Alloggiati Web : déclarer ses hôtes à la Questura en Italie

Qui est tenu de communiquer les hôtes ?

L’art. 109, comma 1 du TULPS (comma : alinéa) énumère les personnes tenues à l’obligation de manière volontairement large : « i gestori di esercizi alberghieri e di altre strutture ricettive, comprese quelle che forniscono alloggio in tende, roulotte, nonché i proprietari o gestori di case e di appartamenti per vacanze e gli affittacamere, ivi compresi i gestori di strutture di accoglienza non convenzionali » (les gestionnaires d’hôtels et d’autres établissements d’hébergement, y compris ceux qui offrent un hébergement sous tente ou en caravane, ainsi que les propriétaires ou gestionnaires de maisons et d’appartements de vacances et les loueurs de chambres, y compris les gestionnaires de structures d’accueil non conventionnelles), à la seule exception des refuges alpins inscrits sur la liste régionale ou provinciale prévue à cet effet.

Le même alinéa pose une condition préalable : on ne peut héberger que des personnes munies de la carte d’identité ou d’un autre document propre à attester leur identité. Pour les ressortissants étrangers extracommunautaires, le passeport ou un document équivalent en vertu d’accords internationaux suffit, à condition qu’il comporte une photographie.

Les locations de courte durée entrent elles aussi dans le champ de l’obligation. L’art. 19-bis du D.L. 4 ottobre 2018, n. 113 (converti par la L. 132/2018) a établi par voie interprétative que les obligations de l’art. 109 s’appliquent « anche con riguardo ai locatori o sublocatori che locano immobili o parti di essi con contratti di durata inferiore a trenta giorni » (également aux bailleurs ou sous-bailleurs qui louent des immeubles ou des parties d’immeubles par des contrats d’une durée inférieure à trente jours). Les F.A.Q. du portail le répètent sans ambiguïté, et la circulaire du ministère de l’Intérieur du 20 décembre 2018 précise que l’obligation concerne aussi ceux qui hébergent de manière « saltuario » (occasionnelle) et les bed & breakfast, « indipendentemente dal fatto che le prestazioni ivi erogate abbiano un carattere professionale o occasionale » (que les prestations qui y sont fournies aient un caractère professionnel ou occasionnel).

La même circulaire indique aussi une limite : restent « sottratti agli obblighi di cui all’art. 109 le cessioni della predetta durata che avvengono a titolo di liberalità o sulla base di rapporti di carattere gratuito » (soustraites aux obligations de l’art. 109 les cessions de la durée précitée qui interviennent à titre de libéralité ou sur la base de rapports à caractère gratuit). Attention toutefois : les F.A.Q. du portail répondent « sì » (oui) à qui demande si l’échange réciproque et gratuit de logements doit être communiqué. Ce sont deux textes officiels qu’il vaut mieux lire ensemble, en interrogeant sa Questura en cas de doute, plutôt que d’en déduire une règle générale.

• ✓Hôtels, résidences, auberges de jeunesse, loueurs de chambres et bed & breakfast.
• ✓Maisons et appartements de vacances, et ceux qui les gèrent pour le compte du propriétaire.
• ✓Campings, villages de vacances et établissements offrant un hébergement sous tente ou en caravane.
• ✓Structures d’accueil non conventionnelles.
• ✓Toute personne qui loue ou sous-loue un immeuble, ou une partie d’immeuble, par des contrats d’une durée inférieure à trente jours.

Quelles sont les sanctions en cas d’omission ou de retard de la communication ?

La circulaire du ministère de l’Intérieur du 20 décembre 2018 le dit en une ligne : « la violazione degli obblighi di registrazione e comunicazione degli alloggiati è punita, a titolo di contravvenzione, con la sanzione prevista dall’art. 17 TULPS » (la violation des obligations d’enregistrement et de communication concernant les personnes hébergées est punie, à titre de contravention, de la sanction prévue à l’art. 17 TULPS).

L’art. 17 du TULPS punit les violations du texte unique pour lesquelles aucune peine spécifique n’est prévue « con l’arresto fino a tre mesi o con l’ammenda fino a lire quattrocentomila » (de la détention (arresto) jusqu’à trois mois ou de l’amende jusqu’à quatre cent mille lires). C’est le texte encore en vigueur, rédigé en lires : la Polizia di Stato, dans les F.A.Q. publiées par la Questura di Roma, en donne la conversion et parle d’« arresto fino a tre mesi o l’ammenda fino ad € 206,00 » (détention jusqu’à trois mois ou amende jusqu’à 206,00 €).

Méfiez-vous des montants différents de celui-ci qui circulent sur les sites spécialisés : lorsqu’ils ne sont pas accompagnés d’une source primaire, ils ne sont pas vérifiables. Pour une évaluation de votre cas précis, l’interlocuteur est la Questura territorialement compétente ou un conseiller juridique.

Comment obtient-on les identifiants d’accès ?

Les identifiants ne se génèrent pas en ligne : on les demande à la Questura. Les F.A.Q. officielles répondent : « bisogna rivolgersi alla Questura competente per territorio onde richiedere le credenziali di accesso » (il faut s’adresser à la Questura compétente pour le territoire afin de demander les identifiants d’accès), et l’annexe technique en vigueur le formalise : les gestionnaires « devono produrre apposita domanda di accesso al portale presso la questura territorialmente competente; la questura provvederà a fornire le credenziali necessarie all’accesso al portale che sarà basato su una autenticazione a due fattori » (doivent présenter une demande d’accès spécifique au portail auprès de la questura territorialement compétente ; la questura fournira les identifiants nécessaires à l’accès au portail, qui reposera sur une authentification à deux facteurs).

Les deux facteurs sont un login avec mot de passe, modifiable par l’utilisateur, et un code valable pour la seule session de travail. Le code se lit sur la scheda dei codici (carte de codes), qui contient seize groupes de quatre chiffres. L’ancien modèle fondé sur un certificat numérique est dépassé : le décret de 2021 permet de continuer à l’utiliser seulement jusqu’à l’expiration du certificat déjà délivré.

Si le message « ACCESSO NEGATO » (accès refusé) apparaît, les F.A.Q. indiquent que l’utilisateur ou le mot de passe sont erronés : on peut utiliser la récupération des identifiants depuis le portail — qui exige au moins deux éléments parmi codici di accesso (codes d’accès), scheda codici (carte de codes), PUK et password (mot de passe) — ou demander à la Questura une réinitialisation du mot de passe.

Si vous voulez faire dialoguer un logiciel de gestion avec le portail, le profil utilisateur comporte la rubrique « Chiave Web Service » (clé de service web) : elle génère la WSKEY, la clé qui permet l’envoi direct entre le système Alloggiati et le logiciel de l’établissement. C’est une clé que le gestionnaire génère et régénère lui-même, au maximum une fois par jour, et qu’il faut régénérer à chaque changement de mot de passe.

Je ne trouve pas le reçu : que signifie cette absence ?

Le reçu se télécharge depuis le menu « Ricevute » (Reçus). Le tableau n’affiche que les jours où l’établissement a effectivement transmis quelque chose, avec la date, le nombre de schedine envoyées, le numéro de protocole et le bouton de téléchargement. Le fichier est un PDF signé numériquement et muni d’un QR code de contrôle de la Polizia di Stato, et il n’est pas modifiable par l’utilisateur.

Première hypothèse, la plus banale : il est encore trop tôt. Les F.A.Q. des questure précisent que « la ricevuta digitale di invio viene emessa il giorno successivo all’invio delle segnalazioni » (le reçu numérique d’envoi est émis le lendemain de l’envoi des signalements). Si vous avez envoyé aujourd’hui, le reçu n’existe pas encore aujourd’hui — et, pour vérifier les envois de la journée en cours, il existe la section « Analisi » (Analyse), qui affiche l’historique des schedine envoyées à la date du jour.

Deuxième hypothèse, moins agréable : la réponse officielle à la question « non trovo la ricevuta ma penso di aver inviato » (je ne trouve pas le reçu mais je pense avoir envoyé) est nette — « l’assenza della ricevuta indica che non sono state inviate schedine in quella data » (l’absence de reçu indique qu’aucune schedina n’a été envoyée à cette date).

Troisième hypothèse : plus de 30 jours se sont écoulés. Les reçus restent téléchargeables depuis le portail pendant 30 jours au maximum à compter de leur émission ; au-delà de ce délai, on ne peut plus les récupérer à partir de là. Et ils doivent être conservés cinq ans en format numérique : l’impose l’art. 4-bis introduit par le D.M. 16 settembre 2021, et c’est le reçu — dit l’art. 2 du D.M. 7 gennaio 2013 — qui vaut « come attestazione dell’avvenuto adempimento » (comme attestation de l’accomplissement de l’obligation). Ce même art. 4-bis demande au gestionnaire de supprimer les données numériques transmises et de détruire l’éventuelle copie papier dès que le reçu a été généré. Les télécharger et les archiver chaque mois est la seule habitude qui protège réellement en cas de contrôle.

Ce que BookCheckin fait et ne fait pas pour l’Italie

BookCheckin transmet bel et bien à Alloggiati Web, et c’est lui-même qui le fait. Si votre établissement en Italie est déjà enregistré sur Alloggiati Web auprès de votre Questura, vous activez vous-même la transmission par Alloggiati Web dans l’onglet Légal du logement et vous y enregistrez l’Utente, la Password et la WS Key que la Questura vous a délivrés ; ils sont stockés chiffrés. Une fois ces identifiants vérifiés, BookCheckin transmet à la Polizia di Stato, par le web service d’Alloggiati Web, chaque check-in terminé, automatiquement et en se connectant avec vos propres identifiants. L’activer permet de créer des liens de check-in pour ce logement, et les hôtes voient le formulaire de check-in italien.

L’obligation reste la vôtre, et le délai aussi : 24 heures à compter de l’arrivée, ou 6 heures pour un séjour de 24 heures ou moins (art. 109 du TULPS ; D.M. du 16 septembre 2021). BookCheckin transmet chaque fois que les hôtes d’une réservation terminent leur check-in. Cela ne fonctionne que si votre établissement est déjà enregistré sur Alloggiati Web auprès de votre Questura et que l’Utente, la Password et la WS Key que vous enregistrez sont ceux qu’elle vous a délivrés : BookCheckin peut vérifier qu’ils permettent de se connecter, jamais que votre enregistrement est en règle. Tester la connexion ouvre une session sur le service réel d’Alloggiati Web : aucune donnée d’hôte n’est envoyée, mais c’est une vraie connexion au système de production, pas une simulation.

Et il n’y a pas de retour en arrière. Alloggiati Web ne propose aucune opération d’annulation ni de rectification, ni environnement de test. Une déclaration transmise ne peut être ni retirée ni modifiée depuis BookCheckin : si quelque chose est transmis de travers, seule votre Questura peut le corriger. Comme le portail n’accepte que le jour même ou la veille comme date d’arrivée, une arrivée sortie de cette fenêtre ne peut plus être déclarée non plus ; l’interlocuteur est alors la Questura territorialement compétente.

Ce que BookCheckin ne couvre pas en Italie : le CIN, la déclaration statistique à l’ISTAT et la taxe de séjour (tassa di soggiorno). Il ne vous enregistre pas non plus sur Alloggiati Web et ne génère pas vos identifiants : c’est une démarche que vous effectuez auprès de la Questura.

En Espagne, hors Catalogne et Pays basque, BookCheckin envoie automatiquement le parte de viajeros (déclaration des voyageurs) à SES Hospedajes. En Catalogne (Mossos d’Esquadra) et au Pays basque (Ertzaintza), BookCheckin prépare le fichier et c’est le gestionnaire qui le téléverse sur le portail.

Comment communiquer un hôte sur Alloggiati Web

Les cinq étapes par lesquelles un établissement d’hébergement en Italie communique à la Questura l’identité d’une personne hébergée, de la délivrance des identifiants à la conservation du reçu.

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   Demandez les identifiants à la Questura

   Présentez une demande d’accès au portail auprès de la Questura territorialement compétente, comme le prévoit l’annexe technique en vigueur. C’est la Questura qui fournit les identifiants, et l’accès repose sur une authentification à deux facteurs.

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   Connectez-vous au portail avec la scheda dei codici

   Depuis la zone ACCESSO du portail, connectez-vous avec le login et le mot de passe, puis saisissez le code demandé par l’application en le lisant sur la scheda dei codici (carte de codes). Si « ACCESSO NEGATO » (accès refusé) apparaît, l’utilisateur ou le mot de passe ne sont pas corrects : utilisez la récupération des identifiants ou demandez une réinitialisation à la Questura.

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   Enregistrez le document d’identité de l’hôte

   L’art. 109 du TULPS permet de n’héberger que des personnes munies d’un document propre à attester leur identité. Transcrivez les données exactement comme elles figurent sur le document : le numéro et la date de naissance sont les champs où la transcription manuelle se trompe le plus souvent.

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   Envoyez dans le délai

   Saisissez les lignes depuis le portail, ou téléversez un fichier au format tracciato record (format d’enregistrement), et envoyez dans les 24 heures suivant l’arrivée — dans les 6 heures si le séjour n’excède pas 24 heures. Le champ date d’arrivée n’accepte qu’aujourd’hui ou hier : ne remettez donc pas à plus tard.

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   Téléchargez et conservez le reçu

   Le reçu est émis le lendemain de l’envoi. Depuis le menu « Ricevute » (Reçus), téléchargez le PDF signé numériquement : il reste disponible sur le portail pendant 30 jours, mais doit être conservé cinq ans, parce que c’est le document qui atteste l’accomplissement de l’obligation.