Registre des voyageurs au Pays basque : le fichier pour l'Ertzaintza

Les hébergements du Pays basque déclarent leur registre des voyageurs à l'Ertzaintza, via son application Registro Hostelero (RH), et non à SES Hospedajes. BookCheckin fait cet envoi pour vous, automatiquement : chaque nuit, il se connecte à l'application RH avec votre propre utilisateur, que vous enregistrez une seule fois dans l'onglet Légal de l'hébergement, et envoie le fichier XML des voyageurs arrivés ce jour-là (étape 3). Si vous préférez ne pas enregistrer votre accès, ou si un envoi échoue, vous pouvez télécharger le fichier, le téléverser vous-même dans l'onglet « Envío fichero » de l'application et noter dans BookCheckin que vous l'avez fait (étape 6). Le reste du parcours — le lien de check-in, le scan du document, la signature, le tableau de bord — est le même qu'avant.

Ce fichier ne couvre que la fiche d'arrivée : la communication au moment de la réservation, qu'exige la même Orden (du 25 novembre 2022), reste de votre responsabilité et sort de ce que BookCheckin envoie.

Ce mode, c'est vous qui l'activez, dans l'onglet Légal de l'hébergement, dans la carte de l'Ertzaintza : enregistrez d'abord le code d'établissement, puis appuyez sur « Passer à la déclaration à l'Ertzaintza… ». Avant le changement, nous vous demandons de cocher une case confirmant que votre établissement est déjà inscrit au Registro Hostelero de l'Ertzaintza et que ce code est bien celui qui vous a été attribué : BookCheckin ne peut pas le vérifier à votre place. À partir de ce moment, les déclarations de voyageurs de cet hébergement ne vont plus à SES Hospedajes.

Un point important dès le départ : l'envoi automatique ne fonctionne que tant que votre utilisateur de l'application RH est enregistré (étape 3). Sans lui, BookCheckin n'entre pas dans l'application et ne peut pas savoir si un fichier a été téléversé à la main : il ne sait que ce que vous lui dites. L'étape 6 est la routine qui garantit que c'est toujours vrai.

Ouvrez l'hébergement et allez dans l'onglet Légal. Vous verrez la carte « Déclaration à l'Ertzaintza (Pays basque) ». Les cartes SES Hospedajes y restent, mais cet hébergement n'en a pas besoin. Le changement n'est accepté que si l'adresse de l'hébergement est au Pays basque : sinon BookCheckin le refuse, car en mode Ertzaintza il ne déclarerait nulle part.

La première donnée demandée par la carte est le « Code d'établissement Ertzaintza » : le code numérique (jusqu'à 10 chiffres) que l'Ertzaintza a attribué à votre établissement lors de son inscription au Registro Hostelero. Ce code donne son nom à chaque fichier et figure à l'intérieur ; tant qu'il n'est pas enregistré, on ne peut ni créer de liens de check-in pour l'hébergement ni préparer de fichier.

Deux confusions fréquentes. Ce n'est pas votre code d'établissement SES Hospedajes : ce sont des registres distincts. Et ce n'est pas un mot de passe : votre nom d'utilisateur et votre mot de passe de l'application RH sont une autre donnée, enregistrée à part dans l'envoi automatique (étape 3) avec son propre consentement ; ce champ ne reçoit que le code de votre établissement.

C'est la façon normale de travailler avec ce manuel, et elle se configure une seule fois par hébergement, sur la même carte. Ouvrez « Envoi automatique à l'Ertzaintza », enregistrez le « Nom d'utilisateur de l'application RH » et le « Mot de passe de l'application RH », cochez la case de consentement et appuyez sur « Enregistrer et tester la connexion (un essai) ». Une fois la connexion vérifiée, activez « Envoyer automatiquement ». Dès lors, BookCheckin se connecte avec votre accès, en votre nom, et envoie le fichier de chaque nuit. Les identifiants sont stockés chiffrés et ne servent à rien d'autre. Tant que vous ne les avez pas enregistrés, le chemin manuel de l'étape 6 s'applique.

Pas encore d'utilisateur RH avec mot de passe ? Il se demande à l'Ertzaintza avec son formulaire « Solicitud de usuarios » de l'application Registro Hostelero ; BookCheckin ne peut pas le demander à votre place.

L'envoi automatique a lieu chaque nuit à partir de 22h00 (heure espagnole) : les voyageurs arrivés ce jour-là dont le check-in est complet entrent dans le fichier de la nuit, et ce qui est déjà hors délai part lors du passage suivant. Un fichier automatique ne remonte qu'aux arrivées des 30 derniers jours. Vous pouvez forcer un envoi à tout moment avec « Envoyer maintenant ».

L'obligation de déclarer chaque voyageur dans les 24 heures suivant son arrivée reste la vôtre, tout comme le maintien à jour de votre accès à l'application : BookCheckin ne peut pas vérifier que votre établissement est inscrit auprès de l'Ertzaintza ni que le code est le bon.

Chaque nuit, BookCheckin se connecte une fois avec votre utilisateur, téléverse le fichier XML sur l'écran d'envoi de l'application et note la réponse. L'application RH n'accepte ni ne rejette sur le moment : elle répond qu'elle a reçu le fichier, et le verdict apparaît ensuite dans son onglet « Acuses de Recibo ». BookCheckin le consulte peu après l'envoi et, si nécessaire, de nouveau plus tard, pour savoir si le fichier a été accepté.

Chaque fichier envoyé apparaît dans « Fichiers de l'Ertzaintza générés » avec son statut : « Envoi en cours vers l'Ertzaintza » pendant qu'il part ; « Reçu par l'Ertzaintza — résultat en attente » quand l'application l'a (BookCheckin ne téléverse jamais deux fois un fichier reçu, pour ne pas enregistrer deux fois les mêmes voyageurs) ; « Accepté par l'Ertzaintza » ; « Rejeté par l'Ertzaintza — corriger et envoyer », auquel cas ses voyageurs retournent dans la file, vous corrigez ce qui échoue et appuyez sur « Envoyer maintenant » ; ou « Réponse de l'Ertzaintza inconnue — vérifier ». Si l'accusé ne peut pas être lu en 24 heures, nous vous prévenons une fois : vérifiez dans « Acuses de Recibo » si le fichier y figure ; rien n'est renvoyé entre-temps.

Si quelque chose ne peut pas être envoyé — l'application refuse la connexion ou le fichier, ou sa réponse est illisible — vous recevez un e-mail la nuit même ou, en filet de sécurité, à 08h00 si le voyageur n'est toujours pas déclaré. Ces e-mails n'incluent jamais le nom d'un voyageur ni la réponse de l'application : seulement l'hébergement et le nombre de voyageurs concernés.

L'envoi automatique se met en pause tout seul, et la carte l'indique par « Envoi automatique en pause : … » avec le motif : l'application a refusé la connexion ; l'Ertzaintza a rejeté un fichier ; l'application n'a pas donné de réponse lisible ; l'écran de téléversement de l'application ne ressemble pas à ce qui est attendu ; ou le code d'établissement a changé. En pause, BookCheckin ne réessaie pas de lui-même.

Si l'application refuse la connexion, l'envoi reste en pause jusqu'à ce que vous appuyiez sur « Saisir à nouveau le mot de passe » et l'enregistriez. Comme des tentatives échouées répétées peuvent verrouiller votre compte, BookCheckin ne teste la connexion qu'une fois à chaque enregistrement ; si vous n'êtes pas sûr du mot de passe, changez-le d'abord dans l'application plutôt que d'essayer des variantes. Si vous changez le mot de passe dans l'application, celui que BookCheckin détient ne fonctionne plus tant que vous ne le saisissez pas à nouveau ici. Et si vous changez le code d'établissement, enregistrez à nouveau le mot de passe pour le confirmer.

Si l'écran de téléversement de l'application change, BookCheckin ne téléverse rien, met l'envoi en pause et alerte son équipe ; en attendant, téléversez le fichier vous-même (étape 6). Dans tous les cas de pause, le chemin manuel reste disponible.

Cette étape est le chemin manuel : utilisez-la si vous préférez ne pas enregistrer votre accès à l'application, ou en secours quand un envoi automatique ne part pas (étapes 3 à 5). Avec l'envoi automatique activé, les nouveaux voyageurs partent normalement sans que vous fassiez rien : n'utilisez « Générer » qu'en secours.

Avec au moins un voyageur prêt, appuyez sur « Générer le fichier pour l'Ertzaintza (.xml) ». BookCheckin construit le fichier avec tous les voyageurs prêts à ce moment — jamais avec les bloqués — et lance le téléchargement. Le nom est ertzaintza_, votre code d'établissement complété par des zéros jusqu'à 10 chiffres, un tiret bas et un numéro à trois chiffres : par exemple, ertzaintza_0000012345_001.xml. La numérotation commence à 001 et va jusqu'à 999. L'application RH n'impose aucune règle de nommage ; le nom ne sert qu'à votre suivi.

Connectez-vous à l'application RH avec votre utilisateur et téléversez le .xml dans son onglet « Envío fichero », dans les 24 heures suivant l'arrivée de chaque voyageur. Le verdict de l'Ertzaintza apparaît ensuite dans son onglet « Acuses de Recibo » ; BookCheckin ne voit pas l'accusé d'un fichier que vous téléversez vous-même, conservez donc votre propre justificatif. Chaque fichier ne doit contenir que des voyageurs que vous n'avez pas déjà envoyés : BookCheckin s'en charge, et un voyageur déjà dans un fichier ne revient pas dans la file, sauf si vous écartez ce fichier.

Quand l'application a accepté le fichier, revenez à la carte et appuyez sur « Marquer comme téléversé par moi dans l'application RH de l'Ertzaintza » : le fichier passe à « Téléversé par l'hôte ». Ne confirmez que lorsque c'est vrai, car BookCheckin ne peut pas vérifier un fichier téléversé à la main : il enregistre ce que vous lui dites. Si l'application l'a rejeté, ou si vous l'avez généré par erreur, appuyez sur « Écarter… » : ses voyageurs retournent dans la file et vous pouvez générer un nouveau fichier. Écarter un fichier déjà marqué comme téléversé exige d'écrire le motif.

Dans la carte, une ligne résume la file : « N voyageurs prêts · N bloqués · N pas encore arrivés ». Un voyageur entre dans la file quand il a un nom dans BookCheckin et apparaît comme « prêt » dès le jour de son arrivée ; avant, il compte comme « pas encore arrivé », pour qu'une file vide ne se lise pas comme « rien à faire ». Par défaut, la file regarde les arrivées des 30 derniers jours. Un voyageur dont l'arrivée est passée et qui n'est encore dans aucun fichier est signalé « hors délai » : c'est celui à régler aujourd'hui.

La liste « Bloqués — l'application RH les refuserait » réunit les voyageurs à qui il manque quelque chose d'exigé par le fichier, avec le motif écrit à côté de chacun. Ce sont les mêmes contrôles que BookCheckin applique aux données d'un voyageur avant de le déclarer à SES ; BookCheckin ne remplit rien de lui-même : il préfère bloquer plutôt qu'inventer. Appuyez sur le nom d'un voyageur pour aller à sa réservation dans Enregistrements de check-in, corrigez la donnée ou demandez-lui de la compléter, et au prochain chargement de la carte il passe à « prêts ».

Les voyageurs déjà déclarés à SES Hospedajes avant que l'hébergement change de mode n'apparaissent pas dans la file : les mettre dans un fichier les enregistrerait deux fois. La carte les signale avec le lien « Les voir dans Enregistrements de check-in ».

Changer le mode, enregistrer ou supprimer les identifiants, activer l'envoi automatique, « Envoyer maintenant », générer, télécharger, marquer comme téléversé et écarter ne sont disponibles que pour les comptes propriétaire ou manager. Le personnel (staff) voit la carte mais ne peut rien modifier : la carte lui indique qu'un accès manager est nécessaire.

Si vous voulez plus tard revenir à SES Hospedajes avec « Revenir à SES Hospedajes… », sachez qu'un hébergement au Pays basque est déclaré auprès de l'Ertzaintza : il ne revient à SES que lorsqu'il est configuré pour un système couvert par SES. Les voyageurs déjà dans un fichier de l'Ertzaintza y restent enregistrés et ne seront jamais envoyés à SES, et vos fichiers générés restent disponibles.