Qué documentos acepta SES Hospedajes para huéspedes extranjeros —pasaporte, NIE y documento de identidad de la UE—, cuándo se envía el número de soporte, cómo evitar el rechazo por nacionalidad y qué dice la AEPD sobre copiar el documento.
En breve
Para un huésped extranjero, SES Hospedajes acepta el pasaporte (válido para cualquier nacionalidad), el NIE/TIE del extranjero residente y el documento nacional de identidad de un ciudadano de la UE. El número de soporte solo se envía con DNI y NIE, nunca con pasaporte ni documento de la UE, y la nacionalidad debe elegirse del listado oficial, no escribirse a mano.
Desde junio de 2025 la AEPD ha aclarado que no está permitido conservar una copia del DNI o del pasaporte: lo que hay que recoger son los datos del Anexo I, no una imagen del documento.
Qué documentos acepta SES Hospedajes
Con un huésped extranjero, la primera pregunta es qué documento vale. SES Hospedajes trabaja con un catálogo cerrado de tipos de documento, y elegir el correcto es lo que hace que el resto de los campos se validen bien. En esencia:
| Perfil del viajero | Documento | ¿Lleva número de soporte? |
|---|---|---|
| Español | DNI (NIF) | Sí |
| Extranjero residente en España | NIE / TIE | Sí |
| Ciudadano de la UE / EEE | Documento nacional de identidad de su país | No |
| Cualquier nacionalidad | Pasaporte | No |
El pasaporte es válido para cualquier viajero extranjero; el ciudadano de la UE puede identificarse además con su documento nacional de identidad. El número de soporte solo se envía con DNI y NIE.
El número de soporte: solo para DNI y NIE
El número de soporte es la fuente de confusión más habitual con huéspedes extranjeros. Es un dato que solo tienen la tarjeta del DNI y la del NIE/TIE, no el pasaporte ni el documento de identidad de otro país. Sirve para identificar el ejemplar físico de la tarjeta y cambia cada vez que se renueva.
Sus formatos son fijos: en el DNI son tres letras seguidas de seis dígitos (por ejemplo, BMP123456); en el NIE/TIE es una «E» seguida de ocho dígitos (por ejemplo, E12345678). Un error que rechaza el envío es intentar mandar un número de soporte con un pasaporte: como el pasaporte no lo tiene, el sistema devuelve la comunicación. La regla es simple: soporte solo con DNI y NIE; con pasaporte y documento de la UE, nunca.
La nacionalidad: elígela de la lista, no la escribas
La nacionalidad es otro rechazo clásico con extranjeros. El sistema espera un código de país del listado oficial; si se escribe a mano («Alemania», «Germany», «DE»…), es fácil que el valor no coincida con un código reconocido y la comunicación rebote.
La corrección es siempre seleccionar el país de la lista en lugar de teclearlo. Así el código que viaja es el correcto y no depende de cómo lo haya escrito el recepcionista o el propio huésped. Es un error puramente mecánico: no necesita preguntarle nada al viajero, solo elegir bien.
Copia del documento: lo que dice la AEPD
Aquí conviene ser preciso, porque hay mucha confusión. Desde junio de 2025, la Agencia Española de Protección de Datos ha aclarado que no está permitido quedarse con una copia del DNI o del pasaporte del huésped —ni fotocopia, ni escaneo, ni foto con el móvil que se conserve—. Lo que la ley obliga a recoger son los datos del Anexo I, no una imagen del documento.
Esto encaja con cómo debe funcionar un buen check-in: el objetivo es capturar los datos correctos, no acumular imágenes de documentos. Verificar la identidad y trasladar los campos exigidos es suficiente; conservar la fotografía del pasaporte es justamente lo que la AEPD desaconseja.
Cómo lo resuelve BookCheckin
BookCheckin está pensado precisamente para este escenario. El huésped escanea su propio documento con la cámara del móvil y el sistema extrae los datos mediante OCR —lectura de texto—, sin reconocimiento facial. Selecciona el tipo de documento correcto (DNI, NIE, pasaporte u otro), envía el número de soporte solo cuando corresponde y toma la nacionalidad como código de país válido, evitando el rechazo por escribirla a mano.
Y en línea con el criterio de la AEPD, no almacenamos la imagen del documento: la usamos para leer los datos y no la conservamos. Así el parte se envía completo y correcto para cualquier nacionalidad, sin guardar copias que no debes tener. Puedes empezar con una sola propiedad, sin mínimos.
Recursos relacionados
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Cómo registrar a un huésped extranjero en SES Hospedajes
Elegir el documento correcto, enviar el soporte solo cuando corresponde y evitar el rechazo por nacionalidad.
- 1
Elige el tipo de documento correcto
Usa el pasaporte para cualquier nacionalidad, el NIE/TIE para un extranjero residente en España y el documento nacional de identidad para un ciudadano de la UE. El sistema trabaja con un catálogo cerrado: DNI, NIE, pasaporte y «otro documento».
- 2
Envía el número de soporte solo con DNI y NIE
El soporte existe solo en la tarjeta del DNI (tres letras y seis dígitos) y del NIE/TIE (una «E» y ocho dígitos). Enviarlo con un pasaporte hace rebotar la comunicación.
- 3
Selecciona la nacionalidad de la lista
Elige el país del listado oficial en lugar de teclearlo, para que viaje un código reconocido. Es la causa más común de rechazo por nacionalidad y se corrige sin preguntar nada al huésped.
- 4
No conserves una copia del documento
Recoge los datos del Anexo I, no una imagen: la AEPD ha aclarado que no está permitido guardar copia del DNI o del pasaporte.