Parte de viajeros o reserva de hospedaje: cuál tienes que enviar
SES Hospedajes tiene dos tipos de comunicación distintos y la duda más repetida es cuál de los dos toca. Los comparamos campo a campo, con el texto del Real Decreto 933/2021 y la especificación técnica del Ministerio del Interior delante.
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No son dos nombres de lo mismo: en SES Hospedajes son dos tipos de comunicación distintos, que se eligen en un desplegable antes de enviar nada. El artículo 6.3 del Real Decreto 933/2021 abre dos plazos —inmediato y, como máximo, 24 horas, «respectivamente»— desde dos momentos distintos: al realizar la reserva o formalizar el contrato, o al anularlo, y al inicio de los servicios contratados. La reserva de hospedaje (RH) corresponde al primer momento y el parte de viajeros (PV) al segundo, y el decreto no contiene ninguna cláusula que diga que una sustituya a la otra. La diferencia práctica está en los datos: la reserva gira alrededor del titular del contrato y admite que aún no sepas la fecha de nacimiento ni el domicilio de nadie; el parte exige esos dos datos de cada persona alojada.
¿Son lo mismo el parte de viajeros y la reserva de hospedaje?
No. En SES Hospedajes son dos tipos de comunicación distintos, y el sistema los separa con un código de dos letras que viaja en la cabecera de cada envío: PV para el parte de viajeros y RH para la reserva de hospedaje. La especificación técnica del Ministerio del Interior admite exactamente cuatro valores —PV, RH, AV (alquiler de vehículo) y RV (reserva de vehículo)— y devuelve un error si llega cualquier otro.
Los dos salen del mismo artículo del Real Decreto 933/2021, el 6.3, que obliga a transmitir los datos de los viajeros y los de la transacción en dos momentos distintos del ciclo de una estancia. La reserva de hospedaje cubre el primero; el parte de viajeros, el segundo.
Hay un detalle que despista a mucha gente: esos dos nombres no salen del decreto. El RD 933/2021 habla de «partes de entrada» en su artículo 4 y, en el artículo 6, define las comunicaciones por el momento en que hay que hacerlas, sin ponerles nombre. «Parte de viajeros» y «reserva de hospedaje» son los nombres de la plataforma: son literalmente las dos opciones del desplegable «Seleccione un tipo de comunicación» que enseña la guía visual del Ministerio. Buscar esos términos en el BOE y no encontrarlos no significa que no existan.
Por eso la pregunta «¿cuál de los dos envío?» rara vez tiene como respuesta uno solo. Para un alojamiento que recibe reservas, la respuesta habitual es «los dos, en momentos distintos», y la duda que queda es qué datos lleva cada uno y quién los presenta.
Fuentes oficiales
- BOE-A-2021-17461 — Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre— Texto consolidado en el BOE; el artículo 6 fija las obligaciones de comunicación
- hospedajes.ses.mir.es— Portal oficial del Ministerio del Interior para las comunicaciones
- Ficha del trámite en la sede electrónica del Interior— Desde aquí cuelgan la guía visual de la plataforma y las preguntas frecuentes oficiales
¿Cuándo se envía cada una?
El plazo es el mismo en los dos casos —inmediato y como máximo 24 horas— pero cuenta desde momentos distintos. Eso es exactamente lo que impide sustituir una comunicación por la otra: una reserva formalizada con tres meses de antelación tiene su propio reloj, que arranca el día que se firma, no el día que el huésped cruza la puerta.
El artículo 6.3 mete la anulación en el mismo saco: si una reserva ya comunicada se cancela, la cancelación es otro de los momentos que abren el plazo. El servicio web del Ministerio tiene para eso una operación de anulación —tipo de operación «B»— válida para los cuatro tipos de comunicación.
Conviene no confundir estos dos plazos con la comunicación previa del artículo 6.1, que es otra cosa: los datos de la empresa arrendadora y del establecimiento se comunican una sola vez, antes de empezar la actividad, y solo se vuelven a comunicar si cambian.
| Comunicación | Desde qué momento corre el plazo | Plazo |
|---|---|---|
| Reserva de hospedaje (RH) | Al realizar la reserva o la formalización del contrato o, en su caso, su anulación | De manera inmediata y, en todo caso, no más de 24 horas |
| Parte de viajeros (PV) | Al inicio de los servicios contratados | De manera inmediata y, en todo caso, no más de 24 horas |
Redacción literal del artículo 6.3 del Real Decreto 933/2021, texto consolidado en el BOE.
Reserva de hospedaje y parte de viajeros, campo a campo
La tabla explica por qué las dos comunicaciones existen por separado. En el momento de la reserva casi nunca sabes quién va a dormir allí: sabes quién ha contratado, qué fechas y cómo se paga. El esquema de la reserva está hecho para eso —gira alrededor del titular del contrato y deja opcionales la fecha de nacimiento y el domicilio—, mientras que el del parte exige esos dos datos de cada persona alojada y añade el número de soporte del documento y el parentesco de los menores.
Hay una asimetría más que despista a mucha gente. En el parte de viajeros el código de establecimiento va una sola vez, arriba del fichero, y todas las comunicaciones de ese envío pertenecen a ese establecimiento. En la reserva de hospedaje el establecimiento va dentro de cada comunicación, y puede ir con los datos del inmueble en lugar del código: la especificación reserva esa opción para las entidades que no son empresas de hospedaje, porque una empresa de hospedaje sí está obligada a indicar el código de uno de sus establecimientos.
Los datos que pide cada comunicación no se los inventa la plataforma: salen del anexo I del RD 933/2021, cuyo inciso 3 recoge los datos de los viajeros y cuyo inciso 4 recoge los datos de la transacción, el contrato, el inmueble y el pago.
| Dato | Reserva de hospedaje (RH) | Parte de viajeros (PV) |
|---|---|---|
| Establecimiento | Su código o, si no se dispone de él, los datos del inmueble | Código de establecimiento, obligatorio |
| Referencia y fecha del contrato | Obligatorias | Obligatorias |
| Entrada y salida | Obligatorias; si se desconoce la hora se envía a las 00:00:00 | Obligatorias |
| Número de personas | Personas de la reserva | Personas alojadas |
| Datos del pago | Obligatorios | Obligatorios |
| Rol de cada persona | Titular del contrato y viajeros | Siempre viajero |
| Nombre y primer apellido | Obligatorios | Obligatorios |
| Documento de identidad | Opcional | Obligatorio si la persona es mayor de edad |
| Número de soporte del documento | No existe el campo | Obligatorio si el documento es DNI o NIE |
| Fecha de nacimiento | Opcional | Obligatoria |
| Domicilio | Opcional | Obligatorio |
| Teléfono o correo | Al menos uno | Al menos uno |
| Parentesco con un menor | No existe el campo | Obligatorio si algún viajero es menor de edad |
Fuente: MIR-HOSPE-DSI-WS — Servicio de Hospedajes, Comunicaciones v3.1.3 (esquemas altaReservaHospedaje.xsd, altaParteHospedaje.xsd y tiposGenerales.xsd).
¿Cuál te toca a ti?
Depende de quién tiene el contrato con el huésped y de dónde está el alojamiento. Estos son los cuatro casos que cubren casi todas las dudas reales:
- ✓Reservas por tu web, por teléfono o por correo: el contrato es tuyo, así que te corresponden las dos comunicaciones — la reserva cuando se formaliza y el parte cuando empieza la estancia.
- ✓Reservas por una plataforma (Airbnb, Booking y similares): el RD 933/2021 también considera sujeto obligado a las plataformas digitales que intermedian por internet, presten o no el servicio subyacente. Las preguntas frecuentes oficiales del Ministerio añaden el criterio que desempata: cuando en la relación comercial participan varias entidades intermediarias, el sujeto obligado a comunicar es «aquel que mantiene una relación contractual directa y final con el cliente». Aun así, confírmalo en vez de darlo por hecho. Lo que no cambia nunca es el parte de viajeros: sale de tu establecimiento, con tus credenciales, y es responsabilidad tuya.
- ✓Entrada sin reserva previa: la formalización del contrato y el inicio del servicio caen casi a la vez, pero el artículo 6.3 sigue nombrándolos por separado y no hace excepción porque coincidan en el tiempo.
- ✓Alojamiento en Cataluña o el País Vasco: no comunicas a SES Hospedajes, sino al registro de los Mossos d’Esquadra o al de la Ertzaintza, que funcionan con sus propios formularios y formatos. La distinción entre los tipos PV y RH es propia de SES Hospedajes.
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- El Real Decreto 933/2021 explicado— Quién es sujeto obligado, qué plazos hay y qué sanciones prevé
- Registro de viajeros en Cataluña y el País Vasco— Por qué esas dos comunidades no usan SES Hospedajes
¿Qué pasa si envías la comunicación que no era?
Hay dos respuestas, y la importante es la segunda.
La primera es mecánica, y más estrecha de lo que parece: el sistema valida el tipo que declaras, no si era el que tocaba. La cabecera de cada envío lleva el tipo, y el servicio devuelve el error 10122 —«Tipo de comunicación no válido. Valores aceptados: PV, RH, AV, RV»— cuando el valor no es uno de esos cuatro, y el error 10119 —«El arrendador no puede realizar ese tipo de comunicaciones»— cuando el arrendador no tiene habilitado ese tipo en su registro. Ese segundo error no se arregla tocando los datos del huésped: es un problema de cómo está dado de alta el arrendador. Lo que el sistema no te va a decir es que has mandado una reserva donde tocaba un parte, porque las dos son comunicaciones perfectamente válidas.
La segunda es legal, y aquí conviene ser exacto. El artículo 6.3 impone la comunicación «respectivamente» desde dos momentos, y en todo el decreto no hay ninguna cláusula de sustitución: nada dice que enviar una cubra la otra. Tampoco hemos encontrado un pronunciamiento del Ministerio que resuelva la pregunta de forma explícita, así que lo honesto es quedarse en lo que el texto dice y no ir más lejos.
Lo que sí está escrito son las consecuencias de no comunicar. El artículo 8 del mismo real decreto clasifica la omisión de las comunicaciones obligatorias como infracción grave, en relación con el artículo 36.20 de la Ley Orgánica 4/2015, y la realización de las comunicaciones obligatorias fuera del plazo establecido como infracción leve, en relación con el artículo 37.9. Las cuantías las fija el artículo 39.1 de esa ley orgánica: de 100 a 600 € las leves y de 601 a 30.000 € las graves. Ninguna de las dos categorías tipifica «equivocarse de tipo»: lo que se sanciona es omitir una comunicación obligatoria o presentarla tarde.
Si ya has enviado algo mal, el servicio web tiene la operación de anulación que mencionábamos antes. Úsala con cabeza: anular un lote ya presentado no se deshace, así que asegúrate primero de que el reenvío va a funcionar.
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- Cuando un envío a SES Hospedajes falla— Cómo leer el rechazo del Ministerio y reenviar dentro de plazo
- Parte de viajeros fuera de plazo— Qué pasa si superas las 24 horas: infracción leve o grave
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Cómo lo resuelve BookCheckin
El parte de viajeros es automático. En cuanto la propiedad tiene configuradas sus credenciales del Ministerio, BookCheckin recoge los datos de cada huésped por el enlace de check-in —documento, fecha de nacimiento, domicilio, contacto y parentesco cuando hay menores— y presenta el parte a SES Hospedajes.
La reserva de hospedaje es una función aparte, que viene desactivada y se activa propiedad por propiedad. Cuando está activa, la reserva se presenta al crear el enlace de check-in, y necesita dos cosas: el teléfono o el correo del huésped —SES rechaza una reserva sin ningún dato de contacto— y las fechas de entrada y salida. Si falta alguna, BookCheckin bloquea el envío y lo dice, en lugar de mandar fechas inventadas a un registro de seguridad.
En los dos casos el Ministerio resuelve el envío de forma asíncrona: la respuesta inmediata solo devuelve un código de lote, y el veredicto real llega después. BookCheckin consulta el estado del lote hasta tenerlo y, si el Ministerio rechaza una reserva, vuelve a ofrecer el reenvío en la ficha del enlace.
En Cataluña el flujo es distinto y conviene decirlo claro: BookCheckin prepara el archivo de viajeros en el formato oficial de los Mossos d’Esquadra —una vez has guardado en la propiedad el identificador de establecimiento que te dieron al registrarte— y lo subes tú al portal. Nunca enviamos nada al portal de los Mossos. Con la Ertzaintza, en el País Vasco, es igual: una vez guardado en la propiedad el código de establecimiento que te asignó la Ertzaintza, BookCheckin prepara el archivo XML para su Registro Hostelero y lo subes tú a su portal. Tampoco enviamos nada al portal de la Ertzaintza.
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- Registro de viajeros en Cataluña— Qué cubre BookCheckin en Cataluña y qué sigue haciendo el host
Para seguir
Si lo que buscabas era el procedimiento y no la comparación, estas guías lo cuentan paso a paso:
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- El parte de viajeros: qué es y cómo hacerlo— La obligación del día a día, de principio a fin
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- Formulario manual, carga por lote (XML) y servicio web— Las tres vías de envío y qué es el código de lote
- Plantilla del parte de viajeros— Los campos del anexo I en PDF y Word
Cómo comunicar la reserva de hospedaje y el parte de viajeros de una misma estancia
Los cinco pasos de una estancia reservada, desde que se formaliza el contrato hasta que guardas el justificante del parte.
- 1
Da de alta el arrendador y el establecimiento
Registra en la sede electrónica del Ministerio del Interior a la empresa o el particular titular y cada inmueble. De ahí salen el código de arrendador y el código de establecimiento que identifican todos tus envíos. Esta es la comunicación previa del artículo 6.1 y se hace una sola vez.
- 2
Comunica la reserva al formalizar el contrato
El artículo 6.3.a abre el primer plazo al realizar la reserva o formalizar el contrato. La comunicación de reserva de hospedaje (RH) lleva el establecimiento, los datos del contrato y del pago y al titular del contrato con su teléfono o su correo.
- 3
Recoge los datos de cada viajero antes de la llegada
El parte exige de cada persona alojada el nombre, el primer apellido, la fecha de nacimiento y el domicilio, y el documento con su número de soporte cuando es DNI o NIE y la persona es mayor de edad. Recogerlos con un check-in online evita pedirlos en el mostrador.
- 4
Envía el parte de viajeros al inicio de la estancia
El artículo 6.3.b abre el segundo plazo al inicio de los servicios contratados. La comunicación de parte de viajeros (PV) lleva a todas las personas alojadas, siempre con el rol de viajero, y se envía de manera inmediata y en todo caso dentro de las 24 horas.
- 5
Guarda el código de lote y conserva el registro
Cada envío devuelve un código de lote que identifica la comunicación y sirve de justificante. El artículo 5.3 obliga a conservar el registro informático durante tres años desde que termina el servicio contratado.
Preguntas frecuentes
¿Qué elijo para añadir a alguien que se aloja: parte de viajeros o reserva de hospedaje?+
El parte de viajeros. Es la comunicación que identifica a las personas alojadas, y su plazo arranca al inicio de los servicios contratados. La reserva de hospedaje comunica otra cosa —el contrato— y su plazo arranca al formalizarlo. Si la estancia venía de una reserva, las dos comunicaciones existen, pero la que «añade» a la persona que duerme allí es el parte.
¿Cuál es la diferencia entre el parte de viajeros y la reserva de hospedaje?+
El momento y los datos. La reserva de hospedaje (tipo RH) se comunica al formalizar o anular el contrato y gira alrededor del titular del contrato; el parte de viajeros (tipo PV) se comunica al inicio de la estancia y gira alrededor de cada persona alojada. En el esquema del Ministerio, la reserva deja opcionales la fecha de nacimiento y el domicilio y no tiene campo de parentesco ni de número de soporte del documento; el parte exige la fecha de nacimiento y el domicilio, y pide el parentesco cuando viaja un menor.
¿Qué significan PV y RH en SES Hospedajes?+
Son los códigos del tipo de comunicación que viaja en la cabecera de cada envío: PV es el parte de viajeros y RH la reserva de hospedaje. La especificación técnica del Ministerio admite cuatro, y los otros dos son del alquiler de vehículos: AV (alquiler de vehículo) y RV (reserva de vehículo). Cualquier otro valor se rechaza con el error 10122.
¿Tengo que enviar las dos comunicaciones por la misma estancia?+
El artículo 6.3 del RD 933/2021 abre dos plazos distintos, y lo dice con esa palabra: «respectivamente». Uno arranca al realizar la reserva o formalizar el contrato —o al anularlo— y otro al inicio de los servicios contratados. Son dos momentos, no uno a elegir, y el decreto no contiene ninguna cláusula que diga que cumplir en uno cubra el otro; tampoco hemos encontrado un pronunciamiento del Ministerio que lo resuelva de forma explícita, así que esto es lo que dice el texto, no una interpretación cerrada. Quién presenta cada comunicación es otra cuestión, y depende de quién mantenga la relación contractual directa y final con el cliente.
Si reservo por Airbnb o Booking, ¿tengo que enviar yo la reserva de hospedaje?+
El RD 933/2021 considera sujeto obligado también a las plataformas digitales que intermedian por internet, presten o no el servicio subyacente, así que la comunicación de la reserva puede corresponder a la plataforma cuando es ella la que mantiene la relación contractual con el huésped. No lo des por hecho sin confirmarlo. El parte de viajeros, en cambio, sale siempre de tu establecimiento y con tus credenciales.
Si el huésped reserva y entra el mismo día, ¿sigue habiendo dos comunicaciones?+
El texto no hace excepción porque los dos momentos coincidan: el artículo 6.3 sigue nombrando la formalización del contrato y el inicio del servicio por separado. Pero ningún documento oficial que hayamos encontrado —ni el decreto, ni las preguntas frecuentes del Ministerio, ni la guía de la plataforma— aborda expresamente la entrada sin reserva previa. Si es tu caso, pregúntalo a tu gestoría o al propio Ministerio antes de dejar de enviar una de las dos.
¿La reserva de hospedaje necesita el documento de identidad del viajero?+
No lo exige. En el esquema de la reserva, el tipo y el número de documento son opcionales, igual que la fecha de nacimiento y el domicilio. Lo que sí es obligatorio es al menos un dato de contacto —teléfono, segundo teléfono o correo— y que una de las personas vaya con el rol de titular del contrato. Los documentos se exigen en el parte de viajeros, y ahí sí, para toda persona mayor de edad.
¿Hay que comunicar también la anulación de una reserva?+
El artículo 6.3.a nombra expresamente la anulación del contrato como uno de los momentos que abren el plazo de 24 horas, y el servicio web del Ministerio tiene una operación de anulación —tipo de operación «B»— válida para los cuatro tipos de comunicación. Ten en cuenta que anular un lote ya presentado no se deshace, así que conviene asegurarse de que el reenvío va a funcionar antes de anular nada.
¿Qué pasa si envío el tipo de comunicación equivocado?+
Depende de qué entiendas por equivocado. Si el valor del tipo no es uno de los cuatro que admite el sistema, el envío se rechaza con el error 10122; y si tu arrendador no tiene habilitado ese tipo, con el 10119, «El arrendador no puede realizar ese tipo de comunicaciones» —un problema del alta del arrendador, no de los datos del huésped—. Pero si mandas una reserva válida donde tocaba un parte, el sistema la acepta, porque las dos son comunicaciones válidas. Y lo que se sanciona no es equivocarse de tipo, que ninguna norma tipifica, sino omitir una comunicación obligatoria —infracción grave del artículo 8 del RD 933/2021 en relación con el artículo 36.20 de la Ley Orgánica 4/2015— o presentarla fuera de plazo, que es leve en relación con el artículo 37.9.
¿Los menores aparecen en la reserva de hospedaje?+
El esquema de la reserva no tiene campo de parentesco, así que la relación con el adulto acompañante no se comunica ahí. Sí se comunica en el parte de viajeros, que lo exige cuando alguno de los viajeros es menor de edad. El artículo 4.2 del RD 933/2021 añade dos reglas más: los datos de los menores de catorce años los facilita el adulto al que acompañan, y la firma solo se pide a partir de los catorce.
¿Y si mi alojamiento está en Cataluña o el País Vasco?+
Entonces la distinción no te aplica: los partes van al registro de los Mossos d’Esquadra o al de la Ertzaintza, no a SES Hospedajes, y los tipos PV y RH son propios de SES Hospedajes. BookCheckin cubre el caso catalán preparando el archivo de viajeros en el formato oficial para que lo subas tú al portal de los Mossos; nunca enviamos nada nosotros. Con la Ertzaintza, en el País Vasco, es igual: una vez guardado en la propiedad el código de establecimiento que te asignó la Ertzaintza, BookCheckin prepara el archivo XML para su Registro Hostelero y lo subes tú a su portal; tampoco enviamos nada nosotros.
¿BookCheckin envía las dos comunicaciones?+
El parte de viajeros sí, siempre que la propiedad tenga configuradas sus credenciales del Ministerio: los datos se recogen por el enlace de check-in y el parte sale solo. La reserva de hospedaje es una función aparte que viene desactivada y se activa por propiedad; cuando está activa, la reserva se presenta al crear el enlace de check-in y necesita el teléfono o el correo del huésped y las fechas de entrada y salida. En los dos casos el Ministerio resuelve de forma asíncrona y BookCheckin consulta el estado del lote hasta tener el veredicto.
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