Boletim de alojamento ou reserva de alojamento: qual tens de enviar
O SES Hospedajes tem dois tipos de comunicação distintos e a dúvida mais repetida é qual dos dois te toca. Comparamo-los campo a campo, com o texto do Real Decreto 933/2021 e a especificação técnica do Ministério do Interior à frente.
Começar grátisEm resumo
Não são dois nomes para a mesma coisa: no SES Hospedajes, o boletim de alojamento (parte de viajeros) e a reserva de alojamento (reserva de hospedaje) são dois tipos de comunicação distintos, que se escolhem num menu pendente antes de enviar seja o que for. O artigo 6.3 do Real Decreto 933/2021 abre dois prazos —imediato e, no máximo, 24 horas, «respectivamente» («respetivamente»)— a partir de dois momentos diferentes: ao realizar a reserva ou formalizar o contrato, ou ao anulá-lo, e no início dos serviços contratados. A reserva de alojamento (RH) corresponde ao primeiro momento e o boletim de alojamento (PV) ao segundo, e o decreto não contém nenhuma cláusula que diga que uma substitui a outra. A diferença prática está nos dados: a reserva gira em torno do titular do contrato e admite que ainda não saibas a data de nascimento nem a morada de ninguém; o boletim exige esses dois dados de cada pessoa alojada.
O boletim de alojamento e a reserva de alojamento são a mesma coisa?
Não. No SES Hospedajes são dois tipos de comunicação distintos, e o sistema separa-os com um código de duas letras que viaja no cabeçalho de cada envio: PV para o boletim de alojamento (parte de viajeros) e RH para a reserva de alojamento (reserva de hospedaje). A especificação técnica do Ministério do Interior admite exatamente quatro valores —PV, RH, AV (aluguer de veículo) e RV (reserva de veículo)— e devolve um erro se chegar qualquer outro.
Ambos saem do mesmo artigo do Real Decreto 933/2021, o 6.3, que obriga a transmitir os dados dos viajantes e os da transação em dois momentos distintos do ciclo de uma estadia. A reserva de alojamento cobre o primeiro; o boletim de alojamento, o segundo.
Há um detalhe que confunde muita gente: esses dois nomes não saem do decreto. O Real Decreto 933/2021 fala de «partes de entrada» (boletins de entrada) no seu artigo 4 e, no artigo 6, define as comunicações pelo momento em que é preciso fazê-las, sem lhes dar nome. «Parte de viajeros» e «reserva de hospedaje» são os nomes da plataforma: são literalmente as duas opções do menu pendente «Seleccione un tipo de comunicación» que mostra o guia visual do Ministério. Procurar esses termos no BOE e não os encontrar não significa que não existam.
Por isso a pergunta «qual dos dois envio?» raramente tem uma só resposta. Para um alojamento que recebe reservas, a resposta habitual é «os dois, em momentos diferentes», e a dúvida que fica é que dados leva cada um e quem os apresenta.
Fontes oficiais
- BOE-A-2021-17461 — Real Decreto 933/2021, de 26 de outubro— Texto consolidado no BOE; o artigo 6 fixa as obrigações de comunicação
- hospedajes.ses.mir.es— Portal oficial do Ministério do Interior para as comunicações
- Ficha do procedimento na sede eletrónica do Ministério do Interior— Daqui dependem o guia visual da plataforma e as perguntas frequentes oficiais
Quando se envia cada uma?
O prazo é o mesmo nos dois casos —imediato e no máximo 24 horas—, mas conta a partir de momentos diferentes. É exatamente isso que impede substituir uma comunicação pela outra: uma reserva formalizada com três meses de antecedência tem o seu próprio relógio, que arranca no dia em que se assina, não no dia em que o hóspede cruza a porta.
O artigo 6.3 põe a anulação no mesmo saco: se uma reserva já comunicada for cancelada, o cancelamento é mais um dos momentos que abrem o prazo. O serviço web do Ministério tem para isso uma operação de anulação —tipo de operação «B»— válida para os quatro tipos de comunicação.
Convém não confundir estes dois prazos com a comunicação prévia do artigo 6.1, que é outra coisa: os dados da empresa arrendadora (arrendador) e do estabelecimento comunicam-se uma só vez, antes de começar a atividade, e só se voltam a comunicar se mudarem.
| Comunicação | Momento a partir do qual corre o prazo | Prazo |
|---|---|---|
| Reserva de alojamento (RH) | Ao realizar a reserva ou formalizar o contrato ou, se for caso disso, ao anulá-lo | De imediato e, em todo o caso, não mais de 24 horas |
| Boletim de alojamento (PV) | No início dos serviços contratados | De imediato e, em todo o caso, não mais de 24 horas |
Tradução do artigo 6.3 do Real Decreto 933/2021, texto consolidado no BOE. Original: «Esta comunicación se realizará de manera inmediata, y en todo caso en un plazo no superior a 24 horas, respectivamente, a partir de los siguientes momentos: a) Al realizar la reserva o la formalización del contrato o, en su caso, su anulación. b) Al inicio de los servicios contratados.»
Reserva de alojamento e boletim de alojamento, campo a campo
A tabela explica porque é que as duas comunicações existem em separado. No momento da reserva quase nunca sabes quem vai dormir lá: sabes quem contratou, que datas e como se paga. O esquema da reserva está feito para isso —gira em torno do titular do contrato e deixa opcionais a data de nascimento e a morada—, enquanto o do boletim exige esses dois dados de cada pessoa alojada e acrescenta o número de suporte do documento e o parentesco dos menores.
Há mais uma assimetria que confunde muita gente. No boletim de alojamento o código de estabelecimento vai uma só vez, no topo do ficheiro, e todas as comunicações desse envio pertencem a esse estabelecimento. Na reserva de alojamento o estabelecimento vai dentro de cada comunicação, e pode ir com os dados do imóvel em vez do código: a especificação reserva essa opção para as entidades que não são empresas de alojamento, porque uma empresa de alojamento está obrigada a indicar o código de um dos seus estabelecimentos.
Os dados que cada comunicação pede não os inventa a plataforma: saem do anexo I do RD 933/2021, cuja alínea 3 recolhe os dados dos viajantes e cuja alínea 4 recolhe os dados da transação, do contrato, do imóvel e do pagamento.
| Dado | Reserva de alojamento (RH) | Boletim de alojamento (PV) |
|---|---|---|
| Estabelecimento | O seu código ou, se não o tiveres, os dados do imóvel | Código de estabelecimento, obrigatório |
| Referência e data do contrato | Obrigatórias | Obrigatórias |
| Entrada e saída | Obrigatórias; se a hora for desconhecida, envia-se 00:00:00 | Obrigatórias |
| Número de pessoas | Pessoas da reserva | Pessoas alojadas |
| Dados do pagamento | Obrigatórios | Obrigatórios |
| Papel de cada pessoa | Titular do contrato e viajantes | Sempre viajante |
| Nome e primeiro apelido | Obrigatórios | Obrigatórios |
| Documento de identificação | Opcional | Obrigatório se a pessoa for maior de idade |
| Número de suporte do documento | O campo não existe | Obrigatório se o documento for DNI ou NIE |
| Data de nascimento | Opcional | Obrigatória |
| Morada | Opcional | Obrigatória |
| Telefone ou e-mail | Pelo menos um | Pelo menos um |
| Grau de parentesco com um menor | O campo não existe | Obrigatório se algum viajante for menor de idade |
Fonte: MIR-HOSPE-DSI-WS — Servicio de Hospedajes, Comunicaciones v3.1.3 (esquemas altaReservaHospedaje.xsd, altaParteHospedaje.xsd e tiposGenerales.xsd).
Qual te toca a ti?
Depende de quem tem o contrato com o hóspede e de onde está o alojamento. Estes são os quatro casos que cobrem quase todas as dúvidas reais:
- ✓Reservas pelo teu site, por telefone ou por e-mail: o contrato é teu, pelo que te cabem as duas comunicações — a reserva quando se formaliza o contrato e o boletim quando começa a estadia.
- ✓Reservas por uma plataforma (Airbnb, Booking e semelhantes): o RD 933/2021 também considera sujeitos obrigados as plataformas digitais que intermedeiam pela internet, prestem ou não o serviço subjacente. As perguntas frequentes oficiais do Ministério acrescentam o critério que desempata: quando na relação comercial participam várias entidades intermediárias, o sujeito obrigado a comunicar é «aquel que mantiene una relación contractual directa y final con el cliente» (aquele que mantém uma relação contratual direta e final com o cliente). Ainda assim, confirma-o em vez de o dares por adquirido. O que nunca muda é o boletim de alojamento: sai do teu estabelecimento, com as tuas credenciais, e é responsabilidade tua.
- ✓Entrada sem reserva prévia: a formalização do contrato e o início do serviço caem quase ao mesmo tempo, mas o artigo 6.3 continua a nomeá-los em separado e não faz exceção por coincidirem no tempo.
- ✓Alojamento na Catalunha ou no País Basco: não comunicas ao SES Hospedajes, mas ao registo dos Mossos d’Esquadra ou ao da Ertzaintza, que funcionam com formulários e formatos próprios. A distinção entre os tipos PV e RH é própria do SES Hospedajes.
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- O Real Decreto 933/2021 explicado— Quem é sujeito obrigado, que prazos existem e que sanções prevê
- Registo de viajantes na Catalunha e no País Basco— Por que essas duas regiões não usam o SES Hospedajes
O que acontece se enviares a comunicação errada?
Há duas respostas, e a importante é a segunda.
A primeira é mecânica, e mais estreita do que parece: o sistema valida o tipo que declaras, não se era o que se impunha. O cabeçalho de cada envio leva o tipo, e o serviço devolve o erro 10122 —«Tipo de comunicación no válido. Valores aceptados: PV, RH, AV, RV» (tipo de comunicação inválido)— quando o valor não é um desses quatro, e o erro 10119 —«El arrendador no puede realizar ese tipo de comunicaciones» (o arrendador não pode realizar esse tipo de comunicações)— quando o arrendador não tem esse tipo habilitado no seu registo. Esse segundo erro não se resolve mexendo nos dados do hóspede: é um problema da forma como o arrendador foi registado. O que o sistema não te vai dizer é que enviaste uma reserva onde se impunha um boletim, porque as duas são comunicações perfeitamente válidas.
A segunda é legal, e aqui convém ser exato. O artigo 6.3 impõe a comunicação «respectivamente» a partir de dois momentos, e em todo o decreto não há nenhuma cláusula de substituição: nada diz que enviar uma cubra a outra. Também não encontrámos uma tomada de posição do Ministério que resolva a questão de forma explícita, pelo que o honesto é ficar pelo que o texto diz e não ir mais longe.
O que está escrito são as consequências de não comunicar. O artigo 8 do mesmo real decreto qualifica a omissão das comunicações obrigatórias como infração grave, em relação com o artigo 36.20 da Lei Orgânica 4/2015, e a realização das comunicações obrigatórias fora do prazo estabelecido como infração leve, em relação com o artigo 37.9. Os montantes fixa-os o artigo 39.1 dessa lei orgânica: de 100 a 600 € as leves e de 601 a 30.000 € as graves. Nenhuma das duas categorias sanciona «enganar-se no tipo»: o que se sanciona é omitir uma comunicação obrigatória ou apresentá-la fora de prazo.
Se já enviaste algo mal, o serviço web tem a operação de anulação que mencionámos antes. Usa-a com cabeça: anular um lote já apresentado não se desfaz, por isso assegura-te primeiro de que o reenvio vai funcionar.
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Como o BookCheckin resolve
O boletim de alojamento é automático. Assim que a propriedade tem configuradas as suas credenciais do Ministério, o BookCheckin recolhe os dados de cada hóspede pelo link de check-in —documento, data de nascimento, morada, contacto e parentesco quando há menores— e apresenta o boletim ao SES Hospedajes.
A reserva de alojamento é uma função à parte, que vem desativada e se ativa propriedade a propriedade. Quando está ativa, a reserva apresenta-se ao criar o link de check-in, e precisa de duas coisas: o telefone ou o e-mail do hóspede —o SES rejeita uma reserva sem qualquer dado de contacto— e as datas de entrada e saída. Se faltar alguma, o BookCheckin bloqueia o envio e di-lo, em vez de mandar datas inventadas para um registo de segurança.
Nos dois casos o Ministério resolve o envio de forma assíncrona: a resposta imediata só devolve um código de lote, e o veredicto real chega depois. O BookCheckin consulta o estado do lote até o ter e, se o Ministério rejeitar uma reserva, volta a oferecer o reenvio na ficha do link.
Na Catalunha o fluxo é diferente e convém dizê-lo com clareza: o BookCheckin prepara o ficheiro de viajantes no formato oficial dos Mossos d’Esquadra —depois de guardares na propriedade o identificador de estabelecimento que te deram ao registares-te— e carregas tu o ficheiro no portal. Nunca enviamos nada para o portal dos Mossos. Com a Ertzaintza, no País Basco, é igual: depois de guardares na propriedade o código de estabelecimento que a Ertzaintza te atribuiu, o BookCheckin prepara o ficheiro XML para o Registro Hostelero da Ertzaintza e carregas tu o ficheiro no portal deles. Também não enviamos nada para o portal da Ertzaintza.
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- Registo de viajantes na Catalunha (Mossos d’Esquadra)— O que o BookCheckin cobre na Catalunha e o que o anfitrião continua a fazer
Para continuar
Se o que procuravas era o procedimento e não a comparação, estes guias contam-no passo a passo:
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Como comunicar a reserva de alojamento e o boletim de alojamento de uma mesma estadia
Os cinco passos de uma estadia reservada, desde que se formaliza o contrato até guardares o comprovativo do boletim.
- 1
Regista o arrendador e o estabelecimento
Na sede eletrónica do Ministério do Interior, regista a empresa ou o particular titular e cada imóvel. Daí saem o código de arrendador e o código de estabelecimento que identificam todos os teus envios. Esta é a comunicação prévia do artigo 6.1 e faz-se uma só vez.
- 2
Comunica a reserva ao formalizar o contrato
O artigo 6.3.a abre o primeiro prazo ao realizar a reserva ou formalizar o contrato. A comunicação de reserva de alojamento (RH) leva o estabelecimento, os dados do contrato e do pagamento e o titular do contrato com o seu telefone ou o seu e-mail.
- 3
Recolhe os dados de cada viajante antes da chegada
O boletim exige de cada pessoa alojada o nome, o primeiro apelido, a data de nascimento e a morada, e o documento com o seu número de suporte quando é DNI ou NIE e a pessoa é maior de idade. Recolhê-los com um check-in online evita pedi-los ao balcão.
- 4
Envia o boletim de alojamento no início da estadia
O artigo 6.3.b abre o segundo prazo no início dos serviços contratados. A comunicação de boletim de alojamento (PV) leva todas as pessoas alojadas, sempre com o papel de viajante, e envia-se de imediato e em todo o caso dentro das 24 horas.
- 5
Guarda o código de lote e conserva o registo
Cada envio devolve um código de lote que identifica a comunicação e serve de comprovativo. O artigo 5.3 obriga a conservar o registo informático durante três anos desde que termina o serviço contratado.
Perguntas frequentes
O que escolho para acrescentar alguém que se aloja: boletim de alojamento ou reserva de alojamento?+
O boletim de alojamento. É a comunicação que identifica as pessoas alojadas, e o seu prazo arranca no início dos serviços contratados. A reserva de alojamento comunica outra coisa —o contrato— e o seu prazo arranca ao formalizá-lo. Se a estadia veio de uma reserva, as duas comunicações existem, mas a que «acrescenta» a pessoa que dorme lá é o boletim.
Qual é a diferença entre o boletim de alojamento e a reserva de alojamento?+
O momento e os dados. A reserva de alojamento (tipo RH) comunica-se ao formalizar ou anular o contrato e gira em torno do titular do contrato; o boletim de alojamento (tipo PV) comunica-se no início da estadia e gira em torno de cada pessoa alojada. No esquema do Ministério, a reserva deixa opcionais a data de nascimento e a morada e não tem campo de parentesco nem de número de suporte do documento; o boletim exige a data de nascimento e a morada, e pede o parentesco quando viaja um menor.
O que significam PV e RH no SES Hospedajes?+
São os códigos do tipo de comunicação que viajam no cabeçalho de cada envio: PV é o boletim de alojamento (parte de viajeros) e RH a reserva de alojamento (reserva de hospedaje). A especificação técnica do Ministério admite quatro, e os outros dois são do aluguer de veículos: AV (aluguer de veículo) e RV (reserva de veículo). Qualquer outro valor é rejeitado com o erro 10122.
Tenho de enviar as duas comunicações pela mesma estadia?+
O artigo 6.3 do RD 933/2021 abre dois prazos distintos, e di-lo com uma só palavra: «respectivamente». Um arranca ao realizar a reserva ou formalizar o contrato —ou ao anulá-lo— e o outro no início dos serviços contratados. São dois momentos, não um a escolher, e o decreto não contém nenhuma cláusula que diga que cumprir num cubra o outro; também não encontrámos uma tomada de posição do Ministério que o resolva de forma explícita, pelo que isto é o que diz o texto, não uma interpretação fechada. Quem apresenta cada comunicação é outra questão, e depende de quem mantém a relação contratual direta e final com o cliente.
Se reservo pelo Airbnb ou pelo Booking, tenho de enviar eu a reserva de alojamento?+
O RD 933/2021 considera sujeitos obrigados também as plataformas digitais que intermedeiam pela internet, prestem ou não o serviço subjacente, pelo que a comunicação da reserva pode caber à plataforma quando é ela que mantém a relação contratual com o hóspede. Não o dês por adquirido sem o confirmar. O boletim de alojamento, pelo contrário, sai sempre do teu estabelecimento e com as tuas credenciais.
Se o hóspede reserva e entra no mesmo dia, continua a haver duas comunicações?+
O texto não faz exceção por os dois momentos coincidirem: o artigo 6.3 continua a nomear em separado a formalização do contrato e o início do serviço. Mas nenhum documento oficial que tenhamos encontrado —nem o decreto, nem as perguntas frequentes do Ministério, nem o guia da plataforma— aborda expressamente a entrada sem reserva prévia. Se for o teu caso, pergunta-o à tua gestoría (gabinete que trata dos teus assuntos administrativos) ou ao próprio Ministério antes de deixares de enviar uma das duas.
A reserva de alojamento precisa do documento de identificação do viajante?+
Não o exige. No esquema da reserva, o tipo e o número de documento são opcionais, tal como a data de nascimento e a morada. O que é obrigatório é pelo menos um dado de contacto —telefone, segundo telefone ou e-mail— e que uma das pessoas vá com o papel de titular do contrato. Os documentos exigem-se no boletim de alojamento, e aí sim, para toda a pessoa maior de idade.
É preciso comunicar também a anulação de uma reserva?+
O artigo 6.3.a nomeia expressamente a anulação do contrato como um dos momentos que abrem o prazo de 24 horas, e o serviço web do Ministério tem uma operação de anulação —tipo de operação «B»— válida para os quatro tipos de comunicação. Tem em conta que anular um lote já apresentado não se desfaz, pelo que convém assegurar-se de que o reenvio vai funcionar antes de anular seja o que for.
O que acontece se eu enviar o tipo de comunicação errado?+
Depende do que entendas por errado. Se o valor do tipo não for um dos quatro que o sistema admite, o envio é rejeitado com o erro 10122; e se o teu arrendador não tiver esse tipo habilitado, com o 10119, «El arrendador no puede realizar ese tipo de comunicaciones» —um problema do registo do arrendador, não dos dados do hóspede—. Mas se mandares uma reserva válida onde se impunha um boletim, o sistema aceita-a, porque as duas são comunicações válidas. E o que se sanciona não é enganar-se no tipo, que nenhuma norma qualifica, mas omitir uma comunicação obrigatória —infração grave do artigo 8 do RD 933/2021 em relação com o artigo 36.20 da Lei Orgânica 4/2015— ou apresentá-la fora de prazo, o que é leve em relação com o artigo 37.9.
Os menores aparecem na reserva de alojamento?+
O esquema da reserva não tem campo de parentesco, pelo que a relação com o adulto acompanhante não se comunica aí. Comunica-se no boletim de alojamento, que a exige quando algum dos viajantes é menor de idade. O artigo 4.2 do RD 933/2021 acrescenta mais duas regras: os dados dos menores de catorze anos facilita-os o adulto que acompanham, e a assinatura só se pede a partir dos catorze.
E se o meu alojamento está na Catalunha ou no País Basco?+
Então a distinção não se aplica a ti: os boletins vão para o registo dos Mossos d’Esquadra ou para o da Ertzaintza, não para o SES Hospedajes, e os tipos PV e RH são próprios do SES Hospedajes. O BookCheckin cobre o caso catalão preparando o ficheiro de viajantes no formato oficial para que o carregues tu no portal dos Mossos; nunca enviamos nada nós. Com a Ertzaintza, no País Basco, é igual: depois de guardares na propriedade o código de estabelecimento que a Ertzaintza te atribuiu, o BookCheckin prepara o ficheiro XML para o Registro Hostelero da Ertzaintza e carregas tu o ficheiro no portal deles; também aí não enviamos nada nós.
O BookCheckin envia as duas comunicações?+
O boletim de alojamento sim, desde que a propriedade tenha configuradas as suas credenciais do Ministério: os dados recolhem-se pelo link de check-in e o boletim sai sozinho. A reserva de alojamento é uma função à parte que vem desativada e se ativa por propriedade; quando está ativa, a reserva apresenta-se ao criar o link de check-in e precisa do telefone ou do e-mail do hóspede e das datas de entrada e saída. Nos dois casos o Ministério resolve de forma assíncrona e o BookCheckin consulta o estado do lote até ter o veredicto.
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