Ricevuta Alloggiati Web: quando arriva, cosa contiene e quanto tenerla
La ricevuta Alloggiati Web è la prova che hai comunicato i tuoi ospiti alla Questura. Ecco quando il portale la rilascia, per quanti giorni puoi scaricarla, per quanti anni conservarla e cosa fare con i dati dopo averla ricevuta.
Scopri l’invio automaticoIn breve
Il portale rilascia una ricevuta digitale in PDF il giorno dopo l’invio, con il numero di schedine trasmesse quel giorno. Resta scaricabile per 30 giorni e va conservata per cinque anni in formato digitale; dal momento in cui la ricevuta è generata, i dati trasmessi vanno cancellati.
| Dato | Regola |
|---|---|
| Formato | PDF con il numero di schedine trasmesse in una data giornata |
| Quando | Il giorno successivo all’invio (F.A.Q. Questura di Siracusa) |
| Download | Fino a 30 giorni dall’emissione |
| Conservazione | Cinque anni, in formato digitale |
| Norma | D.M. 7 gennaio 2013, artt. 2 e 4-bis, come modificato dal D.M. 16 settembre 2021 |
Che cos’è la ricevuta di Alloggiati Web
Il D.M. 7 gennaio 2013 stabilisce che la ricevuta digitale degli inserimenti fatti sul portale «vale come attestazione dell’avvenuto adempimento».
È un documento PDF «contenente esclusivamente il numero di schedine trasmesse in una data giornata» e le informazioni che ne garantiscono l’autenticità (allegato tecnico del D.M. 16 settembre 2021, punto 4.1). Il manuale del portale aggiunge che le ricevute sono firmate digitalmente con un codice di controllo (QR code) della Polizia di Stato.
Fonti ufficiali
- D.M. 7 gennaio 2013 (PDF, portale Alloggiati Web)— Art. 2: la ricevuta come attestazione dell’adempimento
- D.M. 16 settembre 2021 (PDF, portale Alloggiati Web)— Allegato tecnico, punto 4.1: la ricevuta digitale
- Manuale Alloggiati Web per le strutture (PDF)— Capitolo 5: Scarica ricevute
Quando arriva e per quanto si può scaricare
Secondo le F.A.Q. della Questura di Siracusa, la ricevuta viene emessa il giorno successivo all’invio e va solo scaricata e conservata sul computer o su un supporto esterno: non è richiesto stamparla.
Le F.A.Q. del portale precisano che le ricevute restano disponibili per il download per un massimo di 30 giorni dall’emissione. Il manuale del portale aggiunge che nel menu «Ricevute» si trovano quelle degli ultimi 30 giorni, una per ogni giorno in cui sono state trasmesse schedine.
Fonti ufficiali
- F.A.Q. del portale Alloggiati Web— Sezione Ricevuta
- Questura di Siracusa — F.A.Q. Alloggiati Web (PDF)— Le risposte di quella Questura sulla ricevuta
- Manuale Alloggiati Web per le strutture (PDF)— Capitolo 5: il menu «Ricevute»
Per quanto tempo va conservata
Cinque anni. Lo prevede l’art. 4-bis del D.M. 7 gennaio 2013, inserito dal D.M. 16 settembre 2021, e lo ripetono le F.A.Q. del portale: le ricevute vanno conservate per cinque anni «in formato digitale». Le F.A.Q. della Questura di Siracusa aggiungono che vanno esibite agli organi di Polizia preposti ai controlli.
Fonti ufficiali
- Gazzetta Ufficiale — D.M. 16 settembre 2021— Art. 1, lettera e): il nuovo art. 4-bis
- F.A.Q. del portale Alloggiati Web— Sezione Ricevuta
- Questura di Siracusa — F.A.Q. Alloggiati Web (PDF)— Le risposte di quella Questura sulla ricevuta
Dopo la ricevuta: cancellare i dati trasmessi
Lo stesso art. 4-bis obbliga i gestori a cancellare i dati digitali trasmessi e a distruggere la copia cartacea degli elenchi inviati via fax o PEC dal momento in cui il sistema genera la ricevuta. Il portale, da parte sua, conserva i dati per non oltre cinque anni.
Fonti ufficiali
- D.M. 16 settembre 2021 (PDF, portale Alloggiati Web)— Art. 1, lettera e): termini di conservazione dei dati
Nessuna ricevuta per un giorno?
Le F.A.Q. del portale sono chiare: «L’assenza della ricevuta indica che non sono state inviate schedine in quella data». Per questo la verifica delle schedine inviate va fatta entro la giornata stessa, con la funzione «Analisi invii».
Fonti ufficiali
Se hai inviato via fax o PEC
Quando il portale ha problemi tecnici e si comunica via fax, va conservata la ricevuta rilasciata dal fax con data, ora ed esito dell’invio; via PEC, le ricevute di invio e di consegna del messaggio (allegato tecnico del D.M. 16 settembre 2021, punti 4.2 e 4.3).
Fonti ufficiali
- D.M. 16 settembre 2021 (PDF, portale Alloggiati Web)— Allegato tecnico, punti 4.2 e 4.3
- Alloggiati Web non funziona: fax e PEC
Le schedine dal check-in online
Basta che nella scheda Legale della struttura attivi Alloggiati Web con un account per una singola struttura ricettiva, salvi le credenziali della Questura e le verifichi con «Testa connessione». BookCheckin invia la schedina ad Alloggiati Web in automatico a partire dal giorno di arrivo, quando tutti gli ospiti della prenotazione hanno completato il check-in online.
Finché tutti gli ospiti della prenotazione non hanno completato il check-in online, BookCheckin non invia nessuna schedina di quella prenotazione: se un ospite non lo completa, inserisci tu nel portale tutti gli ospiti della prenotazione, non solo quelli mancanti, entro il termine, e avvisa BookCheckin dalla pagina Assistenza.
L’obbligo e il termine restano tuoi.
Risorse correlate
- Invio automatico delle schedine ad Alloggiati Web— Come funziona l’invio automatico
Domande frequenti
Dopo quanto tempo arriva la ricevuta di Alloggiati Web?+
Secondo le F.A.Q. della Questura di Siracusa, il giorno successivo all’invio delle schedine.
Posso scaricare una ricevuta di due mesi fa?+
No: le F.A.Q. del portale indicano che le ricevute restano disponibili per il download per un massimo di 30 giorni dall’emissione.
Per quanto tempo devo conservare le ricevute?+
Cinque anni, in formato digitale (art. 4-bis del D.M. 7 gennaio 2013, inserito dal D.M. 16 settembre 2021).
Devo stampare la ricevuta?+
No. Le F.A.Q. della Questura di Siracusa precisano che basta scaricarla e conservarla sul computer o su un supporto esterno.
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