Alloggiati Web: Gäste in Italien an die Questura melden

Wer ist zur Meldung der Gäste verpflichtet?

Nach art. 109, comma 1 des TULPS wird der Kreis der Verpflichteten bewusst weit gefasst: «i gestori di esercizi alberghieri e di altre strutture ricettive, comprese quelle che forniscono alloggio in tende, roulotte, nonché i proprietari o gestori di case e di appartamenti per vacanze e gli affittacamere, ivi compresi i gestori di strutture di accoglienza non convenzionali» (die Betreiber von Hotelbetrieben und anderen Beherbergungsbetrieben, einschließlich solcher, die Unterkunft in Zelten und Wohnwagen anbieten, sowie die Eigentümer oder Betreiber von Ferienhäusern und Ferienwohnungen und die Zimmervermieter, einschließlich der Betreiber nicht konventioneller Aufnahmeeinrichtungen), mit der einzigen Ausnahme der Berghütten, die im entsprechenden regionalen oder provinzialen Verzeichnis eingetragen sind.

Derselbe Absatz stellt eine Vorbedingung: Unterkunft darf ausschließlich Personen gewährt werden, die einen Personalausweis oder ein anderes zum Nachweis der Identität geeignetes Dokument besitzen. Für ausländische Staatsangehörige außerhalb der EU genügt der Reisepass oder ein aufgrund internationaler Abkommen gleichwertiges Dokument, sofern es mit einem Foto versehen ist.

Auch Kurzzeitvermietungen fallen unter die Pflicht. Durch art. 19-bis des D.L. 4 ottobre 2018, n. 113 (umgewandelt durch die L. 132/2018) wurde auslegend festgelegt, dass die Pflichten aus art. 109 gelten «anche con riguardo ai locatori o sublocatori che locano immobili o parti di essi con contratti di durata inferiore a trenta giorni» (auch gegenüber Vermietern oder Untervermietern, die Immobilien oder Teile davon mit Verträgen von weniger als dreißig Tagen Dauer vermieten). Die F.A.Q. des Portals wiederholen dies unmissverständlich, und das Rundschreiben (circolare) des Innenministeriums vom 20. Dezember 2018 stellt klar, dass die Pflicht auch für diejenigen gilt, die nur «saltuario» (gelegentlich) beherbergen, und für Bed & Breakfast, «indipendentemente dal fatto che le prestazioni ivi erogate abbiano un carattere professionale o occasionale» (unabhängig davon, ob die dort erbrachten Leistungen beruflichen oder gelegentlichen Charakter haben).

Dasselbe Rundschreiben nennt auch eine Grenze: Es bleiben «sottratti agli obblighi di cui all’art. 109 le cessioni della predetta durata che avvengono a titolo di liberalità o sulla base di rapporti di carattere gratuito» (ausgenommen die Überlassungen der genannten Dauer, die aus Gefälligkeit oder aufgrund unentgeltlicher Verhältnisse erfolgen). Vorsicht jedoch: Die F.A.Q. des Portals antworten mit «sì» (ja) auf die Frage, ob der gegenseitige, unentgeltliche Wohnungstausch gemeldet werden muss. Es sind zwei offizielle Texte, die man besser gemeinsam liest und im Zweifel mit einer Nachfrage bei der eigenen Questura klärt, statt daraus eine allgemeine Regel abzuleiten.

• ✓Hotels, Residences, Hostels, Zimmervermieter (affittacamere) und Bed & Breakfast.
• ✓Ferienhäuser und Ferienwohnungen sowie diejenigen, die sie im Auftrag des Eigentümers verwalten.
• ✓Campingplätze, Feriendörfer und Betriebe, die Unterkunft in Zelten oder Wohnwagen anbieten.
• ✓Nicht konventionelle Aufnahmeeinrichtungen.
• ✓Wer eine Immobilie oder einen Teil davon mit Verträgen von weniger als dreißig Tagen Dauer vermietet oder untervermietet.

Welche Sanktionen drohen bei unterlassener oder verspäteter Meldung?

Das Rundschreiben des Innenministeriums vom 20. Dezember 2018 sagt es in einem Satz: «la violazione degli obblighi di registrazione e comunicazione degli alloggiati è punita, a titolo di contravvenzione, con la sanzione prevista dall’art. 17 TULPS» (der Verstoß gegen die Pflichten zur Erfassung und Meldung der untergebrachten Personen wird als Übertretung mit der in art. 17 TULPS vorgesehenen Sanktion geahndet).

Nach art. 17 des TULPS werden Verstöße gegen das Gesetzbuch, für die keine besondere Strafe festgelegt ist, bestraft «con l’arresto fino a tre mesi o con l’ammenda fino a lire quattrocentomila» (mit Arrest bis zu drei Monaten oder mit einer Geldstrafe bis zu vierhunderttausend Lire). Das ist der weiterhin geltende, in Lire verfasste Text: Die Polizia di Stato nennt in den von der Questura di Roma veröffentlichten F.A.Q. die Umrechnung und spricht von «arresto fino a tre mesi o l’ammenda fino ad € 206,00» (Arrest bis zu drei Monaten oder Geldstrafe bis zu 206,00 €).

Misstrauen Sie anderen Beträgen als diesem, die auf Branchenseiten kursieren: Wenn sie nicht von einer Primärquelle begleitet werden, sind sie nicht überprüfbar. Für eine Einschätzung Ihres konkreten Falls sind die örtlich zuständige Questura oder ein Rechtsberater die richtigen Ansprechpartner.

Wie erhält man die Zugangsdaten?

Die Zugangsdaten werden nicht online erzeugt, sondern bei der Questura beantragt. Die offiziellen F.A.Q. antworten, «bisogna rivolgersi alla Questura competente per territorio onde richiedere le credenziali di accesso» (man müsse sich an die örtlich zuständige Questura wenden, um die Zugangsdaten zu beantragen), und der geltende technische Anhang formalisiert dies: Die Betreiber «devono produrre apposita domanda di accesso al portale presso la questura territorialmente competente; la questura provvederà a fornire le credenziali necessarie all’accesso al portale che sarà basato su una autenticazione a due fattori» (müssen bei der örtlich zuständigen Questura einen eigenen Antrag auf Zugang zum Portal stellen; die Questura stellt die erforderlichen Zugangsdaten bereit, wobei der Zugang zum Portal auf einer Zwei-Faktor-Authentifizierung beruhen wird).

Die zwei Faktoren sind ein Login mit einem Passwort, das der Nutzer ändern kann, und ein Code, der nur für die einzelne Arbeitssitzung gültig ist. Der Code wird von der scheda dei codici (Codekarte) abgelesen, die sechzehn Gruppen zu je vier Ziffern enthält. Das alte, auf einem digitalen Zertifikat beruhende Modell ist überholt: Das Dekret von 2021 erlaubt es nur noch bis zum Ablauf des bereits ausgestellten Zertifikats weiterzuverwenden.

Erscheint die Meldung «ACCESSO NEGATO» (Zugang verweigert), weisen die F.A.Q. darauf hin, dass Benutzername oder Passwort falsch sind: Man kann die Wiederherstellung der Zugangsdaten über das Portal nutzen — sie erfordert mindestens zwei von Zugangscodes, scheda codici, PUK und Passwort — oder die Questura um ein Zurücksetzen des Passworts bitten.

Wer eine Verwaltungssoftware mit dem Portal verbinden möchte: Im Benutzerprofil gibt es den Punkt «Chiave Web Service» (Web-Service-Schlüssel); er erzeugt den WSKEY, den Schlüssel, der den Direktversand zwischen dem System Alloggiati und der Software des Betriebs ermöglicht. Diesen Schlüssel erzeugt und erneuert der Betreiber selbst, höchstens einmal am Tag, und er muss bei jeder Passwortänderung neu erzeugt werden.

Ich finde die Quittung nicht: Was bedeutet das?

Die Quittung lädt man im Menü «Ricevute» (Quittungen) herunter. Die Tabelle zeigt nur die Tage, an denen der Betrieb tatsächlich etwas übermittelt hat, mit dem Datum, der Anzahl der gesendeten schedine, der Protokollnummer und der Schaltfläche zum Download. Die Datei ist ein digital signiertes PDF mit einem Kontroll-QR-Code der Polizia di Stato und kann vom Nutzer nicht verändert werden.

Erste Vermutung, die banalste: Es ist noch zu früh. Die F.A.Q. der Questure stellen klar, dass «la ricevuta digitale di invio viene emessa il giorno successivo all’invio delle segnalazioni» (die digitale Sendequittung am Tag nach dem Senden der Meldungen ausgestellt wird). Haben Sie heute gesendet, gibt es die Quittung heute noch nicht — und zur Kontrolle der Sendungen des laufenden Tages gibt es den Bereich «Analisi» (Analyse), der den Verlauf der am heutigen Datum gesendeten schedine zeigt.

Zweite Vermutung, die unerfreulichere: Die offizielle Antwort auf die Frage «non trovo la ricevuta ma penso di aver inviato» (ich finde die Quittung nicht, glaube aber, gesendet zu haben) ist eindeutig — «l’assenza della ricevuta indica che non sono state inviate schedine in quella data» (das Fehlen der Quittung zeigt an, dass an diesem Datum keine schedine gesendet wurden).

Dritte Vermutung: Es sind mehr als 30 Tage vergangen. Die Quittungen bleiben höchstens 30 Tage ab Ausstellung im Portal herunterladbar; danach lassen sie sich von dort nicht mehr abrufen. Und sie müssen fünf Jahre lang in digitaler Form aufbewahrt werden: Das schreibt art. 4-bis vor, eingeführt durch das D.M. 16 settembre 2021, und es ist die Quittung — so art. 2 des D.M. 7 gennaio 2013 —, die «come attestazione dell’avvenuto adempimento» (als Nachweis der erfolgten Erfüllung) gilt. Derselbe art. 4-bis verlangt vom Betreiber, die übermittelten digitalen Daten zu löschen und eine etwaige Papierkopie zu vernichten, sobald die Quittung erzeugt wurde. Sie jeden Monat herunterzuladen und abzulegen ist die einzige Gewohnheit, die im Fall einer Kontrolle wirklich schützt.

Was BookCheckin für Italien tut und was nicht

BookCheckin übermittelt tatsächlich an Alloggiati Web, und zwar selbst. Wenn Ihr Betrieb in Italien bereits bei Ihrer Questura für Alloggiati Web registriert ist, aktivieren Sie die Übermittlung an Alloggiati Web selbst im Reiter „Rechtliches“ der Unterkunft und hinterlegen dort Utente, Password und WS Key, die Ihnen Ihre Questura ausgestellt hat; sie werden verschlüsselt gespeichert. Sobald diese Zugangsdaten verifiziert sind, übermittelt BookCheckin über den Webservice von Alloggiati Web jeden abgeschlossenen Check-in an die Polizia di Stato, automatisch und mit Ihren eigenen Zugangsdaten angemeldet. Mit der Aktivierung lassen sich Check-in-Links für diese Unterkunft erstellen, und die Gäste sehen das italienische Check-in-Formular.

Die Pflicht bleibt Ihre, und die Frist auch: 24 Stunden ab der Ankunft, bei Aufenthalten von höchstens 24 Stunden 6 Stunden (art. 109 TULPS; D.M. vom 16. September 2021). BookCheckin übermittelt jedes Mal, wenn die Gäste einer Buchung ihren Check-in abschließen. Das funktioniert nur, wenn Ihr Betrieb bereits bei Ihrer Questura für Alloggiati Web registriert ist und die hinterlegten Zugangsdaten Utente, Password und WS Key genau die sind, die sie Ihnen ausgestellt hat: BookCheckin kann prüfen, dass sie eine Anmeldung ermöglichen, nie aber, dass Ihre Registrierung in Ordnung ist. Der Verbindungstest meldet sich am echten Dienst von Alloggiati Web an: Es werden keine Gästedaten gesendet, aber es ist eine echte Anmeldung am Produktivsystem, keine Simulation.

Und es gibt kein Zurück. Alloggiati Web kennt weder eine Stornierungs- noch eine Berichtigungsoperation und keine Testumgebung. Eine übermittelte Meldung lässt sich von BookCheckin aus weder zurückziehen noch ändern: Wird etwas falsch gemeldet, kann nur Ihre Questura es korrigieren. Da das Portal als Ankunftsdatum nur heute oder gestern akzeptiert, kann auch eine Ankunft, die aus diesem Zeitfenster gefallen ist, nicht mehr gemeldet werden; Ansprechpartner ist dann die örtlich zuständige Questura.

Was BookCheckin in Italien nicht abdeckt: den CIN, die statistische Meldung an ISTAT und die tassa di soggiorno (Kurtaxe). Es registriert Sie auch nicht bei Alloggiati Web und erzeugt Ihre Zugangsdaten nicht: Das ist ein Verfahren, das Sie selbst bei der Questura durchführen.

In Spanien außerhalb Kataloniens und des Baskenlands sendet BookCheckin den Meldeschein (parte de viajeros) automatisch an SES Hospedajes. In Katalonien (Mossos d’Esquadra) und im Baskenland (Ertzaintza) bereitet BookCheckin die Datei vor, und der Betreiber lädt sie selbst in das Portal hoch.

So melden Sie einen Gast bei Alloggiati Web

Die fünf Schritte, mit denen ein Beherbergungsbetrieb in Italien der Questura die Personalien einer untergebrachten Person meldet, von der Ausstellung der Zugangsdaten bis zur Aufbewahrung der Quittung.

1. 1

   Zugangsdaten bei der Questura beantragen

   Stellen Sie bei der örtlich zuständigen Questura den Antrag auf Zugang zum Portal, wie es der geltende technische Anhang vorsieht. Die Questura stellt die Zugangsdaten bereit, und der Zugang beruht auf einer Zwei-Faktor-Authentifizierung.

2. 2

   Mit der scheda dei codici am Portal anmelden

   Melden Sie sich im Bereich ACCESSO (Zugang) des Portals mit Login und Passwort an und geben Sie dann den von der Anwendung verlangten Code ein, den Sie von der scheda dei codici ablesen. Erscheint «ACCESSO NEGATO», sind Benutzername oder Passwort nicht korrekt: Nutzen Sie die Wiederherstellung der Zugangsdaten oder bitten Sie die Questura um ein Zurücksetzen.

3. 3

   Ausweisdokument des Gastes erfassen

   Nach art. 109 des TULPS darf Unterkunft nur Personen gewährt werden, die ein zum Nachweis der Identität geeignetes Dokument besitzen. Übertragen Sie die Daten genau so, wie sie im Dokument stehen: Nummer und Geburtsdatum sind die Felder, bei denen die manuelle Übertragung am häufigsten Fehler macht.

4. 4

   Innerhalb der Frist senden

   Erfassen Sie die Zeilen im Portal oder laden Sie eine Datei im Format tracciato record (Datensatzformat) hoch und senden Sie innerhalb von 24 Stunden nach der Ankunft — innerhalb von 6 Stunden, wenn der Aufenthalt 24 Stunden nicht überschreitet. Das Feld Ankunftsdatum akzeptiert nur heute oder gestern, schieben Sie es also nicht auf.

5. 5

   Quittung herunterladen und aufbewahren

   Die Quittung wird am Tag nach dem Senden ausgestellt. Laden Sie im Menü «Ricevute» das digital signierte PDF herunter: Es bleibt 30 Tage im Portal verfügbar, muss aber fünf Jahre lang aufbewahrt werden, weil es das Dokument ist, das die erfolgte Erfüllung belegt.