Cómo hacer el check-in online en Cloudbeds y enviar el parte a SES Hospedajes
Conecta Cloudbeds con BookCheckin una sola vez y cada reserva tendrá su enlace de check-in online: el huésped rellena sus datos antes de llegar y el parte de viajeros se envía a SES Hospedajes.
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En breve
Para hacer el check-in online de tus reservas de Cloudbeds, conecta Cloudbeds con una API Key. BookCheckin crea un enlace de check-in por reserva y, cuando el huésped completa sus datos y escanea su documento, envía el parte a SES Hospedajes con tus credenciales (en Cataluña y el País Vasco, subes tú el archivo). Requiere el plan Pro.
¿Qué necesitas antes de empezar?
- ✓Una cuenta de BookCheckin con el plan Pro: las integraciones con PMS, Cloudbeds incluido, están en Pro (5 € por propiedad y mes para 1 – 3 propiedades; con más propiedades, el precio por propiedad baja automáticamente).
- ✓Una cuenta de Cloudbeds con acceso a la API para crear una API Key. Según la documentación de Cloudbeds (consultada el 27 de octubre de 2026), el acceso a la API depende de tu paquete: o viene incluido o hay que solicitárselo a Cloudbeds.
- ✓Tu propiedad dada de alta en BookCheckin, con sus credenciales de envío de SES Hospedajes guardadas.
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¿Cómo se conecta Cloudbeds? Paso a paso
1Crea una API Key en Cloudbeds
En tu cuenta de Cloudbeds, abre «Apps & Marketplace» y entra en «API Credentials». Crea unas credenciales nuevas con «+ New Credentials»; después, en la columna «API Key» de la tabla, pulsa «Create» y marca el permiso read:reservation, el que BookCheckin necesita para leer tus reservas. Cloudbeds muestra la clave una sola vez, así que cópiala. Al elegir Cloudbeds en BookCheckin verás también las instrucciones de conexión.
2Pégala en BookCheckin
Dentro de tu empresa, abre la pestaña «Integraciones» y, en «Channel manager y PMS», pulsa «Añadir integración», elige Cloudbeds y pega la API Key. Si solo quieres leer una de tus propiedades de Cloudbeds, añade también su Property ID; es opcional.
3Vincula cada habitación con su propiedad
Para que cada reserva acabe en la propiedad correcta, indica en la tarjeta «PMS» de cada propiedad a qué habitación o unidad de Cloudbeds corresponde. Si tu empresa tiene una sola propiedad, este paso no hace falta.
4BookCheckin crea un enlace por reserva
Desde ese momento, BookCheckin lee tus reservas de Cloudbeds de forma automática y periódica, y crea un enlace de check-in para cada una con las fechas, el número de huéspedes y el nombre, el email y el teléfono del huésped tal como están en Cloudbeds. También puedes pulsar «Sincronizar ahora».
5El huésped recibe su enlace
Con las automatizaciones de email del plan Pro, el enlace puede llegarle solo al huésped; también puedes copiarlo y enviárselo tú.
6El huésped hace el check-in online
Desde el móvil, rellena sus datos, escanea su DNI, NIE o pasaporte y firma, sin instalar ninguna app.
7El parte llega a SES Hospedajes
Cuando todos los huéspedes de la reserva han hecho el check-in, BookCheckin envía el parte a SES Hospedajes con tus credenciales y te muestra en el panel si se ha aceptado. Si prefieres revisarlo antes de enviarlo, puedes desactivar el envío automático en la propiedad.
¿Qué datos se leen de Cloudbeds?
| Dato | De dónde sale |
|---|---|
| Fechas de entrada y salida | Cloudbeds |
| Número de huéspedes | Cloudbeds |
| Canal de origen (p. ej., Booking.com o Airbnb) | Cloudbeds |
| Nombre, email y teléfono del huésped principal | Cloudbeds |
| Identidad, documento y firma de cada viajero | El huésped, en el check-in online |
Con una API Key de solo lectura, BookCheckin no puede modificar tus reservas, tarifas ni disponibilidad en Cloudbeds.
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¿Y si mi alojamiento está en Cataluña o en el País Vasco?
Allí el registro de viajeros no va a SES Hospedajes. BookCheckin hace el mismo check-in online y te prepara el archivo oficial —el de los Mossos d’Esquadra en Cataluña y el XML del Registro Hostelero de la Ertzaintza en el País Vasco— para que lo subas tú en su portal.
¿Cuánto cuesta?
La integración con Cloudbeds está en el plan Pro: 5 € por propiedad y mes para 1 – 3 propiedades, con descuentos por volumen automáticos. Crear la cuenta es gratis y sin tarjeta. Los 90 días gratis empiezan cuando eliges plan y añades la tarjeta.
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