Alloggiati Web: come comunicare gli ospiti alla Questura

Chi è obbligato a comunicare gli ospiti?

L’art. 109, comma 1 del TULPS elenca i soggetti obbligati in modo volutamente ampio: «i gestori di esercizi alberghieri e di altre strutture ricettive, comprese quelle che forniscono alloggio in tende, roulotte, nonché i proprietari o gestori di case e di appartamenti per vacanze e gli affittacamere, ivi compresi i gestori di strutture di accoglienza non convenzionali», con la sola eccezione dei rifugi alpini iscritti nell’apposito elenco regionale o provinciale.

Lo stesso comma pone una condizione a monte: si può dare alloggio esclusivamente a persone munite della carta d’identità o di altro documento idoneo ad attestarne l’identità. Per i cittadini stranieri extracomunitari è sufficiente il passaporto o un documento equivalente in forza di accordi internazionali, purché munito di fotografia.

Anche le locazioni brevi rientrano nell’obbligo. L’art. 19-bis del D.L. 4 ottobre 2018, n. 113 (convertito dalla L. 132/2018) ha stabilito in via interpretativa che gli obblighi dell’art. 109 si applicano «anche con riguardo ai locatori o sublocatori che locano immobili o parti di essi con contratti di durata inferiore a trenta giorni». Le F.A.Q. del portale lo ripetono senza ambiguità, e la circolare del Ministero dell’Interno del 20 dicembre 2018 chiarisce che l’obbligo riguarda anche chi ospita in modo «saltuario» e i bed & breakfast, «indipendentemente dal fatto che le prestazioni ivi erogate abbiano un carattere professionale o occasionale».

La stessa circolare indica anche un confine: restano «sottratti agli obblighi di cui all’art. 109 le cessioni della predetta durata che avvengono a titolo di liberalità o sulla base di rapporti di carattere gratuito». Attenzione però, perché le F.A.Q. del portale rispondono «sì» a chi chiede se lo scambio reciproco e gratuito di abitazioni vada comunicato. Sono due testi ufficiali che è meglio leggere insieme, chiedendo alla propria Questura nel dubbio, piuttosto che dedurne una regola generale.

• ✓Alberghi, residence, ostelli, affittacamere e bed & breakfast.
• ✓Case e appartamenti per vacanze, e chi li gestisce per conto del proprietario.
• ✓Campeggi, villaggi e strutture che forniscono alloggio in tende o roulotte.
• ✓Strutture di accoglienza non convenzionali.
• ✓Chi loca o subloca un immobile, o una parte di esso, con contratti di durata inferiore a trenta giorni.

Quali sono le sanzioni per l’omessa o tardiva comunicazione?

La circolare del Ministero dell’Interno del 20 dicembre 2018 lo dice in una riga: «la violazione degli obblighi di registrazione e comunicazione degli alloggiati è punita, a titolo di contravvenzione, con la sanzione prevista dall’art. 17 TULPS».

L’art. 17 del TULPS punisce le violazioni del testo unico per cui non è stabilita una pena specifica «con l’arresto fino a tre mesi o con l’ammenda fino a lire quattrocentomila». È il testo ancora in vigore, scritto in lire: la Polizia di Stato, nelle F.A.Q. pubblicate dalla Questura di Roma, riporta la conversione e parla di «arresto fino a tre mesi o l’ammenda fino ad € 206,00».

Diffida degli importi diversi da questo che circolano sui siti di settore: quando non sono accompagnati da una fonte primaria, non sono verificabili. Per una valutazione sul tuo caso specifico l’interlocutore è la Questura territorialmente competente o un consulente legale.

Come si ottengono le credenziali di accesso?

Le credenziali non si generano online: si chiedono alla Questura. Le F.A.Q. ufficiali rispondono che «bisogna rivolgersi alla Questura competente per territorio onde richiedere le credenziali di accesso», e l’allegato tecnico in vigore lo formalizza: i gestori «devono produrre apposita domanda di accesso al portale presso la questura territorialmente competente; la questura provvederà a fornire le credenziali necessarie all’accesso al portale che sarà basato su una autenticazione a due fattori».

I due fattori sono una login con password, modificabile dall’utente, e un codice valido per la singola sessione di lavoro. Il codice si legge sulla scheda dei codici, che contiene sedici gruppi di quattro cifre. Il vecchio modello basato su certificato digitale è superato: il decreto del 2021 consente di continuare a usarlo soltanto fino alla scadenza del certificato già rilasciato.

Se compare il messaggio «ACCESSO NEGATO», le F.A.Q. indicano che utente o password sono errati: si può usare il recupero credenziali dal portale — che richiede almeno due fra codici di accesso, scheda codici, PUK e password — oppure chiedere alla Questura un reset della password.

Se vuoi far dialogare un gestionale con il portale, nel profilo utente c’è la voce «Chiave Web Service»: genera la WSKEY, la chiave che abilita l’invio diretto fra il sistema Alloggiati e il software della struttura. È una chiave che il gestore genera e rigenera da solo, al massimo una volta al giorno, e va rigenerata a ogni cambio di password.

Non trovo la ricevuta: che cosa significa?

La ricevuta si scarica dal menù «Ricevute». La tabella mostra soltanto i giorni in cui la struttura ha effettivamente trasmesso qualcosa, con la data, il numero di schedine inviate, il numero di protocollo e il pulsante di download. Il file è un PDF firmato digitalmente e munito di un QR code di controllo della Polizia di Stato, e non è modificabile dall’utente.

Prima ipotesi, la più banale: è ancora presto. Le F.A.Q. delle questure precisano che «la ricevuta digitale di invio viene emessa il giorno successivo all’invio delle segnalazioni». Se hai inviato oggi, oggi la ricevuta non c’è ancora — e per controllare gli invii della giornata in corso esiste la sezione «Analisi», che mostra lo storico delle schedine inviate nella data odierna.

Seconda ipotesi, meno piacevole: la risposta ufficiale alla domanda «non trovo la ricevuta ma penso di aver inviato» è netta — «l’assenza della ricevuta indica che non sono state inviate schedine in quella data».

Terza ipotesi: sono passati più di 30 giorni. Le ricevute restano scaricabili dal portale per un massimo di 30 giorni dall’emissione; oltre quel termine non si recuperano più da lì. E vanno conservate per cinque anni in formato digitale: lo impone l’art. 4-bis introdotto dal D.M. 16 settembre 2021, ed è la ricevuta — dice l’art. 2 del D.M. 7 gennaio 2013 — a valere «come attestazione dell’avvenuto adempimento». Lo stesso art. 4-bis chiede al gestore di cancellare i dati digitali trasmessi e distruggere l’eventuale copia cartacea non appena la ricevuta è stata generata. Scaricarle e archiviarle ogni mese è l’unica abitudine che protegge davvero in caso di controllo.

Che cosa fa e che cosa non fa BookCheckin per l’Italia

BookCheckin comunica ad Alloggiati Web, e lo fa direttamente. Se la tua struttura in Italia è già registrata su Alloggiati Web presso la tua Questura, attivi tu stesso la comunicazione tramite Alloggiati Web nella scheda Legale della proprietà e vi salvi l’Utente, la Password e la WS Key che la Questura ti ha rilasciato; vengono conservati cifrati. Una volta verificate queste credenziali, BookCheckin trasmette alla Polizia di Stato, tramite il web service di Alloggiati Web, ogni check-in completato, in automatico e accedendo con le tue credenziali. Con l’attivazione si possono creare link di check-in per quella proprietà e gli ospiti vedono il modulo di check-in italiano.

L’obbligo resta tuo, e il termine pure: 24 ore dall’arrivo, o 6 ore se il soggiorno non supera le 24 ore (art. 109 TULPS; D.M. 16 settembre 2021). BookCheckin trasmette ogni volta che gli ospiti di una prenotazione completano il check-in. Funziona solo se la tua struttura è già registrata su Alloggiati Web presso la tua Questura e l’Utente, la Password e la WS Key che salvi sono quelli che ti ha rilasciato: BookCheckin può verificare che consentano l’accesso, mai che la tua registrazione sia in regola. Il test della connessione esegue l’accesso al servizio Alloggiati Web reale: non invia alcun dato degli ospiti, ma è un accesso vero al sistema di produzione, non una simulazione.

E non si torna indietro. Alloggiati Web non prevede alcuna operazione di annullamento né di rettifica, e non c’è un ambiente di test. Una comunicazione già trasmessa non può essere ritirata né corretta da BookCheckin: se qualcosa viene comunicato in modo errato, solo la tua Questura può correggerlo. Poiché il portale accetta come data di arrivo soltanto oggi o ieri, un arrivo rimasto fuori da quella finestra non può più essere comunicato; l’interlocutore è la Questura territorialmente competente.

Che cosa BookCheckin non copre in Italia: il CIN, la comunicazione statistica all’ISTAT e la tassa di soggiorno. Non ti registra nemmeno su Alloggiati Web e non genera le tue credenziali: è un adempimento tuo presso la Questura.

In Spagna, fuori da Catalogna e Paesi Baschi, BookCheckin invia il parte de viajeros a SES Hospedajes in automatico. In Catalogna (Mossos d’Esquadra) e nei Paesi Baschi (Ertzaintza) BookCheckin prepara il file ed è il gestore a caricarlo sul portale.

Come comunicare un ospite su Alloggiati Web

I cinque passaggi con cui una struttura ricettiva in Italia comunica alla Questura le generalità di una persona alloggiata, dal rilascio delle credenziali alla conservazione della ricevuta.

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   Richiedi le credenziali alla Questura

   Presenta domanda di accesso al portale presso la Questura territorialmente competente, come prevede l’allegato tecnico in vigore. È la Questura a fornire le credenziali, e l’accesso è basato su un’autenticazione a due fattori.

2. 2

   Accedi al portale con la Scheda dei Codici

   Dall’area ACCESSO del portale entra con login e password, poi inserisci il codice richiesto dall’applicazione leggendolo sulla scheda dei codici. Se compare «ACCESSO NEGATO», utente o password non sono corretti: usa il recupero credenziali oppure chiedi alla Questura un reset.

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   Registra il documento d’identità dell’ospite

   L’art. 109 del TULPS consente di dare alloggio solo a persone munite di un documento idoneo ad attestarne l’identità. Trascrivi i dati esattamente come compaiono sul documento: numero e data di nascita sono i campi in cui la trascrizione manuale sbaglia più spesso.

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   Invia entro il termine

   Inserisci le righe dal portale, oppure carica un file nel formato tracciato record, e invia entro 24 ore dall’arrivo — entro 6 ore se il soggiorno non supera le 24 ore. Il campo data di arrivo accetta soltanto oggi o ieri, quindi non rimandare.

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   Scarica e conserva la ricevuta

   La ricevuta viene emessa il giorno successivo all’invio. Dal menù «Ricevute» scarica il PDF firmato digitalmente: resta disponibile sul portale per 30 giorni, ma va conservato per cinque anni, perché è il documento che attesta l’avvenuto adempimento.