Alloggiati Web: comunicar hóspedes à Questura em Itália

Quem é obrigado a comunicar os hóspedes?

O art. 109, n.º 1 do TULPS enumera os sujeitos obrigados de forma deliberadamente ampla: «i gestori di esercizi alberghieri e di altre strutture ricettive, comprese quelle che forniscono alloggio in tende, roulotte, nonché i proprietari o gestori di case e di appartamenti per vacanze e gli affittacamere, ivi compresi i gestori di strutture di accoglienza non convenzionali» (os gestores de estabelecimentos hoteleiros e de outras estruturas de alojamento, incluindo as que fornecem alojamento em tendas e roulottes, bem como os proprietários ou gestores de casas e apartamentos de férias e os quartos para arrendar, incluindo os gestores de estruturas de acolhimento não convencionais), com a única exceção dos refúgios alpinos inscritos na lista regional ou provincial própria.

O mesmo número impõe uma condição prévia: só se pode dar alojamento a pessoas munidas de cartão de identidade ou de outro documento idóneo para atestar a sua identidade. Para os cidadãos estrangeiros extracomunitários basta o passaporte ou um documento equivalente por força de acordos internacionais, desde que tenha fotografia.

Também as locações de curta duração estão abrangidas pela obrigação. O art. 19-bis do D.L. 4 ottobre 2018, n. 113 (convertido pela L. 132/2018) estabeleceu, por via interpretativa, que as obrigações do art. 109 se aplicam «anche con riguardo ai locatori o sublocatori che locano immobili o parti di essi con contratti di durata inferiore a trenta giorni» (também aos locadores ou sublocadores que arrendem imóveis ou partes deles com contratos de duração inferior a trinta dias). As F.A.Q. do portal repetem-no sem ambiguidade, e a circular do Ministério do Interior de 20 de dezembro de 2018 esclarece que a obrigação abrange também quem hospeda de forma «saltuario» (ocasional) e os bed & breakfast, «indipendentemente dal fatto che le prestazioni ivi erogate abbiano un carattere professionale o occasionale» (independentemente de as prestações aí fornecidas terem caráter profissional ou ocasional).

A mesma circular indica também um limite: ficam «sottratti agli obblighi di cui all’art. 109 le cessioni della predetta durata che avvengono a titolo di liberalità o sulla base di rapporti di carattere gratuito» (excluídas das obrigações do art. 109 as cedências da referida duração que ocorram a título de liberalidade ou com base em relações de caráter gratuito). Atenção, porém, porque as F.A.Q. do portal respondem «sì» (sim) a quem pergunta se a troca recíproca e gratuita de habitações deve ser comunicada. São dois textos oficiais que é melhor ler em conjunto, perguntando à própria Questura em caso de dúvida, em vez de deles deduzir uma regra geral.

• ✓Hotéis, residence, albergues, affittacamere (quartos para arrendar) e bed & breakfast.
• ✓Casas e apartamentos de férias, e quem os gere por conta do proprietário.
• ✓Parques de campismo, aldeamentos e estruturas que fornecem alojamento em tendas ou roulottes.
• ✓Estruturas de acolhimento não convencionais.
• ✓Quem arrenda ou subarrenda um imóvel, ou parte dele, com contratos de duração inferior a trinta dias.

Quais são as sanções pela comunicação omitida ou tardia?

A circular do Ministério do Interior de 20 de dezembro de 2018 di-lo numa linha: «la violazione degli obblighi di registrazione e comunicazione degli alloggiati è punita, a titolo di contravvenzione, con la sanzione prevista dall’art. 17 TULPS» (a violação das obrigações de registo e comunicação dos alojados é punida, a título de contravenção, com a sanção prevista no art. 17 do TULPS).

O art. 17 do TULPS pune as violações do texto único para as quais não está estabelecida uma pena específica «con l’arresto fino a tre mesi o con l’ammenda fino a lire quattrocentomila» (com detenção até três meses ou com multa até quatrocentas mil liras). É o texto ainda em vigor, escrito em liras: a Polizia di Stato, nas F.A.Q. publicadas pela Questura de Roma, apresenta a conversão e fala de «arresto fino a tre mesi o l’ammenda fino ad € 206,00» (detenção até três meses ou multa até € 206,00).

Desconfie dos valores diferentes deste que circulam nos sites do setor: quando não vêm acompanhados de uma fonte primária, não são verificáveis. Para uma avaliação do seu caso específico, o interlocutor é a Questura territorialmente competente ou um consultor jurídico.

Como se obtêm as credenciais de acesso?

As credenciais não se geram online: pedem-se à Questura. As F.A.Q. oficiais respondem que «bisogna rivolgersi alla Questura competente per territorio onde richiedere le credenziali di accesso» (é preciso dirigir-se à Questura competente por território para pedir as credenciais de acesso), e o anexo técnico em vigor formaliza-o: os gestores «devono produrre apposita domanda di accesso al portale presso la questura territorialmente competente; la questura provvederà a fornire le credenziali necessarie all’accesso al portale che sarà basato su una autenticazione a due fattori» (devem apresentar um pedido específico de acesso ao portal junto da questura territorialmente competente; a questura fornecerá as credenciais necessárias ao acesso ao portal, que será baseado numa autenticação de dois fatores).

Os dois fatores são um login com palavra-passe, alterável pelo utilizador, e um código válido para a sessão de trabalho. O código lê-se na scheda dei codici (cartão de códigos), que contém dezasseis grupos de quatro dígitos. O antigo modelo baseado em certificado digital está ultrapassado: o decreto de 2021 permite continuar a usá-lo apenas até ao termo da validade do certificado já emitido.

Se surgir a mensagem «ACCESSO NEGATO» (acesso negado), as F.A.Q. indicam que o utilizador ou a palavra-passe estão incorretos: pode usar-se a recuperação de credenciais do portal — que exige pelo menos dois dos seguintes elementos: códigos de acesso, cartão de códigos (scheda codici), PUK e palavra-passe — ou pedir à Questura um reset da palavra-passe.

Se quiser fazer dialogar um software de gestão com o portal, no perfil de utilizador existe a rubrica «Chiave Web Service» (chave de web service): gera a WSKEY, a chave que habilita o envio direto entre o sistema Alloggiati e o software do estabelecimento. É uma chave que o gestor gera e regenera sozinho, no máximo uma vez por dia, e que deve ser regenerada a cada mudança de palavra-passe.

Não encontro o recibo: o que significa?

O recibo descarrega-se no menu «Ricevute» (recibos). A tabela mostra apenas os dias em que o estabelecimento transmitiu efetivamente alguma coisa, com a data, o número de schedine enviadas, o número de protocolo e o botão de download. O ficheiro é um PDF assinado digitalmente e dotado de um QR code de controlo da Polizia di Stato, e não é modificável pelo utilizador.

Primeira hipótese, a mais banal: ainda é cedo. As F.A.Q. das questure precisam que «la ricevuta digitale di invio viene emessa il giorno successivo all’invio delle segnalazioni» (o recibo digital de envio é emitido no dia seguinte ao envio das comunicações). Se enviou hoje, hoje o recibo ainda não existe — e, para verificar os envios do dia em curso, existe a secção «Analisi» (análise), que mostra o histórico das schedine enviadas na data de hoje.

Segunda hipótese, menos agradável: a resposta oficial à pergunta «non trovo la ricevuta ma penso di aver inviato» (não encontro o recibo mas julgo ter enviado) é taxativa — «l’assenza della ricevuta indica che non sono state inviate schedine in quella data» (a ausência do recibo indica que não foram enviadas schedine nessa data).

Terceira hipótese: passaram mais de 30 dias. Os recibos ficam disponíveis para download no portal durante um máximo de 30 dias a contar da emissão; passado esse prazo, já não se recuperam de lá. E devem ser conservados durante cinco anos em formato digital: impõe-no o art. 4-bis introduzido pelo D.M. 16 settembre 2021, e é o recibo — diz o art. 2 do D.M. 7 gennaio 2013 — que vale «come attestazione dell’avvenuto adempimento» (como atestado do cumprimento efetuado). O mesmo art. 4-bis pede ao gestor que apague os dados digitais transmitidos e destrua a eventual cópia em papel logo que o recibo tenha sido gerado. Descarregá-los e arquivá-los todos os meses é o único hábito que protege verdadeiramente em caso de controlo.

O que faz e o que não faz o BookCheckin para Itália

O BookCheckin comunica mesmo ao Alloggiati Web, e fá-lo ele próprio. Se o seu estabelecimento em Itália já está registado no Alloggiati Web junto da sua Questura, é você quem ativa o envio para o Alloggiati Web no separador Legal da propriedade e guarda aí o Utente, a Password e a WS Key que a Questura lhe emitiu; ficam armazenados cifrados. Depois de verificadas essas credenciais, o BookCheckin transmite à Polizia di Stato, através do web service do Alloggiati Web, cada check-in concluído, de forma automática e acedendo com as suas próprias credenciais. Ao ativá-lo, passam a poder criar-se links de check-in para essa propriedade e os hóspedes veem o formulário de check-in italiano.

A obrigação continua a ser sua, e o prazo também: 24 horas a contar da chegada, ou 6 horas se a estadia não exceder as 24 horas (art. 109 do TULPS; D.M. de 16 de setembro de 2021). O BookCheckin transmite sempre que os hóspedes de uma reserva concluem o check-in. Só funciona se o seu estabelecimento já estiver registado no Alloggiati Web junto da sua Questura e o Utente, a Password e a WS Key que guarda forem os que ela lhe emitiu: o BookCheckin pode verificar que permitem iniciar sessão, nunca que o seu registo está em ordem. Testar a ligação inicia sessão no serviço real do Alloggiati Web: não envia nenhum dado de hóspedes, mas é um acesso real ao sistema de produção, não uma simulação.

E não há volta atrás. O Alloggiati Web não tem nenhuma operação de anulação nem de retificação, nem ambiente de testes. Uma comunicação já transmitida não pode ser retirada nem corrigida a partir do BookCheckin: se algo for comunicado erradamente, só a sua Questura o pode corrigir. Como o portal só aceita hoje ou ontem como data de chegada, uma chegada que tenha ficado fora dessa janela também já não pode ser comunicada; o interlocutor é a Questura territorialmente competente.

O que o BookCheckin não cobre em Itália: o CIN, a comunicação estatística ao ISTAT e a tassa di soggiorno (taxa turística). Também não o regista no Alloggiati Web nem gera as suas credenciais: é um procedimento seu junto da Questura.

Em Espanha, exceto na Catalunha e no País Basco, o BookCheckin envia o parte de viajeros ao SES Hospedajes de forma automática. Na Catalunha (Mossos d’Esquadra) e no País Basco (Ertzaintza), o BookCheckin prepara o ficheiro e é o gestor que o carrega no portal.

Como comunicar um hóspede no Alloggiati Web

Os cinco passos com que um estabelecimento de alojamento em Itália comunica à Questura os dados de identificação de uma pessoa hospedada, desde a emissão das credenciais até à conservação do recibo.

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   Peça as credenciais à Questura

   Apresente um pedido de acesso ao portal junto da Questura territorialmente competente, como prevê o anexo técnico em vigor. É a Questura que fornece as credenciais, e o acesso baseia-se numa autenticação de dois fatores.

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   Aceda ao portal com a Scheda dei Codici

   Na área ACCESSO do portal entre com login e palavra-passe, depois introduza o código pedido pela aplicação, lendo-o na scheda dei codici (cartão de códigos). Se surgir «ACCESSO NEGATO», o utilizador ou a palavra-passe não estão corretos: use a recuperação de credenciais ou peça à Questura um reset.

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   Registe o documento de identidade do hóspede

   O art. 109 do TULPS só permite dar alojamento a pessoas munidas de um documento idóneo para atestar a sua identidade. Transcreva os dados exatamente como constam do documento: número e data de nascimento são os campos em que a transcrição manual mais vezes falha.

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   Envie dentro do prazo

   Insira as linhas no portal, ou carregue um ficheiro no formato tracciato record (layout de registo), e envie nas 24 horas seguintes à chegada — nas 6 horas se a estadia não exceder 24 horas. O campo data de chegada só aceita hoje ou ontem, por isso não adie.

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   Descarregue e conserve o recibo

   O recibo é emitido no dia seguinte ao envio. No menu «Ricevute» descarregue o PDF assinado digitalmente: fica disponível no portal durante 30 dias, mas deve ser conservado durante cinco anos, porque é o documento que atesta o cumprimento.