Come fare il check-in online con Cloudbeds e inviare la comunicazione a SES Hospedajes
Collega Cloudbeds a BookCheckin una sola volta e ogni prenotazione avrà il suo link di check-in online: l’ospite compila i dati prima di arrivare e la comunicazione va a SES Hospedajes.
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In breve
Per fare il check-in online delle tue prenotazioni Cloudbeds, collega Cloudbeds con una API key. BookCheckin crea un link di check-in per prenotazione e, quando l’ospite ha compilato i dati e scansionato il documento, invia la comunicazione a SES Hospedajes con le tue credenziali (in Catalogna e nei Paesi Baschi carichi tu il file). Serve il piano Pro.
Cosa serve prima di iniziare?
- ✓Un account BookCheckin con il piano Pro: le integrazioni PMS, Cloudbeds compreso, sono nel piano Pro (5 € per struttura al mese per 1 – 3 strutture; con più strutture il prezzo per struttura scende automaticamente).
- ✓Un account Cloudbeds con accesso alle API per creare una API key. Secondo la documentazione di Cloudbeds (consultata il 27 ottobre 2026), l’accesso alle API dipende dal tuo pacchetto: o è incluso o va richiesto a Cloudbeds.
- ✓La tua struttura creata in BookCheckin, con le credenziali di invio di SES Hospedajes salvate.
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Come si collega Cloudbeds? Passo dopo passo
1Crea una API key in Cloudbeds
Nel tuo account Cloudbeds apri «Apps & Marketplace» ed entra in «API Credentials». Crea nuove credenziali con «+ New Credentials»; poi, nella colonna «API Key» della tabella, clicca «Create» e seleziona il permesso read:reservation, quello che BookCheckin usa per leggere le tue prenotazioni. Cloudbeds mostra la chiave una sola volta: copiala. Scegliendo Cloudbeds in BookCheckin vedrai anche le istruzioni di collegamento.
2Incollala in BookCheckin
Nella tua azienda apri la scheda «Integrazioni» e, in «Channel manager e PMS», clicca «Aggiungi integrazione», scegli Cloudbeds e incolla la API key. Se vuoi leggere una sola delle tue strutture Cloudbeds, aggiungi anche il suo Property ID; è facoltativo.
3Collega ogni camera alla sua struttura
Perché ogni prenotazione arrivi nella struttura giusta, indica nella scheda «PMS» di ogni struttura a quale camera o unità di Cloudbeds corrisponde. Se la tua azienda ha una sola struttura, questo passaggio non serve.
4BookCheckin crea un link per prenotazione
Da quel momento BookCheckin legge le tue prenotazioni Cloudbeds in modo automatico e periodico e crea per ciascuna un link di check-in con le date, il numero di ospiti e nome, email e telefono dell’ospite principale come risultano in Cloudbeds. Puoi anche cliccare «Sincronizza ora».
5L’ospite riceve il suo link
Con le automazioni email del piano Pro il link può partire da solo verso l’ospite; puoi anche copiarlo e inviarlo tu.
6L’ospite fa il check-in online
Dal telefono compila i dati, scansiona il documento d’identità o il passaporto e firma, senza installare nessuna app.
7La comunicazione arriva a SES Hospedajes
Quando tutti gli ospiti della prenotazione hanno fatto il check-in, BookCheckin invia la comunicazione a SES Hospedajes con le tue credenziali e ti mostra nel pannello se è stata accettata. Se preferisci rivederla prima dell’invio, puoi disattivare l’invio automatico nella struttura.
Quali dati si leggono da Cloudbeds?
| Dato | Da dove arriva |
|---|---|
| Date di check-in e check-out | Cloudbeds |
| Numero di ospiti | Cloudbeds |
| Canale di origine (ad es. Booking.com o Airbnb) | Cloudbeds |
| Nome, email e telefono dell’ospite principale | Cloudbeds |
| Identità, documento e firma di ogni viaggiatore | L’ospite, nel check-in online |
Con una API key di sola lettura, BookCheckin non può modificare prenotazioni, tariffe né disponibilità in Cloudbeds.
E se la mia struttura è in Catalogna o nei Paesi Baschi?
Lì la registrazione degli ospiti non passa da SES Hospedajes. BookCheckin fa lo stesso check-in online e ti prepara il file ufficiale, che carichi tu sul portale dell’autorità: quello dei Mossos d’Esquadra in Catalogna e l’XML del Registro Hostelero dell’Ertzaintza nei Paesi Baschi.
Quanto costa?
L’integrazione con Cloudbeds è nel piano Pro: 5 € per struttura al mese per 1 – 3 strutture, con sconti sul volume automatici. Creare un account è gratuito e senza carta. I tuoi 90 giorni gratuiti iniziano quando scegli un piano e aggiungi la carta.
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