato di contatto— e le date di arrivo e di partenza. Se ne manca una, BookCheckin blocca l’invio e lo dice, invece di mandare date inventate a un registro di sicurezza.

In entrambi i casi il Ministero risolve l’invio in modo asincrono: la risposta immediata restituisce solo un codice di lotto, e il verdetto reale arriva dopo. BookCheckin consulta lo stato del lotto finché non lo ha e, se il Ministero rifiuta una prenotazione, torna a offrire il reinvio nella scheda del link.

In Catalogna il flusso è diverso e conviene dirlo chiaramente: BookCheckin prepara il file dei viaggiatori nel formato ufficiale dei Mossos d’Esquadra —una volta che hai salvato nella proprietà l’identificativo di struttura che ti hanno dato al momento della registrazione— e lo carichi tu sul portale. Non inviamo mai nulla al portale dei Mossos. Con l’Ertzaintza, nei Paesi Baschi, vale lo stesso: una volta salvato nella proprietà il codice di stabilimento che ti ha assegnato l’Ertzaintza, BookCheckin prepara il file XML per il suo Registro Hostelero e lo carichi tu sul loro portale. Non inviamo mai nulla nemmeno al portale dell’Ertzaintza.

Risorse correlate

Per proseguire

Se cercavi la procedura e non il confronto, queste guide la raccontano passo dopo passo:

Risorse correlate

Come comunicare la comunicazione di prenotazione e la scheda del viaggiatore di uno stesso soggiorno

I cinque passi di un soggiorno prenotato, da quando si formalizza il contratto a quando conservi la ricevuta della scheda del viaggiatore.

  1. 1

    Registra l’arrendador e la struttura

    Nella sede elettronica del Ministero dell’Interno registra l’impresa o il privato titolare e ogni immobile. Da qui ottieni il codice arrendador e il codice struttura che identificano tutti i tuoi invii. È la comunicazione preventiva dell’articolo 6.1 e si fa una sola volta.

  2. 2

    Comunica la prenotazione quando si formalizza il contratto

    L’articolo 6.3.a apre il primo termine quando si effettua la prenotazione o si formalizza il contratto. La comunicazione di prenotazione (RH) porta la struttura, i dati del contratto e del pagamento e il titolare del contratto con il suo telefono o la sua e-mail.

  3. 3

    Raccogli i dati di ogni viaggiatore prima dell’arrivo

    La scheda del viaggiatore richiede per ogni persona alloggiata nome, primo cognome, data di nascita e domicilio, e il documento con il suo numero di supporto quando è un DNI o un NIE e la persona è maggiorenne. Raccoglierli con un check-in online evita di chiederli al banco.

  4. 4

    Invia la scheda del viaggiatore all’inizio del soggiorno

    L’articolo 6.3.b apre il secondo termine all’inizio dei servizi contrattati. La comunicazione della scheda del viaggiatore (PV) porta tutte le persone alloggiate, sempre con il ruolo di viaggiatore, e si invia immediatamente e in ogni caso entro 24 ore.

  5. 5

    Conserva il codice del lotto e il registro

    Ogni invio restituisce un codice del lotto che identifica la comunicazione e serve da ricevuta. L’articolo 5.3 obbliga a conservare il registro informatico per tre anni dalla fine del servizio contrattato.

Domande frequenti

Cosa scelgo per aggiungere qualcuno che alloggia: scheda del viaggiatore o comunicazione di prenotazione?+

La scheda del viaggiatore. È la comunicazione che identifica le persone alloggiate, e il suo termine decorre dall’inizio dei servizi contrattati. La comunicazione di prenotazione comunica un’altra cosa —il contratto— e il suo termine decorre dalla formalizzazione. Se il soggiorno derivava da una prenotazione, le due comunicazioni esistono, ma quella che «aggiunge» la persona che dorme lì è la scheda del viaggiatore.

Qual è la differenza tra la scheda del viaggiatore e la comunicazione di prenotazione?+

Il momento e i dati. La comunicazione di prenotazione (tipo RH) si comunica quando si formalizza o si annulla il contratto e ruota attorno al titolare del contratto; la scheda del viaggiatore (tipo PV) si comunica all’inizio del soggiorno e ruota attorno a ciascuna persona alloggiata. Nello schema del Ministero, la prenotazione lascia facoltativi la data di nascita e il domicilio e non ha né il campo del grado di parentela né quello del numero di supporto del documento; la scheda richiede la data di nascita e il domicilio, e chiede il grado di parentela quando viaggia un minore.

Cosa significano PV e RH in SES Hospedajes?+

Sono i codici del tipo di comunicazione che viaggiano nell’intestazione di ogni invio: PV è la scheda del viaggiatore (parte de viajeros) e RH la comunicazione di prenotazione (reserva de hospedaje). La specifica tecnica del Ministero ne ammette quattro, e gli altri due riguardano il noleggio di veicoli: AV (noleggio di veicolo) e RV (prenotazione di veicolo). Qualsiasi altro valore viene rifiutato con l’errore 10122.

Devo inviare entrambe le comunicazioni per lo stesso soggiorno?+

L’articolo 6.3 del RD 933/2021 apre due termini distinti, e lo dice con una sola parola: «respectivamente». Uno decorre da quando si effettua la prenotazione o si formalizza il contratto —o lo si annulla— e l’altro dall’inizio dei servizi contrattati. Sono due momenti, non uno da scegliere, e il decreto non contiene alcuna clausola che dica che adempiere all’uno copra l’altro; non abbiamo nemmeno trovato una presa di posizione del Ministero che lo risolva in modo esplicito, quindi questo è ciò che dice il testo, non un’interpretazione chiusa. Chi presenta ciascuna comunicazione è un’altra questione, e dipende da chi mantiene il rapporto contrattuale diretto e finale con il cliente.

Se prenoto tramite Airbnb o Booking, devo inviare io la comunicazione di prenotazione?+

Il RD 933/2021 considera soggetti obbligati anche le piattaforme digitali che fanno da intermediarie via internet, che forniscano o meno il servizio sottostante, quindi la comunicazione della prenotazione può spettare alla piattaforma quando è lei a mantenere il rapporto contrattuale con l’ospite. Non darlo per scontato senza confermarlo. La scheda del viaggiatore, invece, parte sempre dalla tua struttura e con le tue credenziali.

Se l’ospite prenota e arriva lo stesso giorno, ci sono comunque due comunicazioni?+

Il testo non fa eccezione perché i due momenti coincidono: l’articolo 6.3 continua a nominare separatamente la formalizzazione del contratto e l’inizio del servizio. Ma nessun documento ufficiale che abbiamo trovato —né il decreto, né le FAQ del Ministero, né la guida della piattaforma— affronta espressamente l’arrivo senza prenotazione previa. Se è il tuo caso, chiedilo alla tua gestoría (studio di consulenza amministrativa) o al Ministero stesso prima di smettere di inviare una delle due.

La comunicazione di prenotazione richiede il documento d’identità del viaggiatore?+

Non lo richiede. Nello schema della prenotazione il tipo e il numero di documento sono facoltativi, come la data di nascita e il domicilio. Ciò che è obbligatorio è almeno un dato di contatto —telefono, secondo telefono o e-mail— e che una delle persone figuri con il ruolo di titolare del contratto. I documenti si richiedono nella scheda del viaggiatore, e lì sì, per ogni persona maggiorenne.

Bisogna comunicare anche l’annullamento di una prenotazione?+

L’articolo 6.3.a nomina espressamente l’annullamento del contratto come uno dei momenti che aprono il termine di 24 ore, e il servizio web del Ministero ha un’operazione di annullamento —tipo di operazione «B»— valida per i quattro tipi di comunicazione. Tieni presente che annullare un lotto già presentato non si può disfare, quindi conviene assicurarsi che il nuovo invio funzionerà prima di annullare qualcosa.

Cosa succede se invio il tipo di comunicazione sbagliato?+

Dipende da cosa intendi per sbagliato. Se il valore del tipo non è uno dei quattro che il sistema ammette, l’invio viene rifiutato con l’errore 10122; e se il tuo arrendador non ha abilitato quel tipo, con il 10119, «El arrendador no puede realizar ese tipo de comunicaciones» —un problema della registrazione dell’arrendador, non dei dati dell’ospite—. Ma se mandi una prenotazione valida dove era dovuta una scheda, il sistema la accetta, perché sono due comunicazioni valide. E ciò che si sanziona non è sbagliare tipo, che nessuna norma qualifica, ma omettere una comunicazione obbligatoria —infrazione grave dell’articolo 8 del RD 933/2021 in relazione all’articolo 36.20 della Legge organica 4/2015— o presentarla fuori termine, che è lieve in relazione all’articolo 37.9.

I minori compaiono nella comunicazione di prenotazione?+

Lo schema della prenotazione non ha il campo del grado di parentela, quindi il rapporto con l’adulto accompagnatore non vi si comunica. Si comunica nella scheda del viaggiatore, che lo richiede quando uno dei viaggiatori è minorenne. L’articolo 4.2 del RD 933/2021 aggiunge altre due regole: i dati dei minori di quattordici anni li fornisce l’adulto che accompagnano, e la firma si chiede solo a partire dai quattordici.

E se il mio alloggio è in Catalogna o nei Paesi Baschi?+

Allora la distinzione non ti riguarda: le schede vanno al registro dei Mossos d’Esquadra o a quello della Ertzaintza, non a SES Hospedajes, e i tipi PV e RH sono propri di SES Hospedajes. BookCheckin copre il caso catalano preparando il file dei viaggiatori nel formato ufficiale perché lo carichi tu sul portale dei Mossos; non inviamo mai nulla noi. Con l’Ertzaintza, nei Paesi Baschi, vale lo stesso: una volta salvato nella proprietà il codice di stabilimento che ti ha assegnato l’Ertzaintza, BookCheckin prepara il file XML per il suo Registro Hostelero e lo carichi tu sul loro portale; nemmeno lì inviamo nulla noi.

BookCheckin invia entrambe le comunicazioni?+

La scheda del viaggiatore sì, purché la proprietà abbia configurato le sue credenziali del Ministero: i dati si raccolgono tramite il link di check-in e la scheda parte da sola. La comunicazione di prenotazione è una funzione a parte che arriva disattivata e si attiva per proprietà; quando è attiva, la prenotazione si presenta alla creazione del link di check-in e servono il telefono o l’e-mail dell’ospite e le date di arrivo e di partenza. In entrambi i casi il Ministero risolve in modo asincrono e BookCheckin consulta lo stato del lotto finché non ha il verdetto.

Che la scheda del viaggiatore parta da sola

BookCheckin raccoglie i dati dei tuoi ospiti e comunica la scheda del viaggiatore a SES Hospedajes per te.

Inizia gratis

Utilizziamo i cookie per migliorare la tua esperienza e analizzare il traffico del sito. Accettando, acconsenti all’uso dei cookie.