Alloggiati Web: cómo comunicar huéspedes a la Questura

¿Quién está obligado a comunicar a los huéspedes?

El art. 109, comma 1 (el primer apartado) del TULPS enumera a los sujetos obligados de forma deliberadamente amplia: «i gestori di esercizi alberghieri e di altre strutture ricettive, comprese quelle che forniscono alloggio in tende, roulotte, nonché i proprietari o gestori di case e di appartamenti per vacanze e gli affittacamere, ivi compresi i gestori di strutture di accoglienza non convenzionali» (“los gestores de establecimientos hoteleros y de otras estructuras de alojamiento, incluidas las que ofrecen alojamiento en tiendas de campaña y caravanas, así como los propietarios o gestores de casas y apartamentos vacacionales y los affittacamere —habitaciones en alquiler—, incluidos los gestores de estructuras de acogida no convencionales”), con la única excepción de los refugios alpinos inscritos en el listado regional o provincial correspondiente.

El mismo apartado establece una condición previa: solo se puede dar alojamiento a personas provistas de documento de identidad (carta d’identità) o de otro documento idóneo para acreditar su identidad. Para los ciudadanos extranjeros extracomunitarios basta el pasaporte o un documento equivalente en virtud de acuerdos internacionales, siempre que lleve fotografía.

También los alquileres de corta duración entran en la obligación. El art. 19-bis del D.L. 4 ottobre 2018, n. 113 (convertido por la L. 132/2018) estableció con carácter interpretativo que las obligaciones del art. 109 se aplican «anche con riguardo ai locatori o sublocatori che locano immobili o parti di essi con contratti di durata inferiore a trenta giorni» (“también respecto de los arrendadores o subarrendadores que arriendan inmuebles o partes de ellos con contratos de duración inferior a treinta días”). Las F.A.Q. del portal lo repiten sin ambigüedad, y la circular del Ministero dell’Interno del 20 dicembre 2018 aclara que la obligación afecta también a quien aloja de forma «saltuario» (ocasional) y a los bed & breakfast, «indipendentemente dal fatto che le prestazioni ivi erogate abbiano un carattere professionale o occasionale» (“con independencia de que las prestaciones allí ofrecidas tengan carácter profesional u ocasional”).

La misma circular señala también un límite: quedan «sottratti agli obblighi di cui all’art. 109 le cessioni della predetta durata che avvengono a titolo di liberalità o sulla base di rapporti di carattere gratuito» (“excluidas de las obligaciones del art. 109 las cesiones de la citada duración que se realizan a título de liberalidad o sobre la base de relaciones de carácter gratuito”). Ojo, sin embargo: las F.A.Q. del portal responden «sì» (sí) a quien pregunta si el intercambio recíproco y gratuito de viviendas debe comunicarse. Son dos textos oficiales que conviene leer juntos, consultando a la propia Questura en caso de duda, en lugar de deducir de ellos una regla general.

• ✓Hoteles, residencias, albergues, affittacamere y bed & breakfast.
• ✓Casas y apartamentos vacacionales, y quien los gestiona por cuenta del propietario.
• ✓Campings, poblados vacacionales y estructuras que ofrecen alojamiento en tiendas de campaña o caravanas.
• ✓Estructuras de acogida no convencionales.
• ✓Quien arrienda o subarrienda un inmueble, o parte de él, con contratos de duración inferior a treinta días.

¿Cuáles son las sanciones por la comunicación omitida o tardía?

La circular del Ministero dell’Interno del 20 dicembre 2018 lo dice en una línea: «la violazione degli obblighi di registrazione e comunicazione degli alloggiati è punita, a titolo di contravvenzione, con la sanzione prevista dall’art. 17 TULPS» (“la infracción de las obligaciones de registro y comunicación de las personas alojadas se castiga, a título de contravención, con la sanción prevista en el art. 17 TULPS”).

El art. 17 del TULPS castiga las infracciones del texto refundido para las que no se ha establecido una pena específica «con l’arresto fino a tre mesi o con l’ammenda fino a lire quattrocentomila» (“con arresto de hasta tres meses o con multa de hasta cuatrocientas mil liras”). Es el texto todavía vigente, escrito en liras: la Polizia di Stato, en las F.A.Q. publicadas por la Questura di Roma, recoge la conversión y habla de «arresto fino a tre mesi o l’ammenda fino ad € 206,00» (“arresto de hasta tres meses o multa de hasta 206,00 €”).

Desconfía de los importes distintos de este que circulan por los sitios del sector: cuando no van acompañados de una fuente primaria, no son verificables. Para una valoración sobre tu caso concreto, el interlocutor es la Questura territorialmente competente o un asesor jurídico.

¿Cómo se obtienen las credenciales de acceso?

Las credenciales no se generan en línea: se solicitan a la Questura. Las F.A.Q. oficiales responden que «bisogna rivolgersi alla Questura competente per territorio onde richiedere le credenziali di accesso» (“hay que dirigirse a la Questura competente por territorio para solicitar las credenciales de acceso”), y el anexo técnico vigente lo formaliza: los gestores «devono produrre apposita domanda di accesso al portale presso la questura territorialmente competente; la questura provvederà a fornire le credenziali necessarie all’accesso al portale che sarà basato su una autenticazione a due fattori» (“deben presentar una solicitud específica de acceso al portal ante la questura territorialmente competente; la questura proporcionará las credenciales necesarias para el acceso al portal, que se basará en una autenticación de dos factores”).

Los dos factores son un login con contraseña, modificable por el usuario, y un código válido para una sola sesión de trabajo. El código se lee en la scheda dei codici (tarjeta de códigos), que contiene dieciséis grupos de cuatro cifras. El antiguo modelo basado en certificado digital está superado: el decreto de 2021 permite seguir usándolo únicamente hasta el vencimiento del certificado ya expedido.

Si aparece el mensaje «ACCESSO NEGATO» (acceso denegado), las F.A.Q. indican que el usuario o la contraseña son incorrectos: se puede usar la recuperación de credenciales desde el portal —que requiere al menos dos entre códigos de acceso, scheda codici, PUK y contraseña— o pedir a la Questura un reinicio de la contraseña.

Si quieres que un software de gestión dialogue con el portal, en el perfil de usuario figura la opción «Chiave Web Service» (clave de servicio web): genera la WSKEY, la clave que habilita el envío directo entre el sistema Alloggiati y el software del alojamiento. Es una clave que el gestor genera y regenera por sí mismo, como máximo una vez al día, y que debe regenerarse en cada cambio de contraseña.

No encuentro el recibo: ¿qué significa?

El recibo se descarga desde el menú «Ricevute» (recibos). La tabla muestra únicamente los días en que el alojamiento ha transmitido realmente algo, con la fecha, el número de schedine enviadas, el número de protocolo y el botón de descarga. El archivo es un PDF firmado digitalmente y provisto de un código QR de control de la Polizia di Stato, y el usuario no puede modificarlo.

Primera hipótesis, la más banal: todavía es pronto. Las F.A.Q. de las questure precisan que «la ricevuta digitale di invio viene emessa il giorno successivo all’invio delle segnalazioni» (“el recibo digital de envío se emite el día siguiente al envío de las comunicaciones”). Si has enviado hoy, el recibo de hoy todavía no existe — y para comprobar los envíos de la jornada en curso existe la sección «Analisi» (análisis), que muestra el histórico de las schedine enviadas en la fecha de hoy.

Segunda hipótesis, menos agradable: la respuesta oficial a la pregunta «non trovo la ricevuta ma penso di aver inviato» (“no encuentro el recibo pero creo haber enviado”) es tajante — «l’assenza della ricevuta indica che non sono state inviate schedine in quella data» (“la ausencia del recibo indica que no se enviaron schedine en esa fecha”).

Tercera hipótesis: han pasado más de 30 días. Los recibos permanecen descargables desde el portal durante un máximo de 30 días desde su emisión; pasado ese plazo ya no se recuperan desde allí. Y deben conservarse cinco años en formato digital: lo impone el art. 4-bis introducido por el D.M. 16 settembre 2021, y es el recibo —dice el art. 2 del D.M. 7 gennaio 2013— el que vale «come attestazione dell’avvenuto adempimento» (“como atestación del cumplimiento efectuado”). El mismo art. 4-bis pide al gestor que cancele los datos digitales transmitidos y destruya la eventual copia en papel en cuanto el recibo se ha generado. Descargarlos y archivarlos cada mes es el único hábito que protege de verdad en caso de inspección.

Qué hace y qué no hace BookCheckin por Italia

BookCheckin sí comunica a Alloggiati Web, y lo hace él mismo. Si tu establecimiento en Italia ya está dado de alta en Alloggiati Web ante tu Questura, activas la comunicación tú mismo en la pestaña Legal de la propiedad y guardas allí el Utente, la Password y la WS Key que te emitió la Questura; se almacenan cifradas. Una vez verificadas esas credenciales, BookCheckin transmite a la Polizia di Stato, a través del servicio web de Alloggiati Web, cada check-in completado, de forma automática y accediendo con tus propias credenciales. Al activarla se pueden crear enlaces de check-in para esa propiedad y los huéspedes ven el formulario de check-in italiano.

La obligación sigue siendo tuya, y el plazo también: 24 horas desde la llegada, o 6 horas si la estancia no supera las 24 horas (art. 109 TULPS; D.M. 16 settembre 2021). BookCheckin transmite cuando los huéspedes de una reserva completan su check-in. Solo funciona si tu establecimiento ya está dado de alta en Alloggiati Web ante tu Questura y el Utente, la Password y la WS Key que guardas son los que te emitió: BookCheckin puede comprobar que permiten iniciar sesión, nunca que tu alta esté en regla. Al probar la conexión se inicia sesión en el servicio real de Alloggiati Web: no se envía ningún dato de huéspedes, pero es un acceso real al sistema de producción, no una simulación.

Y no hay vuelta atrás. Alloggiati Web no tiene ninguna operación de anulación ni de rectificación, ni un entorno de pruebas. Una comunicación ya transmitida no se puede retirar ni corregir desde BookCheckin: si algo se comunica mal, solo tu Questura puede corregirlo. Como el portal acepta únicamente hoy o ayer como fecha de llegada, una llegada que haya quedado fuera de esa ventana tampoco se puede comunicar ya; el interlocutor es la Questura territorialmente competente.

Lo que BookCheckin no cubre en Italia: el CIN, la comunicación estadística a ISTAT y la tassa di soggiorno (tasa turística). Tampoco te da de alta en Alloggiati Web ni genera tus credenciales: es un trámite tuyo ante la Questura.

En España, salvo en Cataluña y el País Vasco, BookCheckin envía el parte a SES Hospedajes de forma automática. En Cataluña (Mossos d’Esquadra) y en el País Vasco (Ertzaintza), BookCheckin prepara el fichero y es el gestor quien lo carga en el portal.

Cómo comunicar a un huésped en Alloggiati Web

Los cinco pasos con los que un alojamiento turístico en Italia comunica a la Questura los datos de una persona alojada, desde la emisión de las credenciales hasta la conservación del recibo.

1. 1

   Solicita las credenciales a la Questura

   Presenta la solicitud de acceso al portal ante la Questura territorialmente competente, como prevé el anexo técnico vigente. Es la Questura quien facilita las credenciales, y el acceso se basa en una autenticación de dos factores.

2. 2

   Accede al portal con la Scheda dei Codici

   Desde el área ACCESSO (acceso) del portal entra con login y contraseña, y a continuación introduce el código solicitado por la aplicación leyéndolo en la scheda dei codici. Si aparece «ACCESSO NEGATO», el usuario o la contraseña no son correctos: usa la recuperación de credenciales o pide a la Questura un reinicio.

3. 3

   Registra el documento de identidad del huésped

   El art. 109 del TULPS permite dar alojamiento solo a personas provistas de un documento idóneo para acreditar su identidad. Transcribe los datos exactamente como figuran en el documento: el número y la fecha de nacimiento son los campos en los que la transcripción manual se equivoca con más frecuencia.

4. 4

   Envía dentro del plazo

   Introduce las filas desde el portal, o carga un archivo en el formato tracciato record (diseño de registro), y envía dentro de las 24 horas siguientes a la llegada —dentro de las 6 horas si la estancia no supera las 24 horas. El campo fecha de llegada solo acepta hoy o ayer, así que no lo dejes para más tarde.

5. 5

   Descarga y conserva el recibo

   El recibo se emite el día siguiente al envío. Desde el menú «Ricevute» descarga el PDF firmado digitalmente: sigue disponible en el portal durante 30 días, pero debe conservarse cinco años, porque es el documento que acredita el cumplimiento.