I tre modi per inviare una comunicazione a SES Hospedajes — il modulo manuale, il caricamento di un file a lotti (XML) e il servizio web (SOAP) —, cos’è il numero di lotto e quale metodo conviene in base al tuo volume.
In breve
Esistono tre modi per inviare una comunicazione a SES Hospedajes: il modulo manuale sul portale ufficiale, il caricamento di un file a lotti (XML) e l’integrazione tramite servizio web (SOAP). Tutti e tre sono validi e cambiano lo sforzo e l’automazione: il modulo serve per poche prenotazioni, l’invio a lotti riduce la digitazione se un sistema genera il file, e il servizio web invia le comunicazioni da solo.
Qualunque sia il metodo, ogni invio accettato genera un numero di lotto, che è il riferimento per consultarne lo stato e per annullarlo (SES non consente di modificare, solo di annullare e reinviare).
Tre modi per inviare una comunicazione a SES Hospedajes
Comunicare i dati dei tuoi ospiti a SES Hospedajes si può fare in tre modi, e scegliere bene fa la differenza tra dedicare minuti o secondi a ogni soggiorno. Tutti e tre sono validi; cambiano lo sforzo e il grado di automazione:
- ✓Il modulo manuale sul portale ufficiale: inserisci i dati di ogni viaggiatore a mano.
- ✓L’invio a lotti: carichi un file (XML) con i dati di una o più comunicazioni.
- ✓Il servizio web (SOAP): un sistema connesso invia le comunicazioni al posto tuo, senza che tu debba accedere al portale.
1. Il modulo manuale
È la via più diretta e quella che tutti conoscono: accedi al portale ufficiale di SES Hospedajes, crei una comunicazione associata alla tua struttura e digiti i dati di ogni viaggiatore. Non richiede alcuna preparazione tecnica.
Funziona per chi ha poche prenotazioni al mese, ma scala male: con più arrivi nello stesso giorno, digitare a mano ogni comunicazione richiede tempo e moltiplica il rischio di errori di battitura — un cognome scritto male, un codice postale sbagliato — che poi tornano indietro come errori di validazione.
2. L’invio a lotti (file XML)
L’invio a lotti consiste nel caricare sul portale un file con i dati già strutturati, invece di digitarli schermata dopo schermata. Ogni invio viene raggruppato in un «lotto»: una comunicazione che può includere più viaggiatori dello stesso soggiorno. Durante l’elaborazione, il sistema convalida il file e ti restituisce un numero di lotto che identifica quell’invio.
È un punto intermedio: riduce la digitazione manuale, ma richiede che qualcuno generi il file nel formato corretto. Per una struttura senza strumenti propri, preparare quell’XML a mano è scomodo; di solito ha senso quando è un gestionale a produrlo per te.
3. Il servizio web (SOAP)
La terza via è l’integrazione tramite servizio web: un sistema esterno si connette a SES Hospedajes e invia le comunicazioni automaticamente, senza che nessuno debba accedere al portale. È l’opzione su cui si basano i fornitori di check-in come BookCheckin.
Tecnicamente, il servizio web (SOAP) espone operazioni ben definite: una per inviare la comunicazione, un’altra per consultare lo stato del lotto e un’altra ancora per annullarlo. Ogni invio indica il tipo di comunicazione — comunicazione di viaggiatori o prenotazione di alloggio — e viaggia identificato dal codice dell’arrendador (il titolare obbligato) e dalle credenziali del servizio web di quell’entità. Il Ministero pubblica la specifica tecnica di questo servizio e la aggiorna con nuove versioni, quindi un’integrazione conforme segue la versione in vigore.
Il numero di lotto: il tuo identificativo di invio
Le tre vie hanno un elemento in comune: ogni invio accettato genera un numero di lotto. Quel numero è il tuo riferimento per tutto ciò che segue. Con esso verifichi se il lotto risulta «corretto» o «con errori», e con esso annulli la comunicazione se un dato era sbagliato (SES non consente di modificare, solo di annullare e reinviare).
Per questo conviene conservarlo sempre insieme al soggiorno, qualunque sia il metodo che usi. Una comunicazione senza il suo numero di lotto è una comunicazione che poi non potrai consultare né correggere con facilità.
Risorse correlate
- Annullare o correggere una comunicazione in SES Hospedajes— Come usare il numero di lotto per annullare e reinviare
Quale metodo ti conviene
La scelta dipende dal tuo volume e dal fatto che tu voglia o meno accedere al portale. Con pochissime prenotazioni al mese, il modulo manuale è sufficiente. Con un volume medio e un sistema che genera il file, l’invio a lotti riduce la digitazione. E a partire da una certa attività — o se semplicemente non vuoi dipendere dal fatto che qualcuno si ricordi di inviare ogni comunicazione — l’integrazione tramite servizio web è quella che elimina il lavoro ripetitivo.
La chiave non è solo l’invio, ma tutto ciò che lo circonda: convalidare prima di inviare, monitorare lo stato del lotto fino all’accettazione e conservare la ricevuta. È questo che fa un fornitore connesso.
Come lo fa BookCheckin
BookCheckin usa il servizio web: raccoglie i dati dell’ospite tramite un link di check-in online, li convalida e li invia a SES Hospedajes entro i termini in modo automatico. Conserva il numero di lotto di ogni invio, ne monitora lo stato fino all’accettazione e conserva la ricevuta, senza che il tuo team debba mai accedere al portale.
Se un invio viene respinto, identifica esattamente il viaggiatore e il campo interessati e, in molti casi, corregge e reinvia da solo. E se occorre annullare una comunicazione già presentata, gestisce l’annullamento e la nuova comunicazione direttamente dalla piattaforma. Puoi iniziare con una sola struttura, senza minimi.
Risorse correlate
- Guida a SES Hospedajes— Cos’è, chi è obbligato e come funziona la registrazione dei viaggiatori
- Modello della comunicazione dei viaggiatori— I campi obbligatori per ogni viaggiatore
- Come iscriversi a SES Hospedajes passo dopo passo— Il processo completo, dall’iscrizione all’invio della comunicazione
Come scegliere il modo di inviare una comunicazione a SES Hospedajes
Le tre vie di invio e quale conviene in base al tuo volume.
- 1
Usa il modulo manuale se hai poche prenotazioni
Accedi al portale ufficiale, crea una comunicazione associata alla tua struttura e inserisci i dati di ogni viaggiatore. Non richiede alcuna preparazione tecnica, ma scala male.
- 2
Usa l’invio a lotti (XML) per un volume medio
Carica un file con i dati già strutturati invece di inserirli a mano. Richiede di generare l’XML nel formato corretto, quindi ha senso quando un gestionale lo produce per te.
- 3
Usa il servizio web (SOAP) per automatizzare tutto
Un sistema connesso invia le comunicazioni, consulta lo stato del lotto e lo annulla senza che nessuno debba accedere al portale. È la via su cui si basano i fornitori di check-in.
- 4
Conserva sempre il numero di lotto
Ogni invio accettato restituisce un numero di lotto. Conservalo insieme al soggiorno: è il riferimento per consultare lo stato dell’invio e per annullarlo se un dato era sbagliato.