Comment faire le check-in en ligne avec Cloudbeds et envoyer la fiche à SES Hospedajes
Connectez Cloudbeds à BookCheckin une seule fois et chaque réservation aura son lien de check-in en ligne : le voyageur renseigne ses données avant d’arriver et la fiche part vers SES Hospedajes.
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En bref
Pour faire le check-in en ligne de vos réservations Cloudbeds, connectez Cloudbeds avec une clé API. BookCheckin crée un lien de check-in par réservation et, quand le voyageur a renseigné ses données et scanné son document, envoie la fiche à SES Hospedajes avec vos identifiants (en Catalogne et au Pays basque, vous déposez le fichier). Le plan Pro est requis.
De quoi avez-vous besoin avant de commencer ?
- ✓Un compte BookCheckin avec le plan Pro : les intégrations PMS, Cloudbeds compris, sont dans le plan Pro (5 € par logement et par mois pour 1 – 3 logements ; avec plus de logements, le prix par logement baisse automatiquement).
- ✓Un compte Cloudbeds avec accès à l’API pour créer une clé API. Selon la documentation de Cloudbeds (consultée le 27 octobre 2026), l’accès à l’API dépend de votre forfait : il est soit inclus, soit à demander à Cloudbeds.
- ✓Votre logement créé dans BookCheckin, avec ses identifiants d’envoi SES Hospedajes enregistrés.
Ressources associées
Comment connecter Cloudbeds ? Pas à pas
1Créez une clé API dans Cloudbeds
Dans votre compte Cloudbeds, ouvrez « Apps & Marketplace » puis « API Credentials ». Créez de nouveaux identifiants avec « + New Credentials » ; ensuite, dans la colonne « API Key » du tableau, cliquez sur « Create » et cochez l’autorisation read:reservation, celle dont BookCheckin a besoin pour lire vos réservations. Cloudbeds n’affiche la clé qu’une seule fois : copiez-la. En choisissant Cloudbeds dans BookCheckin, vous verrez aussi les instructions de connexion.
2Collez-la dans BookCheckin
Dans votre entreprise, ouvrez l’onglet « Intégrations » puis, sous « Channel manager et PMS », cliquez sur « Ajouter une intégration », choisissez Cloudbeds et collez la clé API. Si vous ne voulez lire qu’un de vos logements Cloudbeds, ajoutez aussi son Property ID ; c’est facultatif.
3Associez chaque chambre à son logement
Pour que chaque réservation arrive dans le bon logement, indiquez dans la carte « PMS » de chaque logement à quelle chambre ou unité Cloudbeds il correspond. Si votre entreprise n’a qu’un seul logement, cette étape est inutile.
4BookCheckin crée un lien par réservation
À partir de là, BookCheckin lit vos réservations Cloudbeds automatiquement et à intervalles réguliers, et crée pour chacune un lien de check-in avec les dates, le nombre de voyageurs et le nom, l’e-mail et le téléphone du voyageur principal tels qu’ils figurent dans Cloudbeds. Vous pouvez aussi cliquer sur « Synchroniser maintenant ».
5Le voyageur reçoit son lien
Avec les automatisations d’e-mail du plan Pro, le lien peut être envoyé tout seul au voyageur ; vous pouvez aussi le copier et l’envoyer vous-même.
6Le voyageur fait le check-in en ligne
Depuis son téléphone, il renseigne ses données, scanne sa pièce d’identité ou son passeport et signe, sans installer d’application.
7La fiche arrive chez SES Hospedajes
Quand tous les voyageurs de la réservation ont fait leur check-in, BookCheckin envoie la fiche à SES Hospedajes avec vos identifiants et vous montre dans le tableau de bord si elle a été acceptée. Si vous préférez la relire avant l’envoi, vous pouvez désactiver l’envoi automatique dans le logement.
Quelles données sont lues dans Cloudbeds ?
| Donnée | D’où elle vient |
|---|---|
| Dates d’arrivée et de départ | Cloudbeds |
| Nombre de voyageurs | Cloudbeds |
| Canal d’origine (par ex. Booking.com ou Airbnb) | Cloudbeds |
| Nom, e-mail et téléphone du voyageur principal | Cloudbeds |
| Identité, document et signature de chaque voyageur | Le voyageur, lors du check-in en ligne |
Avec une clé API en lecture seule, BookCheckin ne peut modifier ni vos réservations, ni vos tarifs, ni vos disponibilités dans Cloudbeds.
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Et si mon logement est en Catalogne ou au Pays basque ?
Dans ces régions, l’enregistrement des voyageurs ne passe pas par SES Hospedajes. BookCheckin fait le même check-in en ligne et vous prépare le fichier officiel, à déposer vous-même sur le portail de l’autorité : le fichier des Mossos d’Esquadra en Catalogne et le XML du Registro Hostelero de l’Ertzaintza au Pays basque.
Combien ça coûte ?
L’intégration Cloudbeds est dans le plan Pro : 5 € par logement et par mois pour 1 – 3 logements, avec des remises de volume automatiques. Créer un compte est gratuit et sans carte. Vos 90 jours gratuits démarrent quand vous choisissez une formule et ajoutez votre carte.
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