Registo de viajantes no País Basco: o ficheiro para a Ertzaintza

Os alojamentos do País Basco comunicam o seu registo de viajantes à Ertzaintza, através da sua aplicação Registro Hostelero (RH), e não ao SES Hospedajes. O BookCheckin faz esse envio por si de forma automática: todas as noites inicia sessão na aplicação RH com o seu próprio utilizador, que guarda uma só vez no separador Legal da propriedade, e envia o ficheiro XML com os hóspedes chegados nesse dia (passo 3). Se preferir não guardar o seu acesso, ou se um envio falhar, pode descarregar o ficheiro, carregá-lo você no separador «Envío fichero» da aplicação e registar no BookCheckin que o fez (passo 6). O resto do percurso — o link de check-in, a leitura do documento, a assinatura, o painel — é o de sempre.

Este ficheiro cobre apenas a comunicação de chegada: a comunicação no momento da reserva que a mesma Orden (de 25 de novembro de 2022) exige continua a ser responsabilidade sua e fica fora do que o BookCheckin envia.

Este modo ativa-o você, no separador Legal da propriedade, dentro do cartão da Ertzaintza: guarde primeiro o código de estabelecimento e depois prima «Mudar para a comunicação à Ertzaintza…». Antes da mudança pedimos-lhe que assinale uma caixa a confirmar que o seu estabelecimento já está inscrito no Registro Hostelero da Ertzaintza e que esse código é o que lhe atribuíram: o BookCheckin não o pode verificar por si. A partir desse momento, os registos de viajantes dessa propriedade deixam de ir para o SES Hospedajes.

Um ponto importante desde o início: o envio automático só funciona enquanto guardar o seu utilizador da aplicação RH (passo 3). Sem ele, o BookCheckin não entra na aplicação e não pode saber se um ficheiro foi carregado à mão: só sabe o que você lhe diz. O passo 6 é a rotina para que isso seja sempre verdade.

Abra a propriedade e entre no separador Legal. Verá o cartão «Comunicação à Ertzaintza (País Basco)». Os cartões do SES Hospedajes continuam lá, mas este alojamento não precisa deles. A mudança só é aceite se a morada da propriedade estiver no País Basco: caso contrário o BookCheckin recusa-a, porque no modo Ertzaintza não comunicaria para lado nenhum.

O primeiro dado que o cartão pede é o «Código de estabelecimento da Ertzaintza»: o código numérico (até 10 dígitos) que a Ertzaintza atribuiu ao seu estabelecimento ao inscrevê-lo no seu Registro Hostelero. Esse código dá nome a cada ficheiro e vai dentro dele; enquanto não estiver registado, não é possível criar links de check-in para a propriedade nem preparar qualquer ficheiro.

Duas confusões habituais. Não é o seu código de estabelecimento do SES Hospedajes: são registos diferentes. E não é uma palavra-passe: o seu utilizador e a sua palavra-passe da aplicação RH são outro dado, que guarda à parte, no envio automático (passo 3) e com o seu próprio consentimento; este campo só recebe o código do seu estabelecimento.

É a forma normal de trabalhar com este manual, e configura-se uma só vez por propriedade, no mesmo cartão. Abra «Envio automático para a Ertzaintza», guarde o «Utilizador da aplicação RH» e a «Palavra-passe da aplicação RH», assinale a caixa de consentimento e prima «Guardar e testar o acesso (uma tentativa)». Com o acesso verificado, ative «Enviar automaticamente». A partir desse momento o BookCheckin inicia sessão com o seu acesso, em seu nome, e envia o ficheiro de cada noite. As credenciais são guardadas cifradas e não servem para mais nada. Enquanto não as guardar, aplica-se o caminho manual do passo 6.

Ainda não tem um utilizador RH com palavra-passe? Pede-se à Ertzaintza com o seu formulário «Solicitud de usuarios» da aplicação Registro Hostelero; o BookCheckin não o pode pedir por si.

O envio automático faz-se todas as noites a partir das 22:00 (hora espanhola): os hóspedes chegados nesse dia com o check-in completo entram no ficheiro dessa noite, e o que já estiver fora do prazo é enviado na passagem seguinte. Um ficheiro automático só alcança as chegadas dos últimos 30 dias. Pode forçar um envio a qualquer momento com «Enviar agora».

A obrigação de comunicar cada viajante nas 24 horas seguintes à sua chegada continua a ser sua, tal como manter atualizado o seu acesso à aplicação: o BookCheckin não pode verificar se o seu estabelecimento está inscrito na Ertzaintza nem se o código é o correto.

Todas as noites o BookCheckin inicia sessão uma vez com o seu utilizador, carrega o ficheiro XML no ecrã de envio da aplicação e regista a resposta. A aplicação RH não aceita nem rejeita no momento: responde que recebeu o ficheiro, e o veredicto aparece depois no seu separador «Acuses de Recibo». O BookCheckin consulta-o pouco depois do envio e, se for preciso, de novo mais tarde, para saber se o ficheiro foi aceite.

Cada ficheiro enviado aparece em «Ficheiros da Ertzaintza gerados» com o seu estado: «A enviar para a Ertzaintza» enquanto sai; «Recebido pela Ertzaintza — resultado pendente» quando a aplicação já o tem (o BookCheckin nunca volta a carregar um ficheiro recebido, para não registar duas vezes os mesmos viajantes); «Aceite pela Ertzaintza»; «Rejeitado pela Ertzaintza — corrigir e enviar», caso em que os seus viajantes voltam à fila, corrige o que falhou e prime «Enviar agora»; ou «Resposta da Ertzaintza desconhecida — verificar». Se o aviso de receção não puder ser lido em 24 horas, avisamo-lo uma vez: verifique em «Acuses de Recibo» se o ficheiro consta; entretanto nada é reenviado.

Se algo não puder ser enviado — a aplicação recusa o acesso ou o ficheiro, ou a sua resposta não pode ser lida — recebe um e-mail nessa mesma noite ou, como aviso de reserva, às 08:00 se o hóspede continuar por comunicar. Esses e-mails nunca incluem o nome de nenhum hóspede nem a resposta da aplicação: apenas a propriedade e quantos viajantes afeta.

O envio automático fica em pausa sozinho, e o cartão di-lo com «Envio automático em pausa: …» e o motivo: a aplicação recusou o acesso; a Ertzaintza rejeitou um ficheiro; a aplicação não deu uma resposta legível; o ecrã de carregamento da aplicação não tem o aspeto esperado; ou o código de estabelecimento mudou. Em pausa, o BookCheckin não tenta de novo por si.

Se a aplicação recusar o acesso, o envio fica em pausa até premir «Introduzir novamente a palavra-passe» e a guardar. Como tentativas falhadas repetidas podem bloquear a sua conta, o BookCheckin só testa o acesso uma vez de cada vez que guarda; se não tiver a certeza da palavra-passe, altere-a primeiro na aplicação em vez de tentar variantes. Se alterar a palavra-passe na aplicação, a que o BookCheckin tem guardada deixa de servir até a voltar a escrever aqui. E se alterar o código de estabelecimento, guarde de novo a palavra-passe para o confirmar.

Se o ecrã de carregamento da aplicação mudar, o BookCheckin não carrega nada, põe o envio em pausa e avisa a sua equipa; entretanto, carregue o ficheiro você (passo 6). Em todos os casos de pausa, o caminho manual continua disponível.

Este passo é o caminho manual: use-o se preferir não guardar o seu acesso à aplicação, ou como alternativa quando um envio automático não sai (passos 3 a 5). Com o envio automático ativado, os hóspedes novos são normalmente enviados sem que faça nada: use «Gerar» apenas como alternativa.

Com pelo menos um hóspede pronto, prima «Gerar ficheiro para a Ertzaintza (.xml)». O BookCheckin constrói o ficheiro com todos os hóspedes prontos nesse momento — nunca com os bloqueados — e inicia a transferência. O nome é ertzaintza_, o seu código de estabelecimento completado com zeros até 10 dígitos, um sublinhado e um número de três dígitos: por exemplo, ertzaintza_0000012345_001.xml. A numeração começa em 001 e vai até 999. A aplicação RH não impõe nenhuma regra de nomes; o nome serve só para o seu controlo.

Entre na aplicação RH com o seu utilizador e carregue o .xml no seu separador «Envío fichero», nas 24 horas seguintes à chegada de cada hóspede. O veredicto da Ertzaintza aparece depois no seu separador «Acuses de Recibo»; o BookCheckin não vê o aviso de receção de um ficheiro que carrega você, por isso guarde o seu próprio comprovativo. Cada ficheiro deve conter apenas hóspedes que não tenha enviado antes: o BookCheckin já trata disso, e um hóspede que está num ficheiro não volta à fila, a não ser que descarte esse ficheiro.

Quando a aplicação tiver aceite o ficheiro, volte ao cartão e prima «Marcar como carregado por mim na aplicação RH da Ertzaintza»: o ficheiro passa a «Carregado pelo anfitrião». Confirme-o só quando for verdade, porque o BookCheckin não pode verificar um ficheiro carregado à mão: regista o que você lhe diz. Se a aplicação o rejeitou, ou o gerou por engano, prima «Descartar…»: os seus hóspedes voltam à fila e pode gerar um ficheiro novo. Descartar um ficheiro já marcado como carregado exige que escreva o motivo.

Dentro do cartão, uma linha resume a fila: «N hóspedes prontos · N bloqueados · N ainda por chegar». Um hóspede entra na fila quando tem nome no BookCheckin e aparece como «pronto» desde o dia da sua chegada; antes conta como «ainda por chegar», para que uma fila vazia não se leia como «não há nada a fazer». Por defeito a fila olha para as chegadas dos últimos 30 dias. Um hóspede cuja chegada já passou e que ainda não está em nenhum ficheiro aparece marcado como «fora do prazo»: é o que tem de resolver hoje.

A lista «Bloqueados — a aplicação RH recusá-los-ia» reúne os hóspedes a quem falta algo que o ficheiro exige, com o motivo escrito junto a cada um. São as mesmas verificações que o BookCheckin aplica aos dados de um hóspede antes de o comunicar ao SES; o BookCheckin não preenche nada por si: prefere bloquear a inventar. Prima o nome de um hóspede para ir à sua reserva em Registos de check-in, corrija o dado ou peça-lhe que o complete, e no carregamento seguinte do cartão passa a «prontos».

Os hóspedes já comunicados ao SES Hospedajes antes de a propriedade mudar de modo não aparecem na fila: pô-los num ficheiro registá-los-ia duas vezes. O cartão assinala-os com o link «Ver em Registos de check-in».

Mudar o modo, guardar ou remover as credenciais, ativar o envio automático, «Enviar agora», gerar, descarregar, marcar como carregado e descartar só estão disponíveis para contas de proprietário ou de gestor (manager). O pessoal (staff) vê o cartão, mas não pode alterar nada: o cartão indica-lhe que é preciso acesso de manager.

Se mais tarde quiser voltar ao SES Hospedajes com «Voltar ao SES Hospedajes…», tenha em conta que uma propriedade no País Basco é registada na Ertzaintza: só volta ao SES quando estiver configurada para um sistema que o SES cubra. Os hóspedes que já estejam num ficheiro da Ertzaintza continuam registados aí e nunca serão enviados ao SES, e os seus ficheiros gerados continuam disponíveis.