Registro dei viaggiatori nei Paesi Baschi: il file per la Ertzaintza

Le strutture dei Paesi Baschi comunicano il registro dei viaggiatori alla Ertzaintza, tramite la sua applicazione Registro Hostelero (RH), e non a SES Hospedajes. BookCheckin fa questo invio per te in automatico: ogni notte accede all'applicazione RH con il tuo utente, che salvi una sola volta nella scheda Legale della struttura, e invia il file XML con gli ospiti arrivati quel giorno (passo 3). Se preferisci non salvare il tuo accesso, o se un invio fallisce, puoi scaricare il file, caricarlo tu nella scheda «Envío fichero» dell'applicazione e annotare in BookCheckin che lo hai fatto (passo 6). Il resto del percorso — il link di check-in, la scansione del documento, la firma, la dashboard — è quello di sempre.

Questo file copre soltanto la comunicazione di arrivo: la comunicazione al momento della prenotazione che richiede la stessa Orden (del 25 novembre 2022) resta una tua responsabilità ed è fuori da ciò che BookCheckin invia.

Questa modalità la attivi tu, nella scheda Legale della struttura, dentro la scheda della Ertzaintza: salva prima il codice struttura e poi premi «Passa alla comunicazione alla Ertzaintza…». Prima del passaggio ti chiediamo di spuntare una casella con cui confermi che la tua struttura è già iscritta al Registro Hostelero della Ertzaintza e che quel codice è quello che ti hanno assegnato: BookCheckin non ha modo di verificarlo al posto tuo. Da quel momento, le registrazioni degli ospiti di quella struttura non vanno più a SES Hospedajes.

Un punto importante fin dall'inizio: l'invio automatico funziona solo finché il tuo utente dell'applicazione RH è salvato (passo 3). Senza, BookCheckin non accede all'applicazione e non può sapere se un file è stato caricato a mano: sa soltanto ciò che gli dici tu. Il passo 6 è la routine per far sì che sia sempre vero.

Apri la struttura ed entra nella scheda Legale. Vedrai la scheda «Comunicazione alla Ertzaintza (Paesi Baschi)». Le schede di SES Hospedajes restano lì, ma questa struttura non ne ha bisogno. Il passaggio è accettato solo se l'indirizzo della struttura è nei Paesi Baschi: altrimenti BookCheckin lo rifiuta, perché in modalità Ertzaintza non comunicherebbe da nessuna parte.

Il primo dato richiesto dalla scheda è il «Codice struttura della Ertzaintza»: il codice numerico (fino a 10 cifre) che la Ertzaintza ha assegnato alla tua struttura al momento dell'iscrizione al suo Registro Hostelero. Quel codice dà il nome a ogni file e compare al suo interno, perciò finché non è salvato non si possono creare link di check-in per la struttura né preparare alcun file.

Due confusioni frequenti. Non è il tuo codice struttura di SES Hospedajes: sono registri diversi. E non è una password: il tuo nome utente e la tua password dell'applicazione RH sono un altro dato, che salvi a parte nell'invio automatico (passo 3), con il suo consenso; questo campo accoglie solo il codice della tua struttura.

È il modo normale di lavorare con questo manuale, e si configura una sola volta per struttura, sulla stessa scheda. Apri «Invio automatico alla Ertzaintza», salva il «Nome utente dell'applicazione RH» e la «Password dell'applicazione RH», spunta la casella del consenso e premi «Salva e prova l'accesso (un tentativo)». Con l'accesso verificato, attiva «Invia automaticamente». Da quel momento BookCheckin accede con il tuo accesso, a tuo nome, e invia il file di ogni notte. Le credenziali sono conservate cifrate e non servono ad altro. Finché non le salvi, vale il percorso manuale del passo 6.

Non hai ancora un utente RH con password? Lo si richiede alla Ertzaintza con il suo modulo «Solicitud de usuarios» dell'applicazione Registro Hostelero; BookCheckin non può richiederlo per te.

L'invio automatico avviene ogni notte a partire dalle 22:00 (ora spagnola): gli ospiti arrivati quel giorno con il check-in completo entrano nel file di quella notte, e ciò che è già fuori termine viene inviato nel passaggio successivo. Un file automatico raggiunge solo gli arrivi degli ultimi 30 giorni. Puoi forzare un invio in qualsiasi momento con «Invia ora».

L'obbligo di comunicare ogni viaggiatore entro 24 ore dal suo arrivo resta tuo, così come mantenere aggiornato il tuo accesso all'applicazione: BookCheckin non può verificare che la tua struttura sia iscritta presso la Ertzaintza né che il codice sia quello giusto.

Ogni notte BookCheckin accede una volta con il tuo utente, carica il file XML nella schermata di invio dell'applicazione e annota la risposta. L'applicazione RH non accetta né rifiuta sul momento: risponde di aver ricevuto il file, e il verdetto compare dopo nella sua scheda «Acuses de Recibo». BookCheckin la consulta poco dopo l'invio e, se serve, di nuovo più tardi, per sapere se il file è stato accettato.

Ogni file inviato compare in «File della Ertzaintza generati» con il suo stato: «In invio alla Ertzaintza» mentre parte; «Ricevuto dalla Ertzaintza — esito in attesa» quando l'applicazione lo ha (BookCheckin non ricarica mai un file ricevuto, per non registrare due volte gli stessi viaggiatori); «Accettato dalla Ertzaintza»; «Rifiutato dalla Ertzaintza — correggere e inviare», nel qual caso i suoi viaggiatori tornano nella coda, correggi ciò che non va e premi «Invia ora»; oppure «Risposta della Ertzaintza sconosciuta — verificare». Se la ricevuta non si riesce a leggere entro 24 ore, ti avvisiamo una volta: verifica in «Acuses de Recibo» se il file compare; nel frattempo non viene reinviato nulla.

Se qualcosa non può essere inviato — l'applicazione rifiuta l'accesso o il file, o la sua risposta non è leggibile — ricevi un'e-mail la stessa notte o, come rete di sicurezza, alle 08:00 se l'ospite risulta ancora non comunicato. Queste e-mail non includono mai il nome di un ospite né la risposta dell'applicazione: solo la struttura e quanti viaggiatori riguarda.

L'invio automatico va in pausa da solo, e la scheda lo dice con «Invio automatico in pausa: …» e il motivo: l'applicazione ha rifiutato l'accesso; la Ertzaintza ha rifiutato un file; l'applicazione non ha dato una risposta leggibile; la schermata di caricamento dell'applicazione non ha l'aspetto previsto; oppure il codice struttura è cambiato. In pausa, BookCheckin non riprova da solo.

Se l'applicazione rifiuta l'accesso, l'invio resta in pausa finché non premi «Inserisci di nuovo la password» e la salvi. Poiché ripetuti tentativi falliti possono bloccare il tuo account, BookCheckin prova l'accesso una sola volta a ogni salvataggio; se non sei sicuro della password, cambiala prima nell'applicazione invece di provare varianti. Se cambi la password nell'applicazione, quella che BookCheckin conserva smette di funzionare finché non la inserisci di nuovo qui. E se cambi il codice struttura, salva di nuovo la password per confermarlo.

Se la schermata di caricamento dell'applicazione cambia, BookCheckin non carica nulla, mette l'invio in pausa e avvisa il suo team; nel frattempo, carica tu il file (passo 6). In ogni caso di pausa, il percorso manuale resta disponibile.

Questo passo è il percorso manuale: usalo se preferisci non salvare il tuo accesso all'applicazione, o come ripiego quando un invio automatico non parte (passi da 3 a 5). Con l'invio automatico attivo, i nuovi ospiti vengono di norma inviati senza che tu faccia nulla: usa «Genera» solo come ripiego.

Con almeno un ospite pronto, premi «Genera il file per la Ertzaintza (.xml)». BookCheckin costruisce il file con tutti gli ospiti pronti in quel momento — mai con quelli bloccati — e avvia il download. Il nome è ertzaintza_, il tuo codice struttura completato con zeri fino a 10 cifre, un trattino basso e un numero a tre cifre: per esempio, ertzaintza_0000012345_001.xml. La numerazione parte da 001 e arriva a 999. L'applicazione RH non impone alcuna regola di denominazione; il nome serve solo al tuo controllo.

Accedi all'applicazione RH con il tuo utente e carica il .xml nella sua scheda «Envío fichero», entro 24 ore dall'arrivo di ogni ospite. Il verdetto della Ertzaintza compare dopo nella sua scheda «Acuses de Recibo»; BookCheckin non vede la ricevuta di un file che carichi tu, quindi conserva la tua prova. Ogni file deve contenere solo ospiti che non hai inviato prima: se ne occupa già BookCheckin, e un ospite che è in un file non torna nella coda, a meno che tu scarti quel file.

Quando l'applicazione ha accettato il file, torna alla scheda e premi «Segna come caricato da me nell'applicazione RH della Ertzaintza»: il file passa a «Caricato dall'host». Confermalo solo quando è vero, perché BookCheckin non può verificare un file caricato a mano: registra ciò che gli dici tu. Se l'applicazione lo ha rifiutato, o lo hai generato per errore, premi «Scarta…»: i suoi ospiti tornano nella coda e puoi generare un nuovo file. Scartare un file già segnato come caricato richiede di scrivere il motivo.

Dentro la scheda, una riga riassume la coda: «N ospiti pronti · N bloccati · N non ancora arrivati». Un ospite entra nella coda quando ha un nome in BookCheckin e compare come «pronto» dal giorno del suo arrivo; prima conta come «non ancora arrivato», così una coda vuota non si legge come «non c'è nulla da fare». Per impostazione predefinita la coda guarda gli arrivi degli ultimi 30 giorni. Un ospite il cui arrivo è passato e che non è ancora in nessun file è segnato «fuori termine»: è quello da risolvere oggi.

L'elenco «Bloccati — l'applicazione RH li rifiuterebbe» raccoglie gli ospiti a cui manca qualcosa che il file richiede, con il motivo scritto accanto a ciascuno. Sono gli stessi controlli che BookCheckin applica ai dati di un ospite prima di comunicarlo a SES; BookCheckin non compila nulla da solo: preferisce bloccare piuttosto che inventare. Premi il nome di un ospite per andare alla sua prenotazione in Registrazioni di check-in, correggi il dato o chiedigli di completarlo, e al caricamento successivo della scheda passa a «pronti».

Gli ospiti già comunicati a SES Hospedajes prima che la struttura cambiasse modalità non compaiono nella coda: metterli in un file li registrerebbe due volte. La scheda li segnala con il link «Vedili in Registrazioni di check-in».

Cambiare la modalità, salvare o rimuovere le credenziali, attivare l'invio automatico, «Invia ora», generare, scaricare, segnare come caricato e scartare sono disponibili solo per account proprietario o manager. Il personale (staff) vede la scheda ma non può cambiare nulla: la scheda gli indica che serve l'accesso da manager.

Se più avanti vuoi tornare a SES Hospedajes con «Torna a SES Hospedajes…», tieni presente che una struttura nei Paesi Baschi viene registrata presso la Ertzaintza: torna a SES solo quando sarà configurata per un sistema coperto da SES. Gli ospiti già in un file della Ertzaintza restano registrati lì e non verranno mai inviati a SES, e i tuoi file generati restano disponibili.