Welche Dokumente SES Hospedajes für ausländische Gäste akzeptiert — Reisepass, NIE und EU-Personalausweis —, wann die Trägernummer zu übermitteln ist, wie sich die Ablehnung wegen der Staatsangehörigkeit vermeiden lässt und was die AEPD zum Kopieren des Dokuments sagt.
Kurz gesagt
Bei einem ausländischen Gast akzeptiert SES Hospedajes den Reisepass (gültig für jede Staatsangehörigkeit), den NIE/TIE des ansässigen Ausländers und den Personalausweis eines EU-Bürgers. Die Trägernummer wird nur bei DNI und NIE übermittelt, niemals bei Reisepass oder EU-Ausweis, und die Staatsangehörigkeit muss aus der offiziellen Liste gewählt, nicht von Hand eingetippt werden.
Seit Juni 2025 gilt die Klarstellung der AEPD, dass es nicht erlaubt ist, eine Kopie des DNI oder des Reisepasses aufzubewahren: Zu erfassen sind die Daten aus Anhang I, kein Bild des Dokuments.
Welche Dokumente SES Hospedajes akzeptiert
Bei einem ausländischen Gast lautet die erste Frage, welches Dokument gültig ist. SES Hospedajes arbeitet mit einem geschlossenen Katalog von Dokumenttypen, und die richtige Wahl ist entscheidend dafür, dass sich die übrigen Felder korrekt validieren lassen. Kurz zusammengefasst:
| Profil des Reisenden | Dokument | Mit Trägernummer? |
|---|---|---|
| Spanier | DNI (NIF) | Ja |
| In Spanien ansässiger Ausländer | NIE / TIE | Ja |
| EU-/EWR-Bürger | Personalausweis seines Landes | Nein |
| Beliebige Staatsangehörigkeit | Reisepass | Nein |
Der Reisepass ist für jeden ausländischen Reisenden gültig; der EU-Bürger kann sich zusätzlich mit seinem Personalausweis ausweisen. Die Trägernummer wird nur bei DNI und NIE übermittelt.
Die Trägernummer: nur für DNI und NIE
Die Trägernummer ist die häufigste Quelle für Verwirrung bei ausländischen Gästen. Sie ist eine Angabe, die nur die DNI-Karte und die NIE/TIE-Karte besitzen, nicht der Reisepass oder der Ausweis eines anderen Landes. Sie dient zur Identifizierung des physischen Kartenexemplars und ändert sich bei jeder Erneuerung.
Ihre Formate sind fest vorgegeben: Beim DNI sind es drei Buchstaben, gefolgt von sechs Ziffern (zum Beispiel BMP123456); beim NIE/TIE ist es ein „E“, gefolgt von acht Ziffern (zum Beispiel E12345678). Ein Fehler, der zur Ablehnung der Übermittlung führt, besteht darin, eine Trägernummer mit einem Reisepass zu senden: Da der Reisepass keine besitzt, weist das System die Meldung zurück. Die Regel ist einfach: Trägernummer nur bei DNI und NIE; bei Reisepass und EU-Ausweis niemals.
Die Staatsangehörigkeit: aus der Liste wählen, nicht eintippen
Die Staatsangehörigkeit ist eine weitere klassische Ablehnungsursache bei Ausländern. Das System erwartet einen Ländercode aus der offiziellen Liste; wird er von Hand eingetippt („Deutschland“, „Germany“, „DE“ …), kommt es leicht vor, dass der Wert mit keinem erkannten Code übereinstimmt und die Meldung abgelehnt wird.
Die Korrektur besteht immer darin, das Land aus der Liste auszuwählen, statt es einzutippen. So ist der übermittelte Code korrekt und hängt nicht davon ab, wie ihn die Rezeption oder der Gast selbst geschrieben hat. Es ist ein rein mechanischer Fehler: Sie müssen den Reisenden nichts fragen, es genügt, richtig auszuwählen.
Kopie des Dokuments: Was die AEPD sagt
Hier lohnt sich Genauigkeit, denn es herrscht viel Verwirrung. Seit Juni 2025 gilt die Klarstellung der spanischen Datenschutzbehörde, dass es nicht erlaubt ist, eine Kopie des DNI oder des Reisepasses des Gastes aufzubewahren — weder Fotokopie noch Scan noch ein mit dem Handy aufgenommenes und gespeichertes Foto. Was das Gesetz zu erfassen vorschreibt, sind die Daten aus Anhang I, kein Bild des Dokuments.
Das passt dazu, wie ein guter Check-in funktionieren sollte: Ziel ist es, die richtigen Daten zu erfassen, nicht Bilder von Dokumenten anzuhäufen. Die Identität zu prüfen und die erforderlichen Felder zu übertragen, genügt; das Foto des Reisepasses aufzubewahren, ist genau das, wovon die AEPD abrät.
Wie BookCheckin das löst
BookCheckin ist genau für dieses Szenario konzipiert. Der Gast scannt sein eigenes Dokument mit der Handykamera, und das System extrahiert die Daten per OCR — Texterkennung —, ohne Gesichtserkennung. Es wählt den richtigen Dokumenttyp (DNI, NIE, Reisepass oder sonstiges), übermittelt die Trägernummer nur dann, wenn sie erforderlich ist, und übernimmt die Staatsangehörigkeit als gültigen Ländercode, wodurch die Ablehnung durch manuelle Eingabe vermieden wird.
Und im Einklang mit dem Kriterium der AEPD speichern wir das Bild des Dokuments nicht: Wir verwenden es, um die Daten zu lesen, und bewahren es nicht auf. So wird die Reisendenmeldung für jede Staatsangehörigkeit vollständig und korrekt übermittelt, ohne Kopien aufzubewahren, die Sie nicht haben dürfen. Sie können mit nur einer Unterkunft beginnen, ohne Mindestanzahl.
Verwandte Ressourcen
- SES-Hospedajes-Leitfaden— Was es ist, wer dazu verpflichtet ist und welche Daten die Reisendenregistrierung verlangt
- Vorlage für die Reisendenmeldung— Die für jeden Reisenden erforderlichen Pflichtfelder, um sie fehlerfrei zu erfassen
- Anmeldung bei SES Hospedajes Schritt für Schritt— Wie Sie sich anmelden und Ihre erste Meldung übermitteln
So registrieren Sie einen ausländischen Gast in SES Hospedajes
Das richtige Dokument wählen, die Trägernummer nur dann übermitteln, wenn sie erforderlich ist, und die Ablehnung wegen der Staatsangehörigkeit vermeiden.
- 1
Wählen Sie den richtigen Dokumenttyp
Verwenden Sie den Reisepass für jede Staatsangehörigkeit, den NIE/TIE für einen in Spanien ansässigen Ausländer und den Personalausweis für einen EU-Bürger. Das System arbeitet mit einem geschlossenen Katalog: DNI, NIE, Reisepass und „sonstiges Dokument“.
- 2
Übermitteln Sie die Trägernummer nur bei DNI und NIE
Die Trägernummer gibt es nur auf der DNI-Karte (drei Buchstaben und sechs Ziffern) und der NIE/TIE-Karte (ein „E“ und acht Ziffern). Sie mit einem Reisepass zu übermitteln, führt zur Ablehnung der Meldung.
- 3
Wählen Sie die Staatsangehörigkeit aus der Liste
Wählen Sie das Land aus der offiziellen Liste aus, statt es einzutippen, damit ein erkannter Code übermittelt wird. Das ist die häufigste Ursache für die Ablehnung wegen der Staatsangehörigkeit und lässt sich korrigieren, ohne den Gast irgendetwas zu fragen.
- 4
Bewahren Sie keine Kopie des Dokuments auf
Erfassen Sie die Daten aus Anhang I, kein Bild: Die AEPD hat klargestellt, dass es nicht erlaubt ist, eine Kopie des DNI oder des Reisepasses aufzubewahren.