Que documentos aceita o SES Hospedajes para hóspedes estrangeiros — passaporte, NIE e documento de identificação da UE —, quando enviar o número de suporte, como evitar a rejeição por nacionalidade e o que diz a AEPD sobre copiar o documento.
Em resumo
Para um hóspede estrangeiro, o SES Hospedajes aceita o passaporte (válido para qualquer nacionalidade), o NIE/TIE do estrangeiro residente e o documento de identificação nacional de um cidadão da UE. O número de suporte só é enviado com DNI e NIE, nunca com passaporte nem documento da UE, e a nacionalidade deve ser escolhida na lista oficial, não escrita à mão.
Em junho de 2025, a AEPD esclareceu que não é permitido conservar uma cópia do DNI ou do passaporte: o que há a recolher são os dados do Anexo I, não uma imagem do documento.
Que documentos aceita o SES Hospedajes
Com um hóspede estrangeiro, a primeira pergunta é que documento é válido. O SES Hospedajes funciona com um catálogo fechado de tipos de documento, e escolher o correto é o que faz com que os restantes campos sejam validados corretamente. No essencial:
| Perfil do viajante | Documento | Tem número de suporte? |
|---|---|---|
| Espanhol | DNI (NIF) | Sim |
| Estrangeiro residente em Espanha | NIE / TIE | Sim |
| Cidadão da UE / EEE | Documento de identificação nacional do seu país | Não |
| Qualquer nacionalidade | Passaporte | Não |
O passaporte é válido para qualquer viajante estrangeiro; o cidadão da UE pode ainda identificar-se com o seu documento de identificação nacional. O número de suporte só é enviado com DNI e NIE.
O número de suporte: apenas para DNI e NIE
O número de suporte é a fonte de confusão mais comum com hóspedes estrangeiros. É um dado que apenas o cartão do DNI e o do NIE/TIE possuem, não o passaporte nem o documento de identificação de outro país. Serve para identificar o exemplar físico do cartão e muda sempre que este é renovado.
Os seus formatos são fixos: no DNI são três letras seguidas de seis dígitos (por exemplo, BMP123456); no NIE/TIE é um «E» seguido de oito dígitos (por exemplo, E12345678). Um erro que leva à rejeição do envio é tentar enviar um número de suporte com um passaporte: como o passaporte não o tem, o sistema devolve a comunicação. A regra é simples: número de suporte apenas com DNI e NIE; com passaporte e documento da UE, nunca.
A nacionalidade: escolha-a na lista, não a escreva
A nacionalidade é outra rejeição clássica com estrangeiros. O sistema espera um código de país da lista oficial; se for escrito à mão («Alemanha», «Germany», «DE»…), é provável que o valor não coincida com um código reconhecido e que a comunicação seja rejeitada.
A correção passa sempre por selecionar o país na lista em vez de o escrever. Assim, o código transmitido é o correto e não depende de como o rececionista ou o próprio hóspede o tenham escrito. É um erro puramente mecânico: não é preciso perguntar nada ao viajante, basta escolher bem.
Cópia do documento: o que diz a AEPD
Aqui convém ser preciso, porque há muita confusão. Em junho de 2025, a Agência Espanhola de Proteção de Dados esclareceu que não é permitido ficar com uma cópia do DNI ou do passaporte do hóspede — nem fotocópia, nem digitalização, nem foto tirada com o telemóvel e conservada. O que a lei obriga a recolher são os dados do Anexo I, não uma imagem do documento.
Isto encaixa na forma como um bom check-in deve funcionar: o objetivo é captar os dados corretos, não acumular imagens de documentos. Verificar a identidade e transferir os campos exigidos é suficiente; conservar a fotografia do passaporte é precisamente o que a AEPD desaconselha.
Como o BookCheckin resolve isto
O BookCheckin foi pensado precisamente para este cenário. O hóspede digitaliza o seu próprio documento com a câmara do telemóvel e o sistema extrai os dados por OCR — leitura de texto —, sem reconhecimento facial. Seleciona o tipo de documento correto (DNI, NIE, passaporte ou outro), envia o número de suporte apenas quando aplicável e regista a nacionalidade como um código de país válido, evitando a rejeição por ser escrita à mão.
E em linha com o critério da AEPD, não armazenamos a imagem do documento: usamo-la para ler os dados e não a conservamos. Assim, o parte é enviado completo e correto para qualquer nacionalidade, sem guardar cópias que não deve ter. Pode começar com um único alojamento, sem mínimos.
Recursos relacionados
- Guia do SES Hospedajes— O que é, quem está obrigado e que dados exige o registo de viajantes
- Modelo do parte de viajantes— Os campos obrigatórios de cada viajante, para os recolher sem erros
- Registo no SES Hospedajes passo a passo— Como registar-se e enviar o seu primeiro parte
Como registar um hóspede estrangeiro no SES Hospedajes
Escolher o documento correto, enviar o número de suporte apenas quando aplicável e evitar a rejeição por nacionalidade.
- 1
Escolha o tipo de documento correto
Use o passaporte para qualquer nacionalidade, o NIE/TIE para um estrangeiro residente em Espanha e o documento de identificação nacional para um cidadão da UE. O sistema funciona com um catálogo fechado: DNI, NIE, passaporte e «outro documento».
- 2
Envie o número de suporte apenas com DNI e NIE
O número de suporte só existe no cartão do DNI (três letras e seis dígitos) e no do NIE/TIE (um «E» e oito dígitos). Enviá-lo com um passaporte faz com que a comunicação seja rejeitada.
- 3
Selecione a nacionalidade na lista
Escolha o país na lista oficial em vez de o escrever à mão, para que seja transmitido um código reconhecido. É a causa mais comum de rejeição por nacionalidade e corrige-se sem ter de perguntar nada ao hóspede.
- 4
Não conserve uma cópia do documento
Recolha os dados do Anexo I, não uma imagem: a AEPD esclareceu que não é permitido guardar cópia do DNI ou do passaporte.