Software di check-in online per hotel
I tuoi ospiti fanno il check-in dal cellulare prima di arrivare: scansionano carta d’identità (DNI), NIE o passaporto, controllano i dati e firmano, e BookCheckin invia il parte de viajeros a SES Hospedajes in pochi secondi. Alla reception consegni solo la chiave.
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In breve
BookCheckin è un software di check-in online per hotel in Spagna. Ogni prenotazione riceve il proprio link di check-in, che l’ospite apre nel browser del cellulare senza installare alcuna app: scansiona il documento, controlla i dati e firma. BookCheckin verifica ogni campo e invia il parte de viajeros a SES Hospedajes, il sistema del Ministero dell’Interno spagnolo, entro il termine di 24 ore, e conserva la ricevuta insieme alla prenotazione. Si collega con Amenitiz, Cloudbeds, Hostaway e Lodgify e funziona da 1 struttura.
Cosa fa un software di check-in online in un hotel
Un software di check-in online sposta la registrazione dalla reception al cellulare dell’ospite. Invece di compilare una scheda cartacea all’arrivo, l’ospite riceve un link con la sua prenotazione, fornisce i dati e il documento e firma prima di arrivare.
Per un hotel in Spagna questo risolve due cose insieme: l’arrivo è più rapido e la registrazione degli ospiti richiesta dal Regio Decreto 933/2021 è fatta senza ricopiare nulla. BookCheckin invia il parte de viajeros a SES Hospedajes in pochi secondi e conserva la ricevuta del Ministero insieme alla prenotazione.
Come funziona il check-in online con BookCheckin
- ✓Arriva la prenotazione, inserita a mano o dal tuo PMS, e BookCheckin crea il suo link di check-in.
- ✓L’ospite riceve il link via email o WhatsApp e lo apre nel browser del cellulare, nella sua lingua: nessuna app da installare.
- ✓Scansiona carta d’identità (DNI), NIE o passaporto; i dati si compilano da soli, poi li controlla e firma.
- ✓BookCheckin verifica ogni campo e invia il parte de viajeros a SES Hospedajes in pochi secondi. In Catalogna e nei Paesi Baschi invia automaticamente anche il file ufficiale, con il tuo accesso al portale.
- ✓Alla reception confermi solo l’arrivo e consegni la camera.
Cosa ottiene la tua reception
- ✓Check-in online prima dell’arrivo, da qualsiasi cellulare e nella lingua dell’ospite.
- ✓Scansione con IA (OCR) di carta d’identità, NIE e passaporto: nessuno digita i dati.
- ✓Invio automatico del parte de viajeros a SES Hospedajes e ricevuta conservata in ogni prenotazione.
- ✓Per chi arriva senza prenotazione, crei un link manuale e apri lo stesso modulo su un tablet o sul computer della reception.
- ✓Gestione multi-struttura e permessi basati sui ruoli per reception e direzione.
- ✓Integrazione con Amenitiz, Cloudbeds, Hostaway e Lodgify, e sincronizzazione iCal con Booking.com e Airbnb.
- ✓Nessun riconoscimento facciale e nessuna immagine dei documenti conservata; dati cifrati su server europei (GDPR).
Pensato per hotel e gruppi alberghieri
BookCheckin supporta la gestione multi-struttura e il controllo degli accessi basato sui ruoli, così ogni hotel del gruppo gestisce i propri ospiti mentre la direzione mantiene una visione d’insieme.
Le integrazioni con PMS come Amenitiz, Cloudbeds e Lodgify eliminano l’inserimento manuale delle prenotazioni e collegano tutto il tuo stack in un unico flusso.
Domande frequenti
Che cos’è un software di check-in per hotel?+
È uno strumento con cui l’ospite fa la registrazione dal cellulare prima di arrivare —dati, documento e firma— invece di compilare una scheda alla reception. BookCheckin, inoltre, invia automaticamente il parte de viajeros a SES Hospedajes.
Serve un’app di check-in?+
No. Né l’hotel né l’ospite installano nulla: l’ospite apre il suo link di check-in nel browser del cellulare e il tuo team lavora dal browser.
BookCheckin sostituisce il mio PMS?+
No. BookCheckin si affianca al tuo PMS: si collega con Amenitiz, Cloudbeds, Hostaway e Lodgify per automatizzare il check-in e la conformità legale senza cambiare il tuo sistema.
Funziona per hotel con reception 24 ore su 24?+
Sì. Il check-in online velocizza l’arrivo, e per un ospite che si presenta senza prenotazione puoi creare un link manuale e aprire lo stesso modulo alla reception, sul dispositivo che preferisci.
Come si gestisce un gruppo di più hotel?+
Da un unico account con gestione multi-struttura e permessi basati sui ruoli, così ogni hotel opera in modo indipendente sotto un’amministrazione comune.
Funziona per hotel in Catalogna o nei Paesi Baschi?+
Sì. Lì la registrazione degli ospiti non va a SES Hospedajes: in Catalogna si comunica ai Mossos d’Esquadra e nei Paesi Baschi all’Ertzaintza. Inserisci nella scheda Legale della struttura l’identificativo che ti è stato assegnato, salvi una sola volta il tuo accesso al portale (in tutti i piani) e BookCheckin invia automaticamente il file ufficiale, lo stesso giorno; puoi comunque caricarlo tu.
Porta il check-in del tuo hotel sul cellulare dell’ospite
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